Как создать отчет об использовании места в аккаунте рабочей группы

Обновление Jan 10, 2024
person icon

В этой статье описывается функция, доступная администраторам некоторых типов в рабочих группах Dropbox.

С помощью отчетов по использованию места в рабочей группе администраторы могут понять, какой именно контент занимает место в их аккаунте. В отчетах указывается, сколько данных хранится в папках следующих типов:

  • Папки рабочей группы
  • Общие папки (внутренние или внешние)
  • Личные папки
highlight icon

Обратите внимание: контент, принадлежащий пользователям не из рабочей группы, учитывается в общем объеме используемого места только в том случае, если его добавили в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы.

Кто может создавать отчеты об использовании места в аккаунте рабочей группы

Генерировать такие отчеты могут администраторы следующих типов: 

  • Администраторы рабочей группы 
  • Администраторы аккаунтов пользователей
  • Администраторы по отчетам 
  • Администраторы по безопасности

Что указывается в отчете об использовании места в аккаунте рабочей группы

В отчете об использовании места в аккаунте рабочей группы данные по каждой папке сгруппированы в одну строку. В ней указаны: 

  • Путь: здесь приводится путь к указанной в строке папке Dropbox. То, насколько детально он указывается, зависит от типа папки.
  • Тип папки: в этом столбце описаны различные типы папок:
    • Папки рабочих групп: для них отображается только путь к корневой папке.
    • Общие папки: эти папки могут принадлежать как участникам рабочей группы, так и пользователям не из нее. Общие папки, владельцы которых не являются участниками рабочей группы, указываются в отчете только в том случае, если их добавили в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы. Если же эти папки не добавляли в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы, то они не учитываются при подсчете общего объема используемого места и не включаются в отчет. В отчете будет показана корневая папка верхнего уровня той папки, к которой был открыт общий доступ. 
      • Обратите внимание: каждая подпапка внутри папки рабочей группы, к которой был предоставлен общий доступ, указывается в отдельной строке. Соответственно, в отчете такая подпапка и ее содержимое не будут учитываться в данных строки с корневой папкой рабочей группы. Общий объем папки рабочей группы включает в себя все, что содержится в этой папке и всех ее подпапках, к которым предоставлен общий доступ.
    • Личное содержимое: это личные пространства участников вашей рабочей группы. В качестве пути будет указано имя участника. При подсчете занимаемого места будут учитываться все личные файлы, а также место, занимаемое резервными копиями в Dropbox Backup (если эта функция включена).
    • Личное содержимое участников со временно приостановленными аккаунтами: это личные пространства участников, действие аккаунтов которых временно приостановлено.
    • Папки «песочницы» приложений: такие папки создаются интеграциями со сторонними приложениями или с использованием API Dropbox.
    • Архивированные папки рабочих групп: отправленные в архив папки, объем которых все равно учитывается при подсчете места в аккаунте. 
    • Удаленное личное содержимое: это личные папки удаленных участников, чей объем места еще не был передан другим участникам. Данные в них по-прежнему учитываются при подсчете места в аккаунте рабочей группы.
  • Размер (в МБ): здесь указывается объем данных, содержащихся в папке по указанному пути. Сложив данные из всех строк, соответствующих корневой папке и ее подпапкам, вы получите общий объем места, используемый в данный момент.
  • Владелец папки: в этом столбце указывается владелец соответствующей папки. 
    • Для личных папок будет указан адрес электронной почты участника рабочей группы. В отчете будет видна только личная папка участника, по которому был создан отчет. 
    • Для папок рабочей группы будет указано «Принадлежит рабочей группе».
    • Для общих папок в папке рабочей группы также будет указано «Принадлежит рабочей группе». 
    • Для общих папок не из рабочей группы будет указан адрес электронной почты пользователя, который поделился папкой с вашей рабочей группой. 
  • Количество файлов: в этом столбце показано количество файлов, содержащихся в папке по указанному пути. 

Как создать отчет об использовании места в аккаунте рабочей группы

Чтобы экспортировать данные об использовании места в рабочей группе в виде файла .csv непосредственно из консоли администрирования:

  1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Содержимое
  4. Нажмите Экспортировать данные об использовании места в рабочей группе справа. 
  5. Щелкните Начать экспорт.

Созданный отчет появится в папке Dropbox «Отчеты Dropbox Business» с названием в формате «ГГГГ-ММ-ДД/Название рабочей группы/Отчет об использовании места в рабочей группе». Никто другой не сможет получить к нему доступ, если только вы сами не решите им поделиться. Вы получите сообщение по электронной почте, когда отчет будет готов.

highlight icon

Обратите внимание: формирование отчета для больших рабочих групп может занять некоторое время. Если по истечении часа вы не получите отчет, попробуйте сгенерировать его повторно.

Оказалась ли эта статья полезной?

Мы очень сожалеем.
Выскажите мнение о том, как нам улучшить свою работу.

Благодарим за отзыв!
Выскажите мнение о том, насколько полезной была эта статья.

Благодарим за отзыв!