Dropbox hemligstämpling

Funktionen finns enbart för Dropbox Business-team med Enterprise-plan.
Med hemligstämplingsfunktionen kan administratörer för Dropbox Business-team upptäcka och skydda personlig information som lagras i teammappar, teammedlemsmappar och delade mappar, som betalkortsnummer, passnummer, bankkontonummer och personnummer.

Avsnitt i den här artiklen:

Aktivera automatisk hemligstämpling

Administratörer kan aktivera automatisk skanning efter personuppgifter. 

Obs! Hemligstämplingsfunktionen kopierar inte material från filer som identifierats, eller lagrar dem på andra platser. Den ger endast etiketter till filerna för att ange att de kan innehålla personuppgifter.

Så här aktiverar du automatisk skanning:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
  3. Klicka på Klassificering i den vänstra sidomenyn.
  4. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Märkning av personlig information och välj Skanna endast teammappar eller Medlems- och teammappar.
  5. Klicka på Spara.

Informationstyper som kan upptäckas

Automatisk hemligstämpling stöds för närvarande i USA, Kanada, Australien, Tyskland, Frankrike, Japan och Storbritannien.

Så här ser du en aktuell lista över personuppgiftstyper som Dropbox kan upptäcka:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
  3. Klicka på Klassificering i den vänstra sidomenyn.
  4. Bläddra efter plats under Informationstyper.

Filtyper som kan skannas

Följande filtyper kan skannas:

.doc
.docx
.docm
.ppt
.pptx
.pptm
.csv
.xls
.xlsx
.xlsm
.pdf
.rtf
.txt
.vtt
.gdoc
.gsheet
.gslides
.paper
.papert

Anmärkningar:

  • Dropbox kan för närvarande inte skanna lösenordsskyddade filer eller filer som överstiger 100 MB.
  • Varje klassificering av personuppgifter läggs till i teamaktivitetsloggen. 

Ta emot och visa externa delningsvarningar

Administratörer tar emot varningar för förebyggande av dataförlust (DLP) via mejl när filer eller mappar som innehåller känslig information delas utanför teamet. 

Obs! Externa delningsvarningar utlöses endast för filer och mappar i teammappar, inte teammedlemsmappar eller delade mappar.

E-postvarningen innehåller:

  • Filnamn och plats
  • Varningens typ och allvarlighetsgrad
  • Datum och tid då materialet delades 
  • Typ(er) av information som upptäckts i det delade materialet
  • Teammedlemmen som delade materialet
  • Mottagaren av delningen

Läs om hur du aktiverar eller inaktiverar säkerhetsvarningar.

Administratörer kan övervaka varningar i adminkonsolen och kan vid behov blockera åtkomst till det påverkade materialet. 

Så här kommer du åt alla DLP-varningar:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
  3. Klicka på Säkerhet i den vänstra sidomenyn.
  4. Klicka på Varningar i den vänstra sidomenyn.

Så här tar du bort åtkomst till externt delat material:

  1. Öppna DLP-varningen i mejlet eller adminkonsolen.
  2. Klicka på Hantera åtkomst längst upp till höger.
  3. Klicka på neråtpilen bredvid mottagarens namn och välj Ta bort.

Skapa en klassificeringsrapport

Administratörer kan skapa en klassificeringsrapport för att visa en lista med filer som innehåller personuppgifter. Rapporten innefattar:

  • Filnamn och typ
  • Fil-ID
  • Filplats
  • Typ av information som upptäckts
  • Extern delningsstatus
  • Delningssätt
  • Delningens ursprung
  • Delningsmottagare
  • Delningsdatum

Skapa en klassificeringsrapport:

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
  3. Klicka på Klassificering i den vänstra sidomenyn.
  4. Klicka på Skapa rapport under Personuppgifter

En CSV-fil genereras. Du meddelas via mejl när rapporten är redo att visas eller laddas ner från mappen "Dropbox Business-rapporter" i administratörskontot.

Obs! Rapporten kan inte skapas förrän den första skanningsprocessen är slutförd.

Ge feedback om identifieringens kvalitet

Administratörer kan ge feedback om hemligstämpling för att förbättra skanningens träffsäkerhet. 

På dropbox.com

  1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
  2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
  3. Klicka på Säkerhet i den vänstra sidomenyn.
  4. Klicka på Varningar i den vänstra sidomenyn.
  5. Hitta de objekt du vill ge feedback om.
  6. Klicka på Skicka feedback i den högra sidomenyn.
  7. Svara på frågorna om informationen som upptäcktes.
    • Obs! Ta inte med känsliga eller personliga uppgifter i dina kommentarer.
  8. Ange ytterligare information om du vill.
  9. Klicka i kryssrutan bredvid Dropbox kan kontakta mig om min feedback om du vill ge Dropbox tillåtelse att kontakta dig.

 

Från en klassificeringsrapport

  1. Öppna en klassificeringsrapport i mappen "Dropbox Business-rapporter" i administratörskontot.
  2. Hitta de objekt du vill ge feedback om.
  3. Klicka på länken i kolumnen Skicka feedback om PII.
  4. Svara på frågorna om informationen som upptäcktes.
  5. Ange ytterligare information om du vill.
    • Obs! Ta inte med känsliga eller personliga uppgifter i dina kommentarer.
  6. Klicka i kryssrutan bredvid Dropbox kan kontakta mig om min feedback om du vill ge Dropbox behörighet att kontakta dig.
  7. Klicka på Skicka.

Anmärkningar:

  • Om du går med på att låta Dropbox kontakta dig om din feedback kan någon från Dropbox kontakta dig via e-post för mer detaljer och information.
  • Dropbox visar inte materialet i påverkade filer utan uttrycklig behörighet.

Identifieringens korrekthet

Hemligstämplingsfunktionen identifierar personuppgifter med hjälp av förutsägelser baserat på sannolikheter. Dessa förutsägelser kan vara subjektiva och kanske inte är 100 % korrekta.

Teammedlemmars filer

Dropbox skannar ditt teams filer efter personuppgifter om du är medlem i ett Dropbox Business-team där hemligstämpling är aktiverat av en administratör. Processen innebär tilldelning av vissa attribut till filer för att hjälpa administratörer bättre hantera känsliga data i teamkontot. Om teamet upplöses och du fortsätter använda Dropbox kan filer som var del av teamkontot behålla attribut som tilldelades vid hemligstämplingsprocessen.

Var artikeln till hjälp?

Tråkigt att höra.
Berätta hur vi kan bli bättre:

Tack för din feedback!
Berätta för oss hur artikeln hjälpte dig:

Tack för din feedback!