Dropbox Sign Standard-tillägget
Den här artikeln beskriver en funktion som finns tillgängliga för kunder med Dropbox Business.
Dropbox Sign Standard-tillägget ger team åtkomst till avancerade e-signaturfunktioner som gör att du kan både signera och begära underskrifter online, snabbt och enkelt.
Funktioner i Sign Standard-tillägget
Följande funktioner ingår i Sign Standard-tillägget:
- Integrationer: Skicka underskriftsförfrågningar, skapa mallar och lagra dokument inom verktygen som du redan använder.
- Återanvändbara mallar: Skapa dokument som används ofta på några sekunder med sparad formatering och fält.
- Avancerad säkerhet: Använd SMS-autentisering och åtkomstkoder för undertecknare för att säkerställa att rätt person öppnar och signerar dina dokument.
Läs mer om funktionerna i Dropbox Sign Standard.
Medlemmar som har Sign Standard-tillägget kan komma åt dessa avancerade e-signaturfunktioner på sign.dropbox.com.
Tilldela Sign Standard-tillägget till en teammedlem
Teamadmins kan tilldela tillägg till teammedlemmar via adminkonsolen.
Så här tilldelar du enskilda medlemmar i ditt team:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Medlemmar.
- Klicka på Inga tillägg under Tillägg bredvid den person du vill tilldela ett tillägg till.
- Klicka på Lägg till bredvid Sign Standard i popup-fönstret som visas.
- Klicka på Köp nu.
- När de har tilldelats kommer Inga tillägg att ändras till Sign Standard under Tillägg.
Ta bort ett Sign Standard-tillägg från en teammedlem
Så här tar du bort ett tillägg:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Medlemmar.
- Klicka på Sign Standard under Tillägg bredvid personen du vill ta bort tillägget från.
- Klicka på Ta bort bredvid Sign Standard i popup-fönstret som visas.
- Klicka på Bekräfta.
- När det har tagits bort kommer Sign Standard att ändras till Inga tillägg under Tillägg.
Köp eller ta bort Sign Standard-tillägg för flera teammedlemmar
Så här lägger du till eller tar bort tillägg för flera teammedlemmar:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Medlemmar.
- Markera rutan bredvid Namn. Detta kommer att välja alla teammedlemmar. Avmarkera rutan bredvid alla medlemmar som du inte vill ha med.
- Klicka på Lägg till tillägg för att lägga till flera teammedlemmar, och klicka sedan på Bekräfta.
- Klicka på Ta bort tillägg för att ta bort flera teammedlemmar, och klicka sedan på Bekräfta.
När du köper tillägget debiteras du ett proportionellt belopp för din nuvarande faktureringsperiod. I början av din nästa faktureringsperiod debiteras du hela beloppet för tillägget, utöver din prenumerationskostnad.
När du tar bort tillägget träder ditt val i kraft vid nästa förnyelse.
Adminkonsolens funktioner
Administratörer med Sign Standard-tillägg kommer att ha åtkomst till både adminkonsolen på dropbox.com och Dropbox Sign-adminkonsolen.
Med Dropbox Sign-adminkonsolen kan du redigera inställningar under tre olika kategorier: rapportering, inställningar och säkerhet.
Läs mer om Sign-adminkonsolen.
Administratörer som inte har köpt tilläggslicensen till sig själva kommer inte att kunna se aktivitet för signaturförfrågningar på sign.dropbox.com eller få tillgång till några av de funktioner som är tillgängliga för administratörer i Sign, som att skicka påminnelser och redigera undertecknare för väntande signaturförfrågningar.
De kommer dock att kunna se signaturförfrågningar och mallar som skapats av de teammedlemmar som har tillägget i signaturhubben. De kommer också att ha åtkomst till Sign-adminkonsolen där de kan ändra inställningar för sina teammedlemmar.
Signaturinställningar
När Signaturinställningarna i Dropbox adminkonsolen växlas till ”På” eller ”Av” påverkar det endast signaturfunktionen inom Dropbox. Användare med tillägg kommer fortfarande att kunna få tillgång till avancerade signaturfunktioner via sign.dropbox.com.
