Dropbox Paper:Dropbox Business 团队的管理员设置

Dropbox Business 团队管理员可以为团队管理 Dropbox Paper 的隐私和共享设置。

注意:如果您的团队在使用 Dropbox Paper 2020 版,请按照下面第一个框中的说明操作。如果您的团队在使用旧版 Paper,请按照下面第二个框中的说明操作。

要查看您的团队在使用的版本,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com
  2. 单击创建新文件
  • 如果您未在下拉菜单中看到 Dropbox Paper,说明您使用的是旧版 Paper。
  • 如果您在下拉菜单中看到 Dropbox Paper,说明您使用的是 Dropbox Paper 2020 版

2020 版将在未来几个月内面向所有 Dropbox 客户推出。届时 Dropbox 将会发送电子邮件通知您何时可以获得新版本。

如需了解详情,请参阅面向团队管理员的 Paper 2020 版常见问题解答

Dropbox Paper 2020 版的管理员

本框内容适用于在使用 Dropbox Paper 2020 版的团队的 Dropbox Business 团队管理员。请按照本文顶部的说明确定您在使用的版本。

在 Dropbox Paper 2020 版中,Paper 文档就像是常规 Dropbox 文件,因此 Paper 文档的管理员设置与常规 Dropbox 文件的设置相同。下文介绍如何管理常规 Dropbox 文件的共享和隐私设置,这些设置同样适用于 Paper 文档:

2020 版中的部分 Paper 管理员控件并未更改,其中包括:

2020 版:关闭创建和编辑 Paper 文档的权限

在 2020 版中,您无法像使用旧版本那样为团队完全停用 Paper 文档,但您可以关闭团队成员创建和编辑 Paper 文档的权限。不过,他们依然能够打开和查看现有的 Paper 文档。

要关闭团队创建和编辑 Paper 文档的权限,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 单击文件编辑应用
  5. 选择 Dropbox Paper 旁的创建和编辑仅限查看

附加资源

详细了解 Dropbox Paper 2020 版:

旧版 Dropbox Paper 的管理员

本框内容适用于使用旧版 Dropbox Paper 的 Dropbox Business 团队管理员。请按照本文顶部的说明确定您在使用的版本。

启用或停用 Paper

要为团队启用或停用 Dropbox Paper,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 打开管理员控制台
  3. 打开设置选项卡。
  4. 其他设置下选择 Paper
  5. 启用 Paper 切换至打开或关闭。
  6. 在启用 Paper 之前先同意 Dropbox 条款。
  7. 单击应用更改

注意:默认情况下,所有在 2017 年 8 月 7 日之后创建并使用 Standard 和 Advanced 套餐的 Dropbox Business 团队都会启用 Paper。

导出所有 Paper 文档

停用 Paper 时,您可以将 Paper 文档导出为 Word 或 Markdown 文件。要导出文档,请执行以下操作:

  1. 停用 Paper 后,单击导出 # 个文档
  2. 选择文件格式,然后单击下载
  3. 导出完成后,您会收到一封电子邮件,附件为您所选格式的 Paper 文档。在此电子邮件中,单击下载文档

系统会导出团队成员拥有的所有活动文档,不会导出已删除的文档。

仅限团队的共享

Dropbox Business 团队管理员可以控制团队成员能与哪些人共享 Paper 文档。管理员可以选择允许在团队外部共享,也可以选择仅限在 Dropbox 团队内部共享。要限制在团队内部共享,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 打开管理员控制台
  3. 打开设置选项卡。
  4. 其他设置下选择 Paper
  5. 对外共享 Paper 文档切换至打开或关闭。
  6. 单击应用更改

此设置不具追溯性,仅适用于设置更改后共享的文档。您可以在活动报告中查看已经与团队外部人员共享的文档。

注意:如果将此设置改为关闭,还会阻止团队成员在与他们共享的外部文件夹中创建文档。

默认 Paper 文档隐私

管理员可以为 Paper 文档链接选择默认的隐私设置。要切换默认的 Paper 文档隐私,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com
  2. 打开管理员控制台
  3. 打开设置选项卡。
  4. 其他设置下选择 Paper
  5. 默认共享设置旁边,选择知道链接的任何人知道链接的成员停用外部共享
    • 知道链接的任何人允许知道链接的任何人(无论他们是否为团队成员)打开文档
    • 知道链接的成员仅允许知道链接的团队成员打开文档。非团队成员即使知道链接也无法打开文档
    • 停用外部共享会阻止团队成员与非团队成员共享文档

