Совместное редактирование файлов Microsoft Office в Dropbox
В этой статье описывается функция, доступная пользователям аккаунтов Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus и Enterprise.
Вы сможете работать с файлом вместе с другими пользователями и отслеживать изменения в режиме реального времени, избегая конфликтующих копий и не прерывая рабочий процесс.
Подробнее о совместной работе с документами Microsoft…
Обратите внимание:
- Чтобы вместе работать с файлами в программе на компьютере, понадобится аккаунт Microsoft и лицензия Microsoft Office 365 для бизнеса.
- Для функции совместной работы над файлами Microsoft в Dropbox у вас должна быть установлена версия Microsoft Office 2311 или более поздняя. Подробнее о том, установить обновление Office…
Как начать работу с Microsoft Office
Чтобы использовать функцию совместной работы над файлами, нужно добавить Dropbox в качестве места для облачного хранения в Microsoft Office. Это необходимо сделать на каждом новом устройстве, на котором вы хотите осуществлять совместную работу.
Чтобы добавить Dropbox в качестве места (Windows) или учетной записи хранения (Mac):
- Откройте на компьютере Microsoft Word, PowerPoint или Excel.
- Нажмите Файл.
- Нажмите Открыть.
- Нажмите Добавление места (Windows) или Учетные записи хранения (Mac).
- Нажмите Dropbox для рабочих групп.
- Зайдите в систему с логином и паролем Dropbox.
- Нажмите Войти.
Dropbox будет добавлен в качестве места, где можно открывать и сохранять файлы.
Добавив Dropbox в качестве места, вы сможете открывать все файлы Dropbox, к которым у вас есть доступ, двумя способами:
- Прямо в Проводнике (Windows) или Finder (Mac) дважды нажмите на файл, чтобы запустился сеанс совместной работы.
- Откройте файл из программы Office, чтобы запустился сеанс совместной работы. Для этого:
- Откройте на компьютере Microsoft Word, PowerPoint или Excel.
- Нажмите Открыть на левой боковой панели.
- Нажмите Dropbox для рабочих групп.
- Выберите файл, который вы хотите открыть.
При первом запуске сеанса совместной работы над файлами переключатель Автосохранение в левом верхнем углу в программе Microsoft Office должен включиться автоматически. Если вы работаете над новым файлом, вам, возможно, нужно будет включить этот переключатель вручную.
Если этот переключатель выключен, устроить сеанс совместной работы над файлом не получится.
Чтобы открыть файл локально, не запуская сеанс совместной работы над файлами, можно сделать следующее:
- Заблокировать файл перед его открытием.
- После открытия файла поставить переключатель Автосохранение в левом верхнем углу в окне Word, Excel или PowerPoint в положение «Выкл».
- Отключить функцию совместной работы над файлами в Microsoft 365 на своем компьютере в разделе Приложения на странице настроек на сайте dropbox.com.
Чтобы редактировать файл и работать с ним вместе с другими пользователями:
- Войдите со своим логином и паролем на сайт dropbox.com.
- Нажмите на название файла Word, Excel или PowerPoint, сохраненного в общей папке.
- Нажмите на значок … (многоточие) рядом с названием файла.
- Наведите курсор на пункт Открыть и выберите в появившемся меню пункт Веб-версия Word.
- Попросите ваших коллег, вместе с которыми планируете работать над файлом, выполнить те же шаги.
- Файл откроется в вашем браузере в приложении Office Online, и вы сможете начать с ним работать.
- Закончив редактирование, нажмите Сохранить и вернуться в Dropbox.
Чтобы создать новый файл Office в Dropbox:
- Войдите со своим логином и паролем на сайт dropbox.com.
- Нажмите Создать.
- Наведите курсор на пункт Документ, Презентация или Таблица в зависимости от типа файла, который вы хотите создать.
- Нажмите Документ Word, Презентация PowerPoint или Книга Excel.
- Войдите в Office Online и создайте новый файл.
Обратите внимание:
- Когда вы нажмете Создать и выберете тип файла, вы будете перенаправлены в Office Online.
- При создании нового файла в Office Online ссылка на него автоматически сохраняется в Dropbox для удобства доступа.
