Как создать отчет об использовании места в аккаунте рабочей группы

Отчеты о хранилище рабочей группы помогают понять, какое содержимое занимает больше всего места в хранилище рабочей группы. В отчете показано, какой объем информации хранится в папках разного типа:

• Папки рабочей группы
• Общие папки (внутренние или внешние)
• Личные папки

Кто может создавать отчеты об использовании места в аккаунте рабочей группы

Генерировать такие отчеты могут администраторы следующих типов: 

• Администраторы рабочей группы 
• Администраторы аккаунтов пользователей
• Администраторы по отчетам 
• Администраторы по безопасности

Что указывается в отчете об использовании места в аккаунте рабочей группы

В отчете об использовании места в аккаунте рабочей группы данные по каждой папке сгруппированы в одну строку. В ней указаны: 

• Путь: здесь приводится путь к указанной в строке папке Dropbox. То, насколько детально он указывается, зависит от типа папки.
• Тип папки: в этом столбце описаны различные типы папок:
  • Папки рабочей группы: эти папки входят в общее пространство рабочей группы, и для них отображается только путь к корневой папке.
  • Подпапки рабочей группы: это подпапки, входящие в определенную папку рабочей группы, которыми поделились с другой группой пользователей.
  • Папки с ограниченным доступом: это папки, доступ к которым вы ограничили для определенных пользователей.
  • Общие папки: эти папки могут принадлежать как участникам рабочей группы, так и пользователям не из нее. Общие папки, владельцы которых не являются участниками рабочей группы, указываются в отчете только в том случае, если их добавили в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы. Если же эти папки не добавляли в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы, то они не учитываются при подсчете общего объема используемого места и не включаются в отчет. В отчете будет показана корневая папка верхнего уровня той папки, к которой был открыт общий доступ. 
    • Обратите внимание: каждая подпапка внутри папки рабочей группы, к которой был предоставлен общий доступ, указывается в отдельной строке. Соответственно, в отчете такая подпапка и ее содержимое не будут учитываться в данных строки с корневой папкой рабочей группы. Общий объем папки рабочей группы включает в себя все, что содержится в этой папке и всех ее подпапках, к которым предоставлен общий доступ.
  • Личное содержимое: это личные пространства участников вашей рабочей группы. В качестве пути будет указано имя участника. При подсчете занимаемого места будут учитываться все личные файлы, а также место, занимаемое резервными копиями в Dropbox Backup (если эта функция включена).
  • Личное содержимое участников со временно приостановленными аккаунтами: это личные пространства участников, действие аккаунтов которых временно приостановлено.
  • Папки «песочницы» приложений: такие папки создаются интеграциями со сторонними приложениями или с использованием API Dropbox.
  • Архивированные папки рабочих групп: отправленные в архив папки, объем которых все равно учитывается при подсчете места в аккаунте. 
  • Удаленное личное содержимое: это личные папки удаленных участников, чей объем места еще не был передан другим участникам. Данные в них по-прежнему учитываются при подсчете места в аккаунте рабочей группы.
• Размер (в МБ): здесь указывается объем данных, содержащихся в папке по указанному пути. Сложив данные из всех строк, соответствующих корневой папке и ее подпапкам, вы получите общий объем места, используемый в данный момент.
• Владелец папки: в этом столбце указывается владелец соответствующей папки. 
  • Для личных папок будет указан адрес электронной почты участника рабочей группы. В отчете будет видна только личная папка участника, по которому был создан отчет. 
  • Для папок рабочей группы будет указано «Принадлежит рабочей группе».
  • Для общих папок в папке рабочей группы также будет указано «Принадлежит рабочей группе». 
  • Для общих папок не из рабочей группы будет указан адрес электронной почты пользователя, который поделился папкой с вашей рабочей группой. 
• Количество файлов: в этом столбце показано количество файлов, содержащихся в папке по указанному пути. 

Как создать отчет об использовании места в аккаунте рабочей группы

Чтобы экспортировать данные об использовании места в рабочей группе в виде файла .csv непосредственно из консоли администрирования:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Нажмите Содержимое на панели слева.
5. Нажмите Экспортировать отчет об используемом месте справа. 
6. Щелкните Начать экспорт.

После создания отчет появится в папке Dropbox под названием «Отчеты Dropbox Business». Он будет назван «ГГГГ-ММ-ДД/Имя рабочей группы/Отчет о хранилище группы». Никто другой не сможет получить к нему доступ, если вы не поделитесь им с другими. Когда отчет будет готов, вы получите электронное письмо.
 

Почему объем места в консоли администрирования отличается от показанного в других разделах? Есть ли задержка в отчетности?

Показатели объема места могут отличаться в разных разделах консоли администрирования из-за интервалов синхронизации и времени обработки данных. Например, отчеты, созданные в консоли администрирования, могут не отражать данные в реальном времени, что приводит к временным несоответствиям.

Чтобы получать точную и актуальную информацию об объеме используемого места, учитывайте следующее.

• Обновляйте данные в консоли администрирования перед созданием отчетов.
• После значительных изменений данных (например, загрузки или удаления больших файлов) подождите некоторое время, чтобы система обновила все показатели.