如何以 Dropbox Business 团队管理员的身份开始使用

恭喜您选择 Dropbox Business!本指南将向您详细介绍设置帐户的八个简单步骤。转换到 Dropbox Business 能帮助您的团队保持同步,确保成员数据的安全,并让他们专注于完成最重要的工作。

作为管理员,您可以轻松添加或删除团队成员、监控共享活动以及保护公司数据。为了让您的团队尽可能快速、成功地进行协作,我们建议您在前 30 天内完成这些步骤。

还有其他人可以帮助您建立团队吗?了解如何添加或更改管理员。

开始前的注意事项

1. 为团队提供协作的空间

凭借组织良好的团队空间,您的团队可以立即开始充分利用 Dropbox Business。您的团队有一个共享工作区,其功能类似于共享驱动器。您可以仅为特定人员或为整个团队创建文件夹。默认设置会为所有人提供访问权限,但您可以在每个文件夹中更改设置。此外,您还将拥有自己的文件夹,供您存放个人文件。

在团队空间中共享文件夹,在成员空间中保存个人资料。
在团队空间中共享文件夹,在成员空间中保存个人资料。

要开始使用您的团队空间,请执行以下操作:

  • 创建初始文件夹结构(您可以随时更新并进行添加)。根据组织架构创建明确的文件夹结构,使团队空间发挥最佳效果。您可以首先为每个子团队添加文件夹,例如“会计”、“销售”和“营销”。
  • 添加一些工作文件。通过添加一些文档、PDF 或电子表格来让团队开始使用。鼓励团队领导在您停下的地方继续工作。
  • 同时,您可以考虑根据组织内的子团队或部门将用户划分到各个群组

有勾号的投票箱 配置团队空间

2. 与团队沟通

及时向每个人通报最新动态,对于成功部署至关重要。为让您尽可能轻松地添加团队成员,我们创建了一些电子邮件模板,并在其中添加了最重要的注意事项。请在此浏览模板邮件列表,或者自行创建。

有勾号的投票箱 查看模板

灯泡 您知道吗?

如果有团队成员使用其工作电子邮件地址创建了单独的 Dropbox 帐户,他们可以将该帐户迁移到您的 Dropbox Business 团队

3. 向团队添加成员

根据贵公司的规模,您可以考虑选择让一些试点用户来测试 Dropbox 工具,然后再推广到整个团队。如果您的员工少于 50 人,那么每个人都可以立即开始使用。

邀请用户加入团队的方法有两种:

有勾号的投票箱 通过管理员控制台输入电子邮件地址(操作简单,推荐大部分团队使用)

有勾号的投票箱 使用 Active Directory 连接器身份管理合作伙伴(不太常见,但对于已有大量集成的公司非常有用)

4. 通过桌面应用,更轻松地使用 Dropbox

安装应用之后,Dropbox 的工作方式与您电脑上的任何其他文件夹一样。拖放(或右键单击)文件即可将其移至 Dropbox 文件夹中。文件会自动上传到 Dropbox,并且您可以使用桌面和移动应用或访问 Dropbox 网站查看文件,不受时间和地点限制。

有勾号的投票箱 下载并安装适用于 Mac、Windows 或 Linux 的应用

灯泡 您知道吗?

Dropbox Business 团队成员可以“配对”个人帐户和工作帐户,这意味着他们可以从同一设备访问这两个帐户。

您可以帮助团队成员关联或取消关联其个人帐户

5. 使用智能同步节省硬盘空间

智能同步是 Dropbox 的一项功能,可让您的团队直接从桌面查看和访问 Dropbox 中的所有文件和文件夹,但几乎不占用硬盘空间。这是在不改变团队工作流程的情况下回收大量空间的理想选择。您可以在下方选择是将新文件自动下载到团队的电脑上,还是一开始就设为仅供在线访问。

有勾号的投票箱 查看智能同步设置

6. 使用额外的安全设置保护团队

Dropbox 默认会遵循一些接受度最广的加密和安全标准,但我们强烈建议您采取这些额外步骤,确保您的团队和数据尽可能安全无忧。

有勾号的投票箱 为整个团队启用两步验证 (2FA)

有勾号的投票箱 设置团队范围的共享权限

有勾号的投票箱 启用单点登录(仅限 Advanced 团队)

灯泡 您知道吗?

您可以使用 Dropbox Business 将公司的数据从服务器迁移到 Dropbox

7. 将 Dropbox 关联至最爱的生产力应用

将 Dropbox 关联至您熟悉和喜爱的应用,让您专心处理最重要的工作。无论您使用的是 Google、Microsoft、Adobe、Slack、Salesforce 还是 Atlassian,都可能会找到我们为您提供的集成功能,使您的团队不必在工具之间切换和复制工作资料。请查看完整合作伙伴列表,并在开始使用时尝试关联至少一个第三方应用。

有勾号的投票箱 关联第三方应用

8. 详细了解 Dropbox

除了同步文件和文件夹以外,Dropbox 还有其他许多功能。本指南旨在帮助您完成最重要的入门步骤,您和您的团队可以通过下面这些自助培训课程了解更多信息:

有勾号的投票箱自行参加培训,或查看其他快速入门指南

有勾号的投票箱 邀请您的团队参加培训

就这么简单!完成这些步骤后便大功告成,您随时都可以与团队使用 Dropbox。如果您想查看其他资源,请访问以下链接:

有勾号的投票箱 在帮助中心详细了解 Dropbox

有勾号的投票箱 联系 Dropbox 支持

有勾号的投票箱 检查 Dropbox 是否正常

 

没用过 Dropbox?

无论您是 Dropbox 的新用户还是只需要回顾一下,您都可以通过我们的自助学习讲师指导的虚拟培训课程,了解如何最充分地利用 Dropbox 帐户。

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