Ditt Dropbox-teamutrymme

Med Dropbox Business får du en ny plats där du kan hålla teamet uppdaterat. Vi kallar detta för teamutrymmet. Det är här du kan lagra, nå, dela och redigera filer, mappar och Dropbox Spaces-utrymmen med dina kollegor samt begära feedback med mera.

I det här avsnittet går vi igenom hur ditt teamutrymme ser ut och hur du kommer igång med användbara verktyg som smart synkning och Dropbox Paper.

Ditt Dropbox-teamutrymme

Dropbox-teammappar

När du loggar in ser du kanske blå mappar med en byggnadsikon i ditt teamutrymme.Dessa är teammappar som konfigurerats av din administratör. Har du tidigare använt Dropbox Basic är dessa speciella teammappar ett nytt tillägg när det gäller att bli strukturerad.

Tänk på teammappar som nav för att dela material med dina medarbetare. När du lägger till en fil i en teammapp blir den automatiskt tillgänglig för alla medlemmar i gruppen eller grupperna som har åtkomst till mappen. Administratörer kan även bjuda in andra utanför gruppen att visa eller redigera specifika filer och undermappar eller begränsa åtkomst till materialet. Teammappar konfigureras och hanteras av din administratör, men du kan även skapa dina egna delade mappar.

Läs mer om teammappar.

Teammedlemsmappar

Filer som sparas i en Dropbox Business-teammapp delas automatiskt med alla teammedlemmar som hör till mappen. Om du inte vill dela ännu lägger du till filen i din individuella teammedlemsmapp istället – den här mappen är för dig och dina egna arbetsfiler. Oavsett om en fil ligger i en teammapp eller i en av dina egna mappar, kan du anpassa delning för att begränsa vilka som får visa och redigera ditt material.

Obs! Dina enskilda teammedlemsmappar delas inte automatiskt, men administratörer kan nå dem genom adminkonsolen eller genom att logga in som ditt konto.

Teammedlemsmappar

Smart synkning

Med Dropbox smart synkning kan du enkelt frigöra hårddiskutrymme på datorn genom att flytta filer och mappar till molnet (enbart online).

Filer och mappar som har lagrats med smart synkning visas i Dropbox-mappen på datorn, i Dropbox mobilapp och på dropbox.com för enkel filhantering. När du behöver nå en fil som lagrats med smart synkning dubbelklickar du bara på den så laddar Dropbox snabbt ner den och öppnar den åt dig. 

Med smart synkning går det också att spara lagringsutrymme automatiskt, eftersom funktionen hittar filer och mappar som sällan används och flyttar dem till molnet.

Din administratör kan välja standardinställningar för synkning som gäller för teamet, men du kan alltid aktivera smart synkning för specifika filer och mappar samt välja att lagra dem lokalt eller enbart online. Med smart synkning och andra funktioner som selektiv synkning kan du ägna mindre tid åt att hantera lagringsutrymmet och mer tid åt viktigt arbete.

Så här använder du smart synkning

1. Öppna klienten.
2. Hitta det material du vill göra tillgängligt enbart online eller lokalt.
3. Ctrl-klicka eller högerklicka på filen eller mappen.
4. Välj Smart synkning
5. Välj Enbart online eller Lokalt.
1. Öppna Dropbox-mappen på datorns hårddisk.
2. Hitta det material du vill göra tillgängligt enbart online eller lokalt.
3. Ctrl-klicka eller högerklicka på objektet.
4. Välj Smart synkning.
5. Välj Enbart online eller Lokalt.
 

Öppna en fil som vanligt med Dropbox-klienten, dess ursprungliga program, Finder (Mac) eller Windows Explorer. Dropbox laddar omedelbart ner filen till din dator. Filen fortsätter att synkas till ditt Dropbox-konto, men den använder även lagringsutrymme på hårddisken.

Selektiv synkning är en annan Dropbox-funktion som gör det möjligt att välja vilka filer som ska tas bort från din hårddisk. Du har fortfarande åtkomst till dem på dropbox.com, men de visas inte på din dator. Med selektiv synkning kan du frigöra hårddiskutrymme utan att radera något från ditt Dropbox-konto.

Så här åtgärdar du vanliga problem med selektiv synkning.

Få åtkomst till material offline

Dropbox fungerar på ett annat sätt på mobilen än på datorn. Mobilapparna sparar inte filer på dina enheter utan visar dem istället i molnet, precis som på dropbox.com. Även när du öppnar och redigerar en fil på mobilen interagerar du fortfarande med filen i molnet istället för att ladda ner den direkt till enheten.

Om du behöver nå ditt arbete utan wifi eller datatjänst kan du göra filer tillgängliga offline genom att aktivera alternativet Tillgängligt offline. Behöver du gå ett steg längre? Tagga en hel mapp för att få allt material i den tillgängligt offline på mobilen eller surfplattan.

Så här gör du material tillgängligt offline

1. I Dropbox för mobila enheter: leta upp filen du vill göra tillgänglig offline.
2. Tryck på(ikonen med tre punkter) intill filnamnet.
3. Tryck på
Tillgänglig offline.

För att nå dina offlinefiler klickar du på Offline på menyn (Android) eller Dropbox-fliken (iOS) i din Dropbox-mobilapp.

1. I Dropbox för mobila enheter: leta upp mappen du vill göra tillgänglig offline.
2. Tryck på(ikonen med tre punkter) intill objektets namn.
3. Tryck på
Tillgänglig offline.

För att nå dina offlinefiler klickar du på Offline på menyn (Android) eller Dropbox-fliken (iOS) i din Dropbox-mobilapp.

Härnäst: samordna och skapa

Dropbox omvandlar dina mappar till kopplade arbetsutrymmen. Nu ska vi ta reda på hur man kan bli strukturerad med hjälp av mappöversikter och samarbetsfunktioner i klienten. Dessutom ska vi titta på hur man skapar och hanterar olika typer av material.