Komma igång som teamadmin i Dropbox Business

Grattis till valet av Dropbox Business! I guiden följer du åtta enkla steg för att konfigurera ditt konto. Med övergången till Dropbox Business får teamet ordning och reda, samarbetar enklare och skyddar sina data.

Som administratör kan du enkelt lägga till eller ta bort teammedlemmar, övervaka delningsaktivitet och skydda företagsdata. För att teamet ska kunna börja samarbeta så snabbt och bra som möjligt rekommenderar vi att ni slutför de här stegen inom de första 30 dagarna.

Finns det någon annan som kan hjälpa till att konfigurera teamet? Läs om hur man lägger till eller ändrar administratör.

Tänk på följande innan du sätter igång

1. Ge teamet ett utrymme där de kan arbeta tillsammans

Med ett välorganiserat teamutrymme får teamet ut mesta möjliga nytta av Dropbox Business direkt. Teamet har ett delat arbetsutrymme som fungerar som en delad enhet. Skapa mappar endast för vissa personer eller för hela teamet. Standardinställningen ger alla åtkomst, men det går att ändra för varje mapp. Du har även en egen mapp för personliga filer.

Dela mappar i teamutrymmet och ha personligt material i medlemsutrymmet.
Dela mappar i teamutrymmet och ha personligt material i medlemsutrymmet.

Kom igång med teamutrymmet:

  • Skapa en inledande mappstruktur (det går alltid att uppdatera och lägga till i den senare). Teamutrymmen fungerar bäst när man tydligt organiserar mapparna utifrån strukturen i organisationen. Du kan börja med att lägga till mappar för varje delteam, till exempel Bokföring, Försäljning och Marknadsföring.
  • Lägg till några jobbrelaterade filer. Få igång teamet genom att lägga till några dokument, PDF-filer eller kalkylblad. Uppmuntra teamledarna att fortsätta där du slutade.
  • När ni ändå är igång kan ni fundera på om ni ska dela in användarna i grupper utifrån delteamen eller avdelningarna i organisationen.

röstningsruta med bockmarkering Konfigurera teamutrymmet

2. Kommunicera med teamet

För att introduktionen ska bli bra är det viktigt att alla är uppdaterade. För att göra det så enkelt som möjligt att lägga till teammedlemmar har vi skapat några mejlmallar med de viktigaste punkterna. Titta i listan med mallmeddelanden här eller skapa egna.

röstningsruta med bockmarkering Titta på mallarna

glödlampa Visste du?

Har en medlem i teamet använt sin mejladress till jobbet för att skapa ett separat Dropbox-konto kan hen överföra det kontot till ert Dropbox Business-team.

3. Lägga till personer i teamet

Beroende på hur stort företaget är kanske ni vill utse några pilotanvändare som ska testa Dropbox-verktygen innan distribution sker till hela teamet. Har ni färre än 50 anställda går det säkert bra att få igång alla samtidigt.

Det finns två sätt att bjuda in användare till teamet:

röstningsruta med bockmarkering Ange mejladresser i adminkonsolen (enkelt, och rekommenderas för de flesta team)

röstningsruta med bockmarkering Använda Active Directory Connector eller en identitetshanteringspartner (mindre vanligt, men praktiskt för företag som redan har många integreringar på plats)

4. Gör Dropbox ännu enklare att använda med klienten

När klienten är installerad fungerar Dropbox som vilken annan mapp som helst på datorn. Dra och släpp (eller högerklicka på) filer för att flytta dem till Dropbox-mappen. De laddas upp till Dropbox automatiskt och du kan nå dem var du än är via klienten och mobilapparna eller genom att gå till Dropbox webbplats.

röstningsruta med bockmarkering Ladda ner och installera klienten för Mac, Windows eller Linux

glödlampa Visste du?

Teammedlemmar i Dropbox Business kan koppla ett personligt och jobbrelaterat konto, vilket betyder att de kan öppna båda kontona från samma enhet.

Du kan hjälpa medlemmar i teamet med att koppla eller koppla bort ett personligt konto.

5. Spara utrymme på hårddisken med smart synkning

Smart synkning är en Dropbox-funktion som gör att teamet kan se och öppna alla filer och mappar i sin Dropbox, direkt från datorn, utan att ta upp praktiskt taget något utrymme på hårddisken. Det är det perfekta sättet att frigöra gigabyte i lagringsutrymmet utan att behöva ändra teamets arbetsflöde. Nedan kan du välja om nya filer ska laddas ner automatiskt till teamets datorer eller om de börjar som enbart online.

röstningsruta med bockmarkering Granska inställningar för smart synkning

6. Skydda teamet med inställningar för extra säkerhet

Som standard följer Dropbox några av de mest allmänt erkända krypterings- och säkerhetsstandarderna, men vi rekommenderar starkt att ni genomför de här ytterligare stegen för att hålla teamet och data så skyddade som möjligt.

röstningsruta med bockmarkering Aktivera tvåstegsverifiering (2FA) för hela teamet

röstningsruta med bockmarkering Ställ in delningsbehörigheter som omfattar hela teamet

röstningsruta med bockmarkering Aktivera samlad inloggning (enbart Advanced-team)

glödlampa Visste du?

Du kan använda Dropbox Business till att överföra företagsdata från en server till Dropbox

7. Anslut Dropbox till favoritproduktivitetsprogrammen

Minimera avbrotten i arbetsflödet genom att ansluta Dropbox till programmen ni redan känner till och tycker om. Oavsett om ni använder Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce eller Atlassian har vi säkert en integrering så att teamet inte behöver hoppa mellan verktyg och hålla på och kopiera material. Titta på hela listan över partners och försök ansluta minst ett program från tredje part när du har kommit igång.

röstningsruta med bockmarkering Ansluta program från tredje part

8. Läs mer om Dropbox

Dropbox är så mycket mer än synkning av filer och mappar. Guiden beskriver de viktigaste stegen för att komma igång, men du och teamet kan få ännu mer information med självstudiekurser:

röstningsruta med bockmarkering Delta själv på utbildning eller ta en titt på andra snabbstartsguider

röstningsruta med bockmarkering Bjud in teamet till utbildning

Klart! De här stegen är slutförda och du är nu redo för att använda Dropbox med teamet. Här finns några länkar om du till titta på fler resurser:

röstningsruta med bockmarkering Läs mer om Dropbox i hjälpcentret

röstningsruta med bockmarkering Kontakta Dropbox support

röstningsruta med bockmarkering Kolla om Dropbox är igång

 

Är du ny på Dropbox?

Oavsett om du precis börjat använda Dropbox eller bara behöver lite repetition kan du få största möjliga nytta av ditt Dropbox-konto genom att använda vår självguidade utbildning eller våra virtuella, instruktörsledda kurser. 

Var artikeln till hjälp?

Tråkigt att höra.
Berätta hur vi kan bli bättre:

Tack för din feedback!
Berätta för oss hur artikeln hjälpte dig:

Tack för din feedback!