Управление политиками хранения данных для рабочей группы

Хранение данных — это функция, доступная рабочим группам Dropbox Business, которые приобрели дополнение «Управление данными».

Благодаря функции хранения данных администраторы Dropbox Business могут создавать правила, которые помогают выполнять требования, установленные в стандартах и нормативно-правовых актах. Существует два типа правил хранения данных: хранение и автоматическое удаление.

  • В правилах хранения учитываются последние действия с файлом. Правило хранения предполагает, что содержимое будет храниться до завершения срока действия этого правила вне зависимости от того, удалит ли участник рабочей группы содержимое в обычном порядке или окончательно.
  • В правилах автоматического удаления учитывается время создания или загрузки файла. Правило автоматического удаления предполагает, что содержимое будет автоматически удалено в обычном порядке по завершении срока действия этого правила и окончательно — через 31 день после завершения срока действия правила. Хотя участники рабочей группы могут удалить содержимое в любой момент, у администраторов сохраняется возможность скачивать это содержимое вплоть до того момента, когда оно будет удалено окончательно.

Примечания:

  • У вас может быть до 100 активных политик хранения данных.
  • Если файл удалить окончательно, а затем создать новый файл с тем же именем, будет сохранен только новый файл.

Создание политики хранения данных

Чтобы создать политику хранения данных, выполните следующие действия:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранение данных.
  5. Нажмите Создать политику.
  6. Введите название и подробную информацию о политике.
  7. Выберите тип правила.
  8. Добавьте срок хранения или время автоматического удаления.
  9. Нажмите Добавить папки рабочей группы и укажите папки, которые следует включить в политику.
  10. Нажмите Создать.
  11. Нажмите Создать еще раз для подтверждения.

В течение 24 часов вы получите сообщение электронной почты с подтверждением применения новой политики.

Скачивание содержимого, включенного в политику хранения данных

Чтобы скачать содержимое политики хранения данных, выполните следующие действия:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранение данных.
  5. Нажмите «» (многоточие) рядом с политикой, которую необходимо экспортировать.
  6. Нажмите Скачать содержимое.
  7. Добавьте имя и примечание к скачанным данным.
  8. Нажмите Подготовить.
Вы получите сообщение электронной почты со ссылкой для скачивания.

Примечания

  • Вы можете скачать только последнюю версию хранимого файла.
  • Вы можете скачать только содержимое активной политики хранения данных. После удаления политики вы больше не сможете скачивать ее содержимое.

Создание отчета о хранении данных

Если вы настроите правило автоматического удаления соответствующим образом, то перед удалением любого содержимого будете получать по электронной почте отчет. Кроме того, вы можете в любой момент создать отчет вручную.

Чтобы создать отчет о хранении данных:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранение данных.
  5. Нажмите «» (многоточие) рядом с правилом, для которого нужно создать отчет.
  6. Нажмите Создать отчет. Отчет автоматически сохранится в вашей папке «Отчеты Dropbox Business».

Изменение политики хранения данных

Чтобы изменить политику хранения данных, выполните следующие действия:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранение данных.
  5. Нажмите «» (многоточие) рядом с политикой, которую нужно изменить.
  6. Нажмите Изменить политику.
  7. Измените подробную информацию о политике нужным образом.
  8. Нажмите Сохранить , а затем снова нажмите Сохранить в появившемся окне.

Удаление политики хранения данных

Чтобы удалить политику хранения данных, выполните следующие действия:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранение данных.
  5. Нажмите «» (многоточие) рядом с политикой, которую нужно удалить.
  6. Нажмите Удалить политику.
  7. Нажмите Удалить в появившемся окне.
Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!