永久删除控制

默认情况下,创建者可以在文档或文件夹存档后将其永久删除。

Dropbox Business 团队的团队管理员可以限制仅允许团队管理员永久删除 Paper 文档。要防止永久删除,团队管理员可以将团队删除设置设为关闭

注意:如果“删除”为关闭状态,团队管理员将能通过以用户身份登录来永久删除文件。下文介绍如何以用户身份登录。

注意:此设置适用于 Dropbox 文件和 Paper 文档。

以用户身份登录

Dropbox Business 团队的团队管理员可以用团队成员的身份登录。在使用“登录身份”功能时,管理员可以:

  • 查看 Paper 文档和文件夹
  • 与其他用户共享文档和文件夹
  • 移动 Paper 文档和文件夹
  • 恢复存档的 Paper 文档
  • 存档和永久删除 Paper 文档

管理员无法创建、编辑或评论文档。

要以团队成员身份登录并访问其 Paper 帐户,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 打开管理员控制台
  3. 打开“成员”页面。
  4. 在您要以其身份登录的团队成员的名称旁边单击齿轮图标。
  5. 单击以用户身份登录
  6. 单击登录以确认您要以所选用户的身份登录。
  7. 单击 Paper 选项卡。
  8. 完成操作后,单击注销

注意:管理员执行的所有操作都会记录在活动日志中。

查看 Paper 文档中的团队活动

活动页面会显示团队最近的活动摘要。管理员可以在“活动”页面上选择一种 Paper 活动类型或下载完整的活动报告。

系统会针对下列各项记录 Paper 事件:

  • 文档创建和编辑
  • 文档评论和评论的解决
  • 与团队成员和非团队成员的文档共享
  • 文档存档和永久文档删除
  • 来自团队成员和非团队成员的文档访问请求
  • 团队成员和非团队成员查看的文档
  • 共享政策变动

了解如何查看团队的活动。

Dropbox Business 团队在 Paper 安全性方面受到的限制

Dropbox Business 团队的某些安全选项尚不适用于 Dropbox Paper。请继续阅读,了解哪些选项不适用于使用 Dropbox Paper 的团队。

不适用于 Dropbox Paper 的标准与法规

Dropbox Paper 不在这些标准和法规的覆盖范围内:

  • Germany BSI C5

详细了解 Dropbox 遵循这些标准的情况。

Paper 移动应用尚未包含设备批准功能

设备批准是一项安全和访问功能,专为使用 Advanced 和 Enterprise 套餐的 Dropbox Business 团队设计。通过设备批准,管理员可以管理团队成员用于访问其 Dropbox Business 帐户的设备。Dropbox Paper 移动应用不包括在设备批准范围内。

Paper 移动应用尚未包含企业移动管理功能

企业移动管理功能 (EMM) 可帮助使用 Enterprise 套餐的 Dropbox Business 团队在公司应用、网络和设备上管理移动设备使用情况。Dropbox Paper 移动应用无法通过 EMM 进行管理。

Paper 尚未包含网络控制功能

网络控制是面向使用 Enterprise 套餐的 Dropbox Business 团队推出的安全和访问功能。通过此功能,IT 管理员能够控制允许在公司网络上使用哪些 Dropbox 帐户。Dropbox Paper 目前无法通过网络控制功能进行管理。

通过 Paper 移动应用远程取消关联团队成员帐户

团队管理员可以远程从 Paper 团队成员帐户中取消关联团队成员的设备,使他们无法继续访问团队文件。

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击成员
  4. 单击您要取消关联其设备的团队成员的名称。
  5. Paper 移动设备下,单击以从 Paper 取消关联所有移动设备。
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