Dropbox Paper: administratörsinställningar för Dropbox Business-team

Dropbox Business-teamadministratörer kan styra teamets Dropbox Paper-inställningar för sekretess och delning.

Obs! Om ditt team använder 2020 års versionen av Dropbox Paper ska du följa instruktionerna i den första rutan nedan. Om teamet använder den gamla versionen av Paper ska du följa instruktionerna i den andra rutan nedan.

Så här tar du reda på vilken version teamet använder:

  1. Logga in på dropbox.com med inloggningsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Skapa ny fil.
  • Ser du inte Dropbox Paper i rullgardinsmenyn använder du den gamla Paper-versionen.
  • Om du ser Dropbox Paper i rullgardinsmenyn använder du den nya 2020-årsversionen av Dropbox Paper.

2020 års version distribueras till alla Dropbox-kunder under de kommande månaderna. Håll utkik efter ett mejl från Dropbox, där det står när du får versionen.

Mer information finns i 2020 års version av Paper – Vanliga frågor för teamadministratörer.

Administratörer med 2020 års version av Dropbox Paper

Denna ruta är för Dropbox Business-teamadministratörer vars team använder 2020 års version av Dropbox Paper. Följ instruktionerna högst upp i den här artikeln för att ta reda på vilken version ni använder.

I 2020 års version av Paper fungerar Paper-dokument som vanliga Dropbox-filer och administratörsinställningarna för Paper-dokument är därför desamma som för vanliga Dropbox-filer. Så här hanterar du delnings- och sekretesskontrollerna för vanliga Dropbox-filer, som nu gäller även för Paper-dokument:

Vissa adminkontroller för Paper har inte ändrats i och med 2020 års version, inklusive dessa:

2020 års version: stäng av möjligheten att skapa och redigera Paper-dokument

I 2020 års version kan du inte inaktivera Paper-dokument fullständigt för ditt team, vilket du kunde göra i den gamla versionen, men du kan inaktivera teammedlemmarnas möjlighet att skapa och redigera Paper-dokument. De kommer dock fortfarande att kunna öppna och visa befintliga Paper-dokument.

Så här inaktiverar du teamets förmåga att skapa och redigera Paper-dokument:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på Inställningar
  4. Klicka på Filredigeringsprogram.
  5. Intill Dropbox Paper väljer du Skapa och redigera eller Endast visa.

Ytterligare resurser

Mer information om 2020 års version av Dropbox Paper:

Administratörer med den gamla versionen av Dropbox Paper

Den här rutan är för Dropbox Business-teamadministratörer med den gamla versionen av Dropbox Paper. Följ instruktionerna högst upp i denna artikel för att ta reda på vilken version ni använder.

Aktivera eller inaktivera Paper

Så här aktiverar eller inaktiverar du Dropbox Paper för ditt team:

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Öppna adminkonsolen.
  3. Öppna fliken Inställningar.
  4. Välj Paper under Ytterligare inställningar.
  5. Växla Aktivera Paper på eller av.
  6. Godkänn Dropbox villkor innan du aktiverar Paper.
  7. Klicka på Tillämpa ändringar.

Obs! Paper har aktiverats som standard för alla Standard och Advanced Dropbox Business-team som skapats efter 7 augusti 2017. 

Exportera alla Paper-dokument

När du inaktiverar Paper kan du exportera dina Paper-dokument till Word eller Markdown-filer. Exportera dina dokument:

  1. När du har inaktiverat Paper klickar du på Exportera # dokument
  2. Välj ett filformat och klicka på Ladda ner.
  3. När exporten är klar får du ett mejl med dina Paper-dokument i det format du valt. Klicka på Ladda ner dokument i mejlet.

Alla aktiva dokument som ägs av teamet exporteras. Raderade dokument exporteras inte.

Delning endast med teamet

Administratörer för ett Dropbox Business-team kan välja vilka teammedlemmar kan dela Paper-dokument med. Administratörer kan välja att aktivera delning utanför teamet eller enbart inom Dropbox-teamet. Begränsa delning till inom teamet:

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Öppna adminkonsolen.
  3. Öppna fliken Inställningar.
  4. Välj Paper under Ytterligare inställningar.
  5. Växla Dela Paper-dokument externt på eller av.
  6. Klicka på Tillämpa ändringar.

Den här inställningen är inte retroaktiv och gäller endast dokument som delas efter det att inställningen har ändrats. Du kan se dokument som har delats med personer utanför ditt team i aktivitetsrapporten.

Obs! Om du ändrar den här inställningen till Av förhindrar du att teammedlemmar skapar dokument i externa mappar som delats med dem.

