Как создать отчет об использовании места в аккаунте рабочей группы

Отчеты об объеме места для хранения данных рабочей группы показывают, какое содержимое занимает больше всего места. В них указано место, использованное:

• Папки рабочей группы
• Общие папки (внутренние или внешние)
• Личные папки

Кто может создавать отчеты об использовании места в аккаунте рабочей группы

Создавать отчеты этого типа могут следующие администраторы:

• Администраторы рабочей группы
• Администраторы аккаунтов пользователей
• Администраторы по отчетам
• Администраторы по безопасности
• Администраторы поддержки
• Администраторы соответствия требованиям
   

Что указывается в отчете об использовании места в аккаунте рабочей группы

Отчет об объеме места для хранения данных рабочей группы содержит одну строку для каждой папки. В нём отображается следующая информация:

• Путь: расположение папки. Уровень детализации зависит от типа папки.
• Тип папки: описывает различные типы папок. Примеры:
  • Папки рабочей группы: корневые папки в общем пространстве рабочей группы.
  • Подпапки рабочей группы: подпапки в папке рабочей группы, доступные другой группе.
  • Папки с ограниченным доступом: папки, доступные только определенным пользователям.
  • Общие папки: внутренние или внешние общие папки.
    • Внешние общие папки отображаются, только если они добавлены в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы. Если внешняя папка не была добавлена в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы, она не учитывается в объеме места для хранения данных и не включается в него. Вы увидите корневой каталог верхнего уровня той папки, к которой был предоставлен общий доступ.
    • Папки отображаются в виде строк в отчете об объеме места для хранения данных, если у них есть уникальные разрешения на общий доступ. Если список доступа к подпапке отличается от списка доступа к родительской папке, эта подпапка будет отображаться в отчете отдельной строкой, а данные родительской папки не будут включать ее.
  • Личное содержимое: личное место участника рабочей группы, включая Dropbox Backup (если эта функция включена).
  • Приостановленное личное содержимое: личные места, принадлежащие участникам рабочей группы, чьи аккаунты приостановлены.
  • Папки «песочницы»приложений: созданы сторонними интеграциями или API Dropbox.
  • Архивированные папки рабочей группы: архивированные, но все еще учитываемые в объеме места для хранения данных.
  • Удаленное личное содержимое: от удаленных участников, чье место для хранения данных еще не передано другому участнику рабочей группы. Это содержимое по-прежнему учитывается в объеме места, использованного для хранения данных вашей рабочей группы.
• Размер (в МБ): данные, хранящиеся по этому пути.
  • Примечание. Если список доступа к вложенной папке отличается от списка доступа к родительской папке, эта вложенная папка будет отображаться в отчете отдельной строкой, а данные родительской папки не будут включать ее.
• Владелец папки: пользователь, владеющий папкой. 
  • Для личных папок отображается адрес электронной почты участника.
  • Для папок рабочей группы отображается текст Принадлежит рабочей группе.
  • Для общих папок, расположенных внутри папок рабочей группы, также отображается текст Принадлежит рабочей группе.
  • Для общих папок, внешних по отношению к рабочей группе, отображается адрес электронной почты пользователя, предоставившего доступ.
• Количество файлов: количество файлов, хранящихся по этому пути.

Как создать отчет об использовании места в аккаунте рабочей группы

Чтобы экспортировать данные о хранилище рабочей группы в файл .csv с помощью консоли администрирования, выполните следующие действия.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. В разделе Продукты нажмите на раскрывающийся список слева от пункта Dropbox. 
4. Нажмите Содержимое.
5. Нажмите Экспортировать отчет об объеме места для хранения данных.
6. Щелкните Начать экспорт.

Отчет появится в папке Dropbox под названием Отчеты Dropbox Business. Он будет назван «ГГГГ-ММ-ДД/Имя рабочей группы/Отчет о хранилище рабочей группы». Никто другой не сможет получить к нему доступ, если вы не поделитесь им с другими. Когда отчет будет готов, вы получите электронное письмо.
 

Сравнение отчета о хранилище рабочей группы и отчета о папках рабочей группы

Отчет о хранилище рабочей группы предоставляет подробную информацию об использовании хранилища на уровне папок, включая путь, тип папки, владельца, размер и количество файлов. 

Отчет о папках рабочей группы позволяет увидеть, какое содержимое занимает место в хранилище рабочей группы в папках и вложенных папках группы, как активных, так и архивных. Он также содержит информацию о том, какие участники рабочей группы и внешние пользователи имеют доступ к папкам, а также когда они были изменены в последний раз.

Как получить доступ к отчету о папках рабочей группы

Чтобы экспортировать отчет о папках рабочей группы, выполните следующие действия.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. В разделе Продукты нажмите на раскрывающийся список слева от пункта Dropbox. 
4. Нажмите Содержимое.
5. Нажмите Экспорт отчета о папках рабочей группы.
6. Щелкните Начать экспорт.

Отчет появится в папке Dropbox под названием Отчеты Dropbox Business. Он будет назван «ГГГГ-ММ-ДД/Имя рабочей группы/Отчет о папках рабочей группы». Никто другой не сможет получить к нему доступ, если вы не поделитесь им с другими. Когда отчет будет готов, вы получите электронное письмо.

Почему объем места для хранения данных может отличаться

Показатели объема места могут отличаться в разных разделах консоли администрирования из-за интервалов синхронизации и времени обработки данных. Например, отчеты, созданные в консоли администрирования, могут не отражать данные в реальном времени, что приводит к временным несоответствиям.