Så här skapar du en rapport om duplicerade filer

Med Dropbox-rapporten om duplicerade filer kan administratörer upptäcka duplicerade filer som använder ett teams tillgängliga lagringsutrymme. 

Den exporterbara CSV-rapporten baseras på en sökning i alla mappar som räknas in i teamets tillgängliga lagringsutrymme, så att du kan identifiera eventuella oönskade duplicerade filer. Den kan nås i adminkonsolen för att ge en uppdelning av duplicerat innehåll efter plats, ägare, skapandedatum och storlek. 

Vanliga orsaker till duplicerade filer

Duplicerade filer orsakas oftast av:

• Avsiktliga kopior: Teammedlemmar kopierar delade resurser till sina egna projektmappar för bekvämlighetens skull.
• Kopior på grund av synkroniseringskonflikter: Dropbox genererar två versioner av ett delat dokument när två användare redigerar det samtidigt.
• Leveranskopior: Filer som skickas till kunder eller partner lagras både i projektmappen och i en separat leveransmapp.

Så hittar du ditt teams dubblettfiler på dropbox.com

För att skapa en rapport om duplicerade filer behöver du åtkomst till adminkonsolen:

1. Logga in på dropbox.com med dina inloggningsuppgifter som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
3. Under Produkter klickar du på rullgardinsmenyn till vänster om Dropbox.
4. Klicka på Innehåll.
5. Klicka på Exportera rapport om duplicerade filer.
6. Klicka på Starta rapport.

Den genererade rapporten sparas i en mapp som heter ”Dropbox Business-rapporter”. Du får ett mejl när rapporten är klar. 

Vad finns i rapporten om duplicerade filer?

Rapporten om duplicerade filer innehåller följande information för varje duplicerad fil: 

• Fullständig filsökväg: Platsen för den duplicerade filen.
• Fil-ID: Den unika identifieraren för en duplicerad fil. 
• Duplicera gruppnummer: Den numrerade grupp som filen tillhör. Dubblettkopior av samma fil organiseras i samma grupp.
• Ursprunglig fil: Oavsett om det är den äldsta versionen av filen, baserat på filens skapelsedatum. 
• Ägare: Den teammedlem som äger den duplicerade filen.  
• Storlek (MB): Hur mycket lagringsutrymme filen använder. 
• Ändringsdatum: När en fil senast ändrades.
• Skapandedatum: När en fil skapades.