När växlingsknappen är avstängd kommer administratörer inte att ha åtkomst till signaturhubben på dropbox.com för att se teammedlemmars signaturaktivitet. Istället kan du gå in på sign.dropbox.com för att hantera teamets signaturdokument och mallar på startsidan.
Aktivitetslogg
Signaturaktivitet som utförs av medlemmar i ditt team med tillägget via sign.dropbox.com kommer inte att visas i aktivitetsloggen och rapporten för extern delning i Dropbox-adminkonsolen. Du kan komma åt denna information via avsnittet Rapportering i Dropbox Sign-adminkonsolen.
Extern delning
För att stänga av delning av dokument till medlemmar utanför teamet kan teamadmins gå till avsnittet Delning i Inställningar i Dropbox-adminkonsolen och växla Få dokument undertecknade till ”Av”. Detta förhindrar extern delning på både Dropbox och Dropbox Sign.
Mallar
För att stänga av teammedlemmars förmåga att skapa och redigera mallar kan teamadmins gå till avsnittet Underskrifter i Inställningar i Dropbox-adminkonsolen och växla Skapa och redigera mallar till ”Av”. Detta kommer att förhindra redigering och skapande av mallar på både Dropbox och Dropbox Sign.
Vanliga frågor om Sign Standard-tillägget
Vad händer om jag uppgraderar min plan?
Sign Standard-tillägget är endast tillgängligt med Dropbox Business. Om du uppgraderar från Business to Business Plus kommer ditt Sign Standard-tillägg att tas bort. Medlemmar i ditt team som hade tillägget kommer att förlora åtkomst till funktionen som tillhandahålls på sign.dropbox.com.
Vad händer om jag upplöser eller raderar mitt team?
Om du upplöser eller raderar ditt Dropbox Business-team kommer alla medlemmar i team att förlora åtkomst till den Advanced signaturfunktionen på sign.dropbox.com. Om du har valt att säga upp din teamprenumeration istället för upplösning eller radering kommer du fortfarande att kunna använda Sign Standard-tillägget till slutet av din faktureringsperiod. Därefter försätts ditt team i ett låst tillstånd.
Vad händer om en teammedlem tas bort från teamet?
När en teammedlem med tillägget har tagits bort kommer tillägget att sägas upp i slutet av den aktuella faktureringsperioden. Som administratör kan du överföra ägarskap av den användarens filer till en annan medlem i teamet, inklusive deras dokument och mallar som skapats på sign.dropbox.com. Du kommer inte att kunna tilldela detta tillägg på nytt till andra teammedlemmar.
Om en teammedlem tas bort från teamet och personens konto raderas kommer den borttagna medlemmens Dropbox-konto att raderas permanent och de kommer inte att behålla någon åtkomst till underskriftsmallar eller dokument på Dropbox eller Dropbox Sign
Om en teammedlem tas bort från teamet och nedgraderas till ett Dropbox Basic-konto kommer personen fortfarande att kunna komma åt sina signaturdokument på både Dropbox och Dropbox Sign.
Vad händer om mitt team är i ett låst tillstånd?
Om ditt team försätts i ett låst tillstånd kommer medlemmar i teamet som har tillägget att förlora åtkomst till funktionen på sign.dropbox.com. Om en teammedlem bestämmer sig för att lämna medan teamet är i ett låst tillstånd, och konverterar sitt Dropbox-konto till ett Basic-konto, kommer personen fortfarande att ha åtkomst till Dropbox Sign och sina mallar och signaturdokument.
Vad händer om jag nedgradera min plan?
Om du nedgraderar från Dropbox Business till Advanced, eller Standard, kommer du att förlora åtkomst till tillägget, och få en proportionell återbetalning.
Jag har undertecknat en BAA (Business Associate Agreement, partneravtal för företag). Kan jag fortfarande köpa Sign Standard-tillägget?
Om du har tecknat ett BAA kommer du att kunna köpa Sign Standard-tillägget. Tillägget och e-signaturfunktionerna som tillägget tillhandahåller är dock inte HIPAA-kompatibla och bör inte användas för att behandla skyddad hälsoinformation (PHI).