Standardsekretess för Paper-dokument

Administratörer kan välja standardsekretessinställningar för länkar till Paper-dokument. Växla standardsekretess för Paper-dokument:

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Öppna adminkonsolen.
  3. Öppna fliken Inställningar.
  4. Välj Paper under Ytterligare inställningar.
  5. Bredvid Standarddelningsinställningar, välj mellan Alla med länk, Medlemmar med länk eller Inaktivera extern delning.
    • Alla med länk gör att alla med länken, vare sig de är teammedlemmar eller inte, kan öppna dokumentet
    • Medlemmar med länk gör att bara teammedlemmar med länken kan öppna dokumentet. Icke-teammedlemmar kan inte öppna dokumentet, även om de har länken
    • Inaktivera extern delning förhindrar att teammedlemmar kan dela dokument med icke-teammedlemmar

Kontroller för permanent radering

Som standard kan skaparen permanent radera ett dokument eller en mapp efter arkivering.

Teamadministratörer för ett Dropbox Business-team kan begränsa permanent radering av Paper-dokument till enbart teamadministratörer. För att förhindra permanent radering kan teamadministratörer stänga Av teamets raderingsinställning.

Obs! Om Radering är inställd på Av kan teamadministratörer radera filer permanent genom att logga in som användare. Läs om hur du loggar in som användare i avsnittet nedan.

Obs! Inställningen gäller Dropbox-filer och Paper-dokument.

Logga in som användare

Teamadministratörer i ett Dropbox Business-team kan logga in som en teammedlem. När administratörer använder logga in som kan de göra följande:

  • Visa Paper-dokument och -mappar
  • Dela dokument och mappar med andra användare
  • Flytta Paper-dokument och -mappar
  • Återställ arkiverade Paper-dokument
  • Arkivera och radera Paper-dokument permanent

Administratörer kan inte skapa, redigera eller kommentera dokument.

Logga in som teammedlem och få åtkomst till Paper-kontot:

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Öppna adminkonsolen.
  3. Öppna sidan Medlemmar.
  4. Klicka på kugghjulsikonen intill den teammedlems namn du vill logga in som.
  5. Klicka på Logga in som användare.
  6. Klicka på Logga in för att bekräfta att du vill logga in som den valda användaren.
  7. Klicka på fliken Paper.
  8. Klicka på Logga ut när du är klar.

Obs! Alla åtgärder som utförs av administratören registreras i aktivitetsloggen.

Visa teamaktivitet i Paper-dokument

Aktivitetssidan visar en sammanfattning av den senaste aktiviteten i ett team. Administratörer kan välja en typ av Paper-aktivitet på aktivitetssidan eller ladda ner en fullständig aktivitetsrapport.

Paper-händelser registreras för följande:

  • Skapande och redigering av dokument
  • Kommentering och redigering av kommentarer
  • Delning av dokument med teammedlemmar och icke-teammedlemmar
  • Arkivering och permanent radering av dokument
  • Åtkomstbegäran till dokument från teammedlemmar och icke-teammedlemmar
  • Dokument som visats av teammedlemmar och icke-teammedlemmar
  • Ändringar av delningspolicy

Mer information om hur du visar teamets aktivitet.

Begränsningar av Paper-säkerhet för Dropbox Business-team

Vissa säkerhetsalternativ för Dropbox Business-team omfattar ännu inte Dropbox Paper. Läs vidare för att ta reda på vilka alternativ som inte är tillgängliga för team som använder Dropbox Paper.

Standarder och föreskrifter är inte tillgängliga för Dropbox Paper

Dropbox Paper är inte inkluderat i följande standarder och föreskrifter:

  • Tyskland BSI C5

Läs mer om Dropbox efterlevnad av dessa standarder.

Enhetsgodkännanden ingår inte för mobilappen Paper

Enhetsgodkännanden är en säkerhets- och åtkomstfunktion för Dropbox Business-team med planerna Advanced eller Enterprise. Med enhetsgodkännanden kan administratörer hantera de enheter teammedlemmarna använder för att få åtkomst till sina Dropbox Business-konton. Dropbox Paper mobilapp omfattas inte av enhetsgodkännanden.

Enhetsgodkännanden ingår inte för mobilappen Paper

Enterprise Mobility Management (EMM) hjälper Dropbox Business-team med Enterprise-planen att hantera användningen av mobila enheter i företagstillämpningar, nätverk och enheter. Dropbox Paper mobilapp kan inte hanteras av EMM.

Nätverkskontroll ingår inte i Paper

Nätverkskontroll är en säkerhets- och åtkomstfunktion för Dropbox Business-team med Enterprise-planen. Med den här funktionen kan IT-administratörer hantera vilka Dropbox-konton som kan användas i företagsnätverket. Dropbox Paper hanteras för närvarande inte genom nätverkskontroll.

Koppla bort teammedlemskonton från Paper mobilapp på distans

Teamadministratörer kan fjärrbortkoppla teammedlemmarnas enheter från deras teammedlemkonton i Paper så att de inte längre har åtkomst till teamfiler.

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på Medlemmar.
  4. Klicka på namnet på den medlem vars enhet du vill koppla från.
  5. Under Paper mobilenheter: klicka för att koppla från alla mobila enheter från Paper.
Var artikeln till hjälp?

Tråkigt att höra.
Berätta hur vi kan bli bättre:

Tack för din feedback!
Berätta för oss hur artikeln hjälpte dig:

Tack för din feedback!