- Чтобы создавать файлы Office Online в Dropbox, необходима подписка на Office Online.
Вы можете использовать любое мобильное устройство или планшет, на которых установлены приложения Dropbox и Microsoft Office 365.
Подробнее об установке приложения Dropbox на мобильное устройство…
Подробнее об установке Microsoft Office 365 на мобильное устройство…
После установки приложений Dropbox и Microsoft Office 365 добавьте Dropbox в качестве учетной записи хранения. Для этого выполните указанные ниже действия.
- Откройте на своем мобильном устройстве Microsoft Word, PowerPoint или Excel.
- Нажмите значок папки в правом нижнем углу экрана, чтобы открыть файл.
- Нажмите Добавить учетную запись хранения.
- Нажмите Dropbox.
- Зайдите в систему со своим с логином и паролем Dropbox или выберите аккаунт Dropbox, к которому нужно подключиться.
- Нажмите Войти.
Dropbox будет добавлен в качестве места, где можно открывать и сохранять файлы.
Добавив Dropbox в качестве места, вы сможете открывать на своих мобильных устройствах все файлы Microsoft, которыми с вами поделились, и работать с ними вместе с другими пользователями.
Как изменить место для открытия файлов по умолчанию
По умолчанию место для открытия файлов определяется как Просмотреть на dropbox.com. Чтобы изменить эту настройку:
- Войдите со своим логином и паролем на сайт dropbox.com.
- Нажмите на свой аватар (фото профиля или инициалы) в правом верхнем углу.
- Нажмите Настройки.
- Нажмите Приложения.
- Прокрутите до пункта Приложения для редактирования по умолчанию.
- Нажмите раскрывающийся список рядом с нужным типом файла и выберите вариант.
Системные требования
Функция совместной работы с файлами на сайте dropbox.com и в программе для компьютера доступна для файлов с указанными ниже расширениями.
.docx
.pptx
.xlsx
.xlsm
Обратите внимание: для функции совместной работы над файлами Microsoft в Dropbox у вас должна быть установлена версия Microsoft Office 2311 или более поздняя. Подробнее о том, установить обновление Office…
В программе Office для компьютера можно открывать файлы размером до 500 МБ. Если размер файла превышает 500 МБ и его открывают в Проводнике (Windows) или Finder (macOS), он откроется в автономном режиме. Эффективность работы с объемными файлами зависит от скорости подключения к сети на вашем компьютере.
Windows
Чтобы пользоваться функцией совместной работы над файлами Microsoft в ОС Windows, у вас должна быть установлена Windows 10 или более поздняя версия.
Mac OS
Чтобы открывать файлы для совместной работы прямо из Finder, пользователи должны обновить свою программу Dropbox для компьютера до версии Dropbox для macOS с расширением File Provider — это самая последняя версия, которая еще глубже интегрирована с macOS. Для этого у вас должна быть установлена ОС macOS 12.5 или более поздняя версия.
Пользователи Mac, у которых не установлена версия с расширением File Provider, все равно смогут открывать файлы для совместной работы через Word, Excel и Powerpoint, но не смогут начинать сеансы совместной работы, открыв файл через Finder.
Защищенный просмотр в Windows
Windows автоматически начинает сеансы совместной работы с документами из ненадежных источников в режиме только для чтения. На компьютерах с Windows Dropbox по умолчанию является ненадежным источником.
В верхней части экрана появится баннер, предупреждающий о том, что файлы из Интернета могут содержать вирусы. Чтобы начать редактирование документа, нажмите кнопку Разрешить редактирование.
Чтобы этого не делать, можно установить Dropbox в качестве надежного источника. Для этого:
- Откройте Панель управления.
- Нажмите Свойства браузера.
- Перейдите на вкладку Безопасность.
- Выберите Надежные сайты.
- Нажмите Сайты.
- В поле Добавить в зону следующий узел введите адрес: https://wopi.dropbox.com
Часто задаваемые вопросы о функции совместной работы над файлами в Dropbox
Как поделиться файлом в программе Office для компьютера?
Если у вас осуществлен вход в аккаунт Dropbox, вы можете нажать Общий доступ в программе Office для компьютера и выбрать Поделиться в Интернете. Дальше поделиться файлом Microsoft Office можно точно так же, как вы делитесь любым другим хранящимся в Dropbox файлом.
