Как создать отчет об использовании места в аккаунте рабочей группы

С помощью отчетов по использованию места в рабочей группе администраторы могут понять, какой именно контент занимает место в их аккаунте. В отчетах указывается, сколько данных хранится в папках следующих типов:

• Папки рабочей группы
• Общие папки (внутренние или внешние)
• Личные папки

Кто может создавать отчеты об использовании места в аккаунте рабочей группы

Генерировать такие отчеты могут администраторы следующих типов: 

• Администраторы рабочей группы 
• Администраторы аккаунтов пользователей
• Администраторы по отчетам 
• Администраторы по безопасности

Что указывается в отчете об использовании места в аккаунте рабочей группы

В отчете об использовании места в аккаунте рабочей группы данные по каждой папке сгруппированы в одну строку. В ней указаны: 

• Путь: здесь приводится путь к указанной в строке папке Dropbox. То, каким образом он указывается, зависит от типа папки.
• Тип папки: В этом столбце указывается тип папки. Папки могут быть нескольких типов:
  • Папки рабочих групп: для них отображается только путь к корневой папке.
  • Общие папки: эти папки могут принадлежать как участникам рабочей группы, так и пользователям не из нее. Общие папки, владельцы которых не являются участниками рабочей группы, указываются в отчете только в том случае, если их добавили в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы. Если же эти папки не добавляли в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы, они не учитываются при подсчете общего объема используемого места и не включаются в этот отчет. В отчете будет показана корневая папка верхнего уровня той папки, к которой был открыт общий доступ. 
    • Обратите внимание : каждая подпапка внутри папки рабочей группы, к которой был предоставлен общий доступ, указывается в отдельной строке. Соответственно, в этом отчете такая подпапка и ее содержимое не будут учитываться в данных строки с корневой папкой рабочей группы. Если сложить размер папки рабочей группы и размеры всех подпапок, к которым предоставлен общий доступ, получится общий объем данных, содержащихся в этой папке рабочей группы.
  • Личные папки: такая папка представляет собой личное пространство участника рабочей группы. В качестве пути будет указано имя участника. При подсчете занимаемого места будут учитываться все личные файлы, а также место, занимаемое резервными копиями в Dropbox Backup (если эта функция включена).
  • Папки «песочницы» приложений: такие папки создаются интеграциями со сторонними приложениями или с использованием API Dropbox.
  • Архивированные папки рабочих групп: отправленные в архив папки, объем которых все равно учитывается при подсчете места в аккаунте. 
  • Удаленные личные папки:  объем места этих личных папок удаленных участников еще не был передан другим участникам. Данные в них по-прежнему учитываются при подсчете места в аккаунте рабочей группы.
• Размер (в МБ): здесь указывается объем данных, содержащихся в папке по указанному пути. Сложив данные из всех строк, соответствующих корневой папке и ее подпапкам, вы получите общий объем места, используемый в данный момент.
• Владелец папки: в этом столбце указывается владелец соответствующей папки. 
  • Для личных папок будет указан адрес электронной почты участника рабочей группы. Личная папка участника, для которого был создан отчет, является единственной такой папкой, которая будет в нем отображаться. 
  • Для папок рабочей группы будет указано «Принадлежит рабочей группе».
  • Для общих папок в папке рабочей группы также будет указано «Принадлежит рабочей группе». 
  • Для общих папок не из рабочей группы будет указан адрес электронной почты пользователя, который поделился папкой с вашей рабочей группой. 
• Количество файлов: в этом столбце приводится количество файлов, содержащихся в папке по указанному пути. 

Как создать отчет об использовании места в аккаунте рабочей группы

Чтобы экспортировать данные об использовании места в рабочей группе в виде файла .csv непосредственно из консоли администрирования:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Содержимое. 
4. Нажмите Экспортировать данные об использовании места в рабочей группе справа. 
5. Щелкните Начать экспорт.

Созданный отчет появится в папке Dropbox «Отчеты Dropbox Business» с названием в формате «ГГГГ-ММ-ДД/Название рабочей группы/Отчет об использовании места в рабочей группе». Никто другой не сможет получить к нему доступ, если только вы сами не решите им поделиться. Вы получите сообщение по электронной почте, когда отчет будет готов.