Kom igång med Dropbox Business: använda datorklienten

Ja, Dropbox är en säker plats för företagets viktigaste saker. Men det är också en bra tidssparare för alla teammedlemmar – inklusive dig. Dropbox-funktionerna minskar oredan och extraarbetet och kan göra jobbet enklare.

En av de viktigaste funktionerna är Dropbox-klienten.

Klienten körs på Windows, Mac eller Linux-datorer (precis som en mobilapp körs på din mobil). Bland många andra bra funktioner installerar klienten en Dropbox-mapp på hårddisken. Mappen fungerar precis som andra mappar på datorn, men med två viktiga skillnader:

  • Filer som sparas i Dropbox-mappen säkerhetskopieras på Dropbox
  • Filerna blir automatiskt tillgängliga på alla datorer, telefoner eller surfplattor som du har länkat till ditt Dropbox-konto

Redo att komma igång?

1. Skapa ett Dropbox Business-konto

Du borde ha fått en e-postinbjudan om att gå med i ditt Dropbox Business-team. Kom igång genom att klicka på länken i mejlet och följa instruktionerna. Om du inte fick något mejl, eller om du vill få det omskickat ber du din IT-avdelning eller Dropbox Business-administratören om hjälp.

Proffstips: Synka

Du får se ordet ”synka” mycket när du använder Dropbox. Att synka innebär att du ser samma version av en fil på alla enheter med vilka du är inloggad på Dropbox-kontot. Filer du drar till Dropbox-mappen synkas automatiskt med Dropbox online. Ändringar eller redigeringar av filerna i mappen synkas också till Dropbox.

2. Öppna Dropbox-klienten

Nu när du har skapat ett konto är nästa steg att starta (eller ”öppna”) Dropbox-klienten. I vissa fall kan appen redan ha installerats på datorn. Om den inte har det måste du ladda ner och installera appen.

Om klienten redan har installerats

Om klienten redan har installerats på datorn ser du den antingen i listan över Program på datorn, eller som en ikon på datorns skrivbord. Om du ser något av de här alternativen behöver du bara dubbelklicka för att starta appen och gå vidare till steg 3 i guiden.

Om klienten ännu inte har installerats

Om klienten ännu inte har installerats på datorn behöver du ladda ner den. Det finns tre sätt att göra det:

När appen har laddats ner får du se den antingen i listan över Program på datorn eller direkt på datorns skrivbord. Dubbelklicka för att starta och gå sedan vidare till steg 3 i guiden.

Proffstips: Automatisk åtgärd

Klienten körs i bakgrunden och synkar automatiskt dina filer (så länge datorn är online). Det innebär att du inte behöver ladda upp eller ner filer manuellt.

3. Logga in på kontot

När appen har laddats ner får du se en Dropbox -mapp på hårddisken (finns på Start -menyn, Sökaren eller annat filvisningsprogram). Du bör också se Dropbox-ikonen i systemfältet eller menyfältet. Klicka på appen för att starta den så blir du ombedd att logga in.

Logga in med samma e-postadress och lösenord som du använde för att gå med i Dropbox Business-teamet. Genom att logga in ”länkar” du datorn direkt till Dropbox-kontot. Om du kan logga in kan du gå vidare till steg 4 i den här guiden.

  • Tips: Du kan också bli ombedd att ange en tvåstegsverifieringskod. Kontakta IT-teamet eller Dropbox Business-administratören om du är osäker på nästa steg.

Proffstips: snabbinstallation

Om du redan använder Dropbox kan du också utföra datorinställningen med en QR-kodläsare på telefonen.

Vad ska du göra om du inte ser lösenordsrutan

Om du inte ser rutan där du ska ange lösenordet är det sannolikt att  din teamadministratörhar aktiverat enkel inloggning (SSO). I så fall ska du följa stegen nedan för att få åtkomst till Dropbox. Du ska använda samma användarnamn och lösenord du använder för att logga in på företagets nätverk eller andra företagsverktyg (som Active Directory).

  1. Öppna Dropbox-klienten.
  2. Välj Jag har redan ett Dropbox-konto, och klicka på Fortsätt.
  3. Ange din e-postadress, men lämna lösenordsfältet tomt
  4. Klicka på Fortsätt.
  5. Klicka på Få din länkkod.
  6. Om du ännu inte loggats in på företagets SSO-sida, öppnas en webbläsare och du uppmanas att logga in. Ange din e-postadress, ditt jobbrelaterade lösenord (alltså inte ditt Dropbox-lösenord) och övrig information som ditt företag kräver.
  7. Du får se en Dropbox-sida som visar en specialkod. Klicka på Kopiera länkkod.
  8. Gå tillbaka till Dropbox-appen och klicka på Klistra in.
  9. Klicka på Fortsätt, och följ instruktionerna för att länka klart Dropbox-kontot.

