Управление хранением данных для судебных нужд для рабочей группы Dropbox Business

Хранение данных для судебных нужд — это функция, доступная для рабочих групп Dropbox Business, которые приобрели дополнение «Управление данными».

Если данные участника рабочей группы будут помещены в хранилище для судебных нужд, то у администраторов появится возможность просматривать и экспортировать все содержимое, созданное или измененное этим участником. Участники, данные которых были помещены в хранилище для судебных нужд, не будут уведомлены об этом, а их права на создание, редактирование и удаление файлов сохранятся.

Создание хранилища данных для судебных нужд

Чтобы создать хранилище данных для судебных нужд:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранилища данных для судебных нужд.
  5. Нажмите Новое хранилище.
  6. Введите название хранилища и подробные сведения о нем, а затем нажмите Продолжить.
  7. Введите имя или адрес эл. почты участника, данные которого вы хотите поместить в хранилище, и нажмите Продолжить.
  8. Выберите даты начала и окончания хранения данных для судебных нужд.
    • В качестве даты начала хранения данных можно установить прошедшую или сегодняшнюю дату, но не будущую
    • В качестве даты окончания хранения данных можно установить прошедшую, сегодняшнюю или будущую дату, также можно выбрать Не устанавливать дату окончания
  9. Нажмите Активировать.

Если вы создали хранилище с датой начала в прошлом, то для активации хранилища может потребоваться некоторое время. Когда хранилище будет активировано, вы получите уведомление по электронной почте. Также можно посмотреть статус хранилища на странице Хранилище данных для судебных нужд в консоли администрирования.

Примечание. Хранилище данных для судебных нужд считается действующим до тех пор, пока администратор не удалит его, даже если дата окончания хранения данных уже прошла. По истечении даты окончания для хранения данных новые версии файлов уже не будут копироваться, но существующие копии будут доступны до момента удаления хранилища.

Какие файлы можно помещать в хранилище?

После создания хранилища данных для судебных нужд будут сохраняться копии всех файлов, которые создал или редактировал участник в период между датами начала и окончания хранения данных, за исключением:

  • облачных документов, в том числе документов Dropbox Paper и документов/таблиц/презентаций Google
  • файлов, которые участник открывал только для предпросмотра
  • файлов, к которым у участника есть доступ, но которые он не редактировал
  • файлов, которые были созданы и изменены до того, как пользователь присоединился к рабочей группе
  • файлов, к которым у участника больше нет доступа на момент их помещения в хранилище для судебных нужд
  • файлов, которые были созданы или изменены администратором, вошедшим в аккаунт от имени участника рабочей группы

Обратите внимание: в редких случаях может произойти так, что файлы не будут помещены в хранилище, если участник потерял доступ к ним сразу после создания или редактирования. Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуем выполнить полную активацию хранилища данных для судебных нужд, перед тем как удалять кого-либо из участников.

Чьи данные можно поместить в хранилище для судебных нужд?

В хранилище для судебных нужд можно поместить данные активных и приглашенных участников вашей рабочей группы, а также ее участников со временно приостановленными аккаунтами, в том числе данные других администраторов и лично ваши.

Нельзя поместить в хранилище для судебных нужд данные удаленных участников рабочей группы, данные целых подгрупп или целых рабочих групп. При этом вы можете удалить участника в тот период, когда его данные помещаются в хранилище для судебных нужд.

Просмотр хранилища данных для судебных нужд

Вы можете в любое время просмотреть любое действующее или удаленное хранилище данных для судебных нужд. Чтобы просмотреть хранилище данных для судебных нужд:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранилища данных для судебных нужд.
  5. Переключайтесь между вкладками Активные и Удаленные, чтобы просмотреть все хранилища данных вашей рабочей группы для судебных нужд.

Редактирование хранилища данных для судебных нужд

Можно редактировать название хранилища и подробные сведения о нем, добавлять и удалять пользователей, но даты начала и окончания хранения данных изменить нельзя. Чтобы редактировать хранилище данных для судебных нужд:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранилища данных для судебных нужд.
  5. Нажмите на пункт с галочкой, появляющийся при наведении курсора на название того хранилища, которое вы хотите редактировать.
  6. Нажмите Редактировать хранилище.
  7. Измените название хранилища или подробные сведения о нем.
  8. Нажмите Продолжить.
  9. Добавьте пользователей в хранилище или удалите их оттуда.
  10. Нажмите Продолжить.
  11. Посмотрите свои изменения.
  12. Нажмите Сохранить (Save).

Удаление хранилища данных для судебных нужд

Если хранилище вам больше не нужно, вы можете его удалить. При этом из хранилища будут удалены все связанные с ним файлы, и отменить данное действие будет нельзя. Чтобы удалить хранилище данных для судебных нужд:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранилища данных для судебных нужд.
  5. Нажмите на пункт с галочкой, появляющийся при наведении курсора на название того хранилища, которое вы хотите редактировать.
  6. Нажмите Удалить хранилище.

Экспорт хранилища данных для судебных нужд

Можно экспортировать из хранилища данных для судебных нужд сразу все файлы или выбрать некоторые из них, отфильтровав по имени участника, диапазону дат, типу и версии файлов. Экспортированные данные можно сохранить в любую папку в своем аккаунте Dropbox.

Чтобы посмотреть, какие файлы помещены в хранилище данных для судебных нужд, не экспортируя все хранилище полностью, экспортируйте краткое описание хранилища (в формате .CSV). 

Примечания:

  • В экспорт могут не войти файлы, созданные в течение 24 часов до его начала.
  • Названия файлов и папок в экспортированном хранилище будут записаны только строчными буквами.
  • В редких случаях названия файлов и папок в экспортированном хранилище будут усечены из-за ограничений по количеству символов в пути к файлу и папке.

Чтобы экспортировать хранилище данных для судебных нужд:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Управление данными.
  4. Нажмите Хранилища данных для судебных нужд.
  5. Нажмите «» (многоточие) справа от хранилища данных для судебных нужд, которое нужно экспортировать.
  6. Нажмите Создать экспорт.
  7. Выберите параметры фильтра, который будет применен к файлам в вашем экспорте.
    • Обратите внимание: чтобы экспортировать все файлы, выберите Файлы всех участников, Все даты, Все типы и Все доступные версии
  8. Нажмите Выбрать папку, которую нужно исключить, чтобы исключить из экспорта отдельные папки (необязательно). Выбрав папку, нажмите Выбрать.
    • Обратите внимание: вы можете исключить не более 100 папок.
  9. Нажмите Продолжить.
  10. Введите в соответствующих полях название экспорта, а также описание (необязательно).
  11. Нажмите Продолжить.
  12. Скачать экспорт можно после завершения его обработки, которая может занять некоторое время. После завершения обработки нажмите Скачать
Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!