Så här hanterar du Dropbox DocSend-materialmappar

I Materialbiblioteket kan du använda mappar för att organisera ditt material. Du kan skapa mappar för att separera material efter team, potentiell kund eller kund, eller till och med dokumenttyp.

• Teammappar kan användas för att lagra och ordna offentligt material som ditt team har åtkomst till. När filer som finns i teammappar läggs till i ett utrymme kommer de att vara synliga för alla i teamet som har åtkomst till detta utrymme. Teammappar finns under avsnittet Teammappar på sidan Materialbibliotek.

• Personliga mappar är perfekta för att lagra privata eller känsliga dokument. Det här avsnittet är privat för varje användare och kommer inte att vara synligt eller tillgängligt för andra användare på kontot.
  • När material som lagras i en personlig mapp läggs till i ett Space ser teammedlemmarna bara filnamnet med en låsikon, vilket indikerar begränsad åtkomst.

Skapa en mapp

Du kan enkelt skapa en ny mapp eller undermapp i Materialbiblioteket:

För att skapa en ny mapp:

1. Klicka på Materialbibliotek i den vänstra sidomenyn.
2. Klicka på Teammappar eller Personliga mappar.
3. Klicka på Skapa mapp.
4. Ge mappen ett namn.
5. Klicka på Lägg till mapp.
6. Klicka på Bekräfta.

Nu kan du ladda upp material i den nya mappen eller dra och släppa befintligt material i mappen.

Materialbiblioteket visar det sammanlagda antalet senaste besök till varje fil i din mapp, vilket återspeglar både företagets och externa besökares aktivitet.

Så här skapar du en mapp i ett Space:

1. Klicka på det Space som du vill skapa en mapp i.
2. Klicka på mappikonen (lägg till mapp) i det övre högra hörnet.
3. Ge mappen ett namn.
4. Klicka på Skapa eller Importera från CSV.

Du kan se hur många objekt som finns i en mapp och vilka typer av filer som finns i ett Space.

Hantera mappar

På sidan Material kan du utföra ytterligare åtgärder för att hantera dina materialmappar. När du håller muspekaren över en mapp och klickar på ”…” (fler alternativ) kan du:

• Dela: Skapa en Space-länk som innehåller alla dokument i mappen.
• Lägg till mapp: Skapa en ny mapp eller undermapp.
• Byt namn: Byt namn på en mapp.
• Lämna in filer:Använd formuläret för att lämna in filer från ett konto.
• Radera: Radera en mapp. När du gör det visas ett bekräftelsemeddelande innan mappen raderas.

Du kan också flytta material genom att dra och släppa det i en annan mapp. Här är några saker att komma ihåg när du flyttar material till olika mappar:

• Att flytta material från teammapp till teammapp har vanligtvis ingen effekt på materialet eller dess synlighet.
• Om du flyttar material från en personlig mapp till en teammapp delar du omedelbart materialet med teamet och låter andra användare se det.
• Att flytta material från en teammapp till en personlig mapp tar omedelbart bort alla teammedlemmars länkar och hindrar andra användare från att komma åt materialet. Ett bekräftelsemeddelande visas innan materialet flyttas.
  
  

Ladda ner ett lagringsutrymmes register

Ett datarumsregister innehåller ett materialträd med en uppdelning av alla mappar och filer i ett Space. Administratörer, samarbetspartner och externa besökare kan ladda ner registret för ett Space i en CSV-fil, som innehåller metadata för varje objekt som det innehåller. Läs mer om hur du laddar ner registret för ett Space.

• För att underlätta samarbetet kan du använda teammappar för dokument som måste granskas av flera teammedlemmar.
• För dokument som är konfidentiella eller i utkastform, använd personliga mappar för att behålla kontrollen över vem som kan komma åt dem.
• Kontrollera material i både dina personliga mappar och teammappar regelbundet för att säkerställa att rätt filer finns tillgängliga för de användare som verkligen behöver åtkomst till dem.
• Du kan dra och släppa filer från en teammapp till en personlig mapp och vice versa. Läs mer om materialmappar.
  • Obs! Sekretess- och åtkomstinställningarna ändras om du flyttar filer från en teammapp till en personlig mapp och vice versa.