4. Lägg till filer i Dropbox-mappen

När du loggar in på Dropbox på datorn kan du få se några mappar som redan finns på kontot. De har olika ikoner för att hjälpa dig att förstå vad varje mapp innebär. Du kan arbeta med de här mapparna på samma sätt som du gör med alla andra mappar du har på hårddisken.

Det finns fyra olika slags mappar som du kan se:

Blå mapp med en byggnadsikon

 

Teammapp (eller en mapp i teamutrymmet). Dessa mappar delas med alla eller en del av Dropbox Business-teamet och hanteras av din administratör. De kan också delas med personer utanför teamet.

Lila mapp med en personikon

 

Personlig mapp (eller teammedlemsmapp). Din teammedlemsmapp delas som standard inte med någon annan. Men du kan dela den om du vill.

Blå mapp

 

Vanliga mapp. En vanlig mapp fungerar precis som vilken annan mapp på datorn. Det är ett bra sätt att organisera filer på som inte delas med någon.

 

Blå mapp med två personer

 

Delad mapp. Du kan omvandla en vanlig mapp till en delad mapp när du vill. Medlemmar i en delad mapp (de som du delar den med) kan visa, kommentera och redigera filerna i mappen.

  • Obs! Delade mappar i en teammapp har en byggnadsikon.

Obs! Hur mappikonerna ser ut beror på var du visar dem. Ikonerna ovan är från Dropbox webbplats (dropbox.com)

Det finns två sätt att lägga till filer till de här mapparna:

  • Dra och släpp från en annan plats på datorn (eller från en annan mapp inom Dropbox)
  • Öppna en fil, klicka på ”Spara som” och spara i Dropbox som plats

5. Koppla kontot till en mobil enhet

Filer i Dropbox-mappen är tillgängliga på alla andra datorer, telefoner eller surfplattor som du har länkat till Dropbox-kontot. Om du redan har Dropbox-appen på telefonen eller surfplattan behöver du bara logga in på med ditt jobbkonto. Om du ännu inte har appen på dina andra enheter kan du ladda ner den:

Proffstips: Åtkomst från flera enheter

Synkning funkar på alla enheter som du har länkat till kontot. Logga bara in på Dropbox med samma användarnamn och lösenord på en dator, telefon eller surfplatta så får du alltid se samma filer.

Om du använder mobilappen för första gången ska du öppna den och logga in med samma användarnamn och lösenord som för ditt jobbkonto. Om du redan är Dropbox-användare följer du stegen nedan:

  1. Öppna Dropbox-applikationen.
  2. Tryck på Jag är redan en Dropbox-användare.
  3. Ange din e-postadress men lämna lösenordsfältet tomt. Tryck på Logga in på Dropbox.
  4. Om du redan har loggat in på företagets sida för enhetshantering startas appen automatiskt. Om du inte har det öppnas ett webbläsarfönster och du uppmanas att fortsätta. Ange din e-postadress, jobblösenord (inte ditt Dropbox-lösenord) och all annan information som krävs.
  5. Om företaget använder SSO öppnas en ny sida i webbläsaren och du uppmanas att godkänna att appen använder SSO. Tryck på Tillåt.
  6. Följ de återstående stegen i appens inställningsflöde för att slutföra.

6. Koppla till ditt personliga Dropbox-konto

Dropbox Business teamets administratör kan tillåta att du ansluter ett personligt Dropbox-konto på din jobbdator. Det innebär att du får åtkomst till både dina personliga och arbetsrelaterade filer på samma enhet.

  • Tips: Om administratören inte tillåter detta kan du alltid nå både ditt personliga konto och arbetsrelaterade konto på Dropbox-webbplatsen (dropbox.com).

När du länkar dina personliga och arbetsrelaterade konton får du se två separata Dropbox-mappar på hårddisken eller i mobilappen. Ditt arbetsrelaterade konto visas som Dropbox (företagsnamn), medan det personliga kontot visas som Dropbox (personligt).

Proffstips: Offline-åtkomst

Du kan få åtkomst till filer i Dropbox-mappen på datorn även när du är offline. Det beror på att kopior av filerna också har lagrats på din hårddisk. Om du redigerar en fil medan du är offline, synkar Dropbox ändringarna nästa gång du är online.

7. Börja använda Dropbox

Okej. Du är klar med installationen av Dropbox och har loggat in på alla dina enheter, samt lagt till dina viktigaste filer. Nu är du redo att börja använda Dropbox och frigöra din kreativa energi.

Behöver du nåt mer? Administratören för ditt Dropbox Business-team är din förespråkare och bästa personen att kontakta med idéer och frågor.

Hitta administratören för ditt Dropbox Business-team.

 

Var artikeln till hjälp?

Tråkigt att höra.
Berätta hur vi kan bli bättre:

Tack för din feedback!
Berätta för oss hur artikeln hjälpte dig:

Tack för din feedback!