Centralisera företagets data med teammappar

Vissa team har åtkomst till den nya teammappstrukturen. Om du ser en lila mapp med en personikon på dropbox.com har du åtkomst till det nya teamutrymmet. Läs mer om teamutrymmet.

Om du inte har denna lila mapp har teamet standardteammappar. Läs vidare för att få veta mer.

Teammappar kan utgöra kärnan i företagets datastruktur i Dropbox. Teammappar skapas av en administratör och är en företagsägd plats, där filer delas med teammedlemmar och externa medarbetare som arbetar i samma projekt.

I den här artikeln beskrivs hur du gör följande:

  • Skapa teammappar
  • Hantera synkinställningar för teammapp
  • Ställa in åtkomstbehörigheter för specifika användare

Teammappar delas först med Dropbox-grupper, där medlemmar som har liknande funktioner ingår (t.ex. en ekonomigrupp). Därefter ställer den administratör som skapade teammappen in rätt behörighetsnivå (visa eller redigera) för varje grupp.

Alla undermappar som har skapats i en teammapp delas automatiskt med de här grupperna. Det går också att dela undermappar med enskilda teammedlemmar och personer utanför teamet. Precis som för grupper kan administratören ställa in visnings- eller redigeringsbehörighet för enskilda medlemmar i undermappar.

Om du ser fliken Innehåll i stället för fliken Teammappar har ditt team den nya teammappstrukturen. Du kan hantera teamutrymmet i innehållshanteraren.

Kom igång med grupper genom att följa de här stegen:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsol.
  3. Klicka på Teammappar.
  4. Klicka på Skapa teammapp.
  5. Ge teammappen ett namn.
  6. Lägg till en grupp (eller grupper) som behöver få åtkomst till teammappen och bestäm om gruppen ska ha visnings- eller redigeringsbehörighet.
    • Du kan gå till gruppsidan för att skapa grupper.
    • Alla gruppmedlemmar har åtkomst till teammappen och allt innehåll i den.
    • Tänk på att teammappar måste delas med Dropbox-grupper och inte enskilda personer. Nu kommer vi att beskriva hur man delar undermappar i teammappar med enskilda personer som finns eller inte finns i företaget.
  7. Vill du skapa en undermapp (en mapp som finns i teammappen) klickar du för att gå in i teammappen.
  8. Högerklicka och välj Ny mapp.
  9. Ge undermappen ett namn.
  10. När undermappen har skapats håller du muspekaren över undermappen och klickar på Hantera åtkomst.
    • Du kan dela undermappar med enskilda personer eller andra grupper samt ändra deras behörigheter till Får redigera eller Får visa.
  11. Kontrollera att åtkomstbehörigheterna stämmer.
  12. Centralisera företagets data genom att rekommendera teammedlemmar att flytta delade mappar som de äger till en teammapp.
    • Alla ägare av delade mappar kan flytta en delad mapp som de äger till teammappen. Med det här steget överför ägare av delade mappar filägarskapet från sig själva till företaget.

Använda teammappar

För att göra det tydligare vad teammappar är ska vi beskriva hur ett hypotetiskt företag skulle kunna använda dem. Anta att chefen för ett marknadsföringsteam får uppgiften att planera aktiviteter under året. Till varje aktivitet behövs olika personer och team. Trots det vill de ändå ha alla aktivitetsrelaterade filer samlade på ett och samma ställe. En teammapp är vad de behöver.

I vårt exempel skulle de skapa en teammapp som heter Aktivitetsteam och bara dela den med gruppen Aktivitetsteam.

Företaget planerar ett säljevenemang, så marknadschefen skapar en undermapp som heter Säljevenemang K3 i teammappen Aktivitetsteam. Sedan delas undermappen Säljevenemang K3 med gruppen Säljteam. Gruppen Säljteam kan bara se undermappen Säljevenemang K3 och inget annat innehåll i teammappen Aktivitetsteam.

Sedan kontrollerar chefen för marknadsföringsteamet vilka team som har åtkomst till vilka filer i teammappen Aktivitetsteam. I följande illustration delas undermappen Säljevenemang K3 automatiskt med gruppen Aktivitetsteam. Varför? Det beror på att gruppen Aktivitetsteam är medlem i den teammapp där mappen Säljevenemang K3 finns. Gruppen Aktivitetsteam ärver åtkomst till Säljevenemang K3. Även gruppen Säljteam har läsbehörighet i Säljevenemang K3.

Var artikeln till hjälp?

Tråkigt att höra.
Berätta hur vi kan bli bättre:

Tack för din feedback!
Berätta för oss hur artikeln hjälpte dig:

Tack för din feedback!