- Узнайте, как предоставить общий доступ к файлу в Dropbox
- Узнайте, как предоставить общий доступ к файлу в Dropbox при помощи ссылок
Вы можете выбрать, какой уровень доступа предоставить к своим файлам Microsoft Office: Может изменять или Может просматривать, даже когда делитесь файлом при помощи ссылки. Потом вы сможете ограничить доступ к ссылкам доступа в «Настройках ссылок» для вашего файла или деактивировать уже созданную ссылку.
Как посмотреть журнал версии для своего файла?
Чтобы посмотреть журнал версий для своего файла в программе Office для компьютера, нажмите на название файла, над которым вы работаете, а затем Посмотреть историю версий.
Как сообщить об ошибке?
Чтобы сообщить о связанной с функцией совместной работы над файлами проблеме в Dropbox, отправьте электронное письмо на адрес support@dropbox.com или запрос через нашу службу поддержки, указав следующую информацию:
- описание проблемы;
- как и когда возникла проблема;
- что нужно сделать, чтобы возникла эта проблема;
- скриншот или видео с проблемой (по возможности);
- насколько проблема серьезная;
- скольких пользователей затронула проблема;
- электронный адрес затронутого проблемой пользователя (если вы отправляете сообщение от лица другого человека);
- версия Microsoft Office.
Также следует сообщать обо всех проблемах, связанных с функцией совместной работы, в Microsoft.
Для этого выполните указанные ниже действия.
- Откройте приложение Microsoft Office.
- Нажмите на значок в правом верхнем углу.
- Выберите Сообщить о проблеме.
- Опишите проблему и укажите в описании хэштег #csppdropbox .
Мы будем очень рады вашим отзывам, вопросам и предложениям по улучшению этой функции! Присоединяйтесь к обсуждению, касающемуся функции совместной работы с файлами Microsoft для бета-версии Dropbox, или создайте его на странице в сообществе.
Нужна ли какая-то особенная лицензия Microsoft Office 365, чтобы работать над файлами на компьютере вместе с другими пользователями?
Чтобы работать с файлами в программе на компьютере вместе с другими пользователями, понадобится лицензия Office 365 для бизнеса. Использовать эту функцию можно со следующими лицензиями:
- Для бизнеса: Microsoft 365 бизнес стандарт, Microsoft 365 бизнес премиум и приложения Microsoft 365 для бизнеса.
- Для предприятий: M365/O365 E3 и E5, приложения M365 для предприятий, M365/O365 G3 и G5.
Обратите внимание: если у вас бессрочная лицензия, вы не сможете пользоваться функцией совместной работы над файлами на своем компьютере.
Как узнать, установлена ли у меня версия Dropbox для macOS с расширением File Provider, чтобы пользоваться функцией совместной работы в MacOS?
Чтобы проверить, установлена ли у вас версия для macOS с расширением File Provider:
- Нажмите на значок Dropbox в строке меню.
- Нажмите на свое фото профиля или инициалы в правом верхнем углу.
- Выберите раздел Параметры.
- Нажмите Синхронизация на левой боковой панели.
Если местоположение папки Dropbox указано как /Library/CloudStorage, вы работаете с версией для macOS с расширением File Provider и можете устраивать сеансы совместной работы, открывая файлы прямо из Finder.
Можно ли работать над файлами вместе с другими пользователями, если у нас разные устройства?
Да, функция совместной работы действует на устройствах Windows, MacOS, Android и iOS, даже если у всех соавторов разные операционные системы.
Будет ли значок Dropbox по-прежнему работать, если я включу функцию совместной работы?
Нет, когда вы включите функцию совместной работы, значок Dropbox больше не будет поддерживаться.
Можно ли осуществлять совместную работу над файлами вместе с пользователями, не входящими в мою рабочую группу?
Вы сможете работать над файлами вместе со сторонними пользователями, но тем, кто не входит в вашу рабочую группу, нужно будет находиться на сайте dropbox.com через Office Online, также им нужен будет аккаунт Dropbox и доступ к этим файлам.
