如何开始使用 Dropbox Business 桌面应用

是的,您可以在 Dropbox 上安全存放公司最重要的资料。但对于包括您在内的每个团队成员来说,Dropbox 也是节省时间的利器。Dropbox 所提供的功能可减少杂乱和繁忙的任务,让工作更轻松。

Dropbox 桌面应用便是其中一项最重要的功能。

桌面应用可在 Windows、Mac 或 Linux 电脑上运行(与手机上运行的移动应用非常类似)。这款应用还有很多精彩的功能,比如在硬盘上安装 Dropbox 文件夹。此文件夹与电脑上的其他文件夹一样运作,但有两个重要区别:

  • 存储在 Dropbox 文件夹中的文件会备份到 Dropbox
  • 这些文件会自动出现在您关联到 Dropbox 帐户的任何电脑、手机或平板电脑上

准备开始了吗?

1 创建 Dropbox Business 帐户

您应该已收到邀请您加入 Dropbox Business 团队的电子邮件。首先,请单击此电子邮件中的链接并按照提示进行操作。如果您没有收到电子邮件,或需要重新发送电子邮件,请向您的 IT 部门或 Dropbox Business 管理员寻求帮助。

专家提示:同步

使用 Dropbox 时,您会经常看到“同步”这个词。同步意味着您在已登录 Dropbox 帐户的任何设备上都可以看到相同版本的文件。拖入 Dropbox 文件夹的文件会自动同步到在线 Dropbox。对此文件夹中文件的更改或编辑也将同步到 Dropbox。

2. 打开 Dropbox 桌面应用

您已创建帐户,下一步是开启(或“启动”)Dropbox 桌面应用。在某些情况下,您的电脑上可能已安装此应用。如果没有,您需要下载并进行安装。

如已安装桌面应用

如果电脑上已安装桌面应用,您可以在电脑上的应用列表中看到,它也会在电脑桌面屏幕上以图标的形式显示。如果您通过其中任何一种形式看到该应用,请双击以启动,然后继续执行本指南中的第 3 步。

如未安装桌面应用

如果您的电脑上尚未安装桌面应用,则需要进行下载。有三种下载方法:

下载应用后,您可以在电脑上的应用列表中或直接在桌面屏幕上看到。双击以启动,然后继续执行本指南中的第 3 步。

专家提示:自动操作

桌面应用会在后台运行,并自动保持文件同步(前提是电脑处于联网状态)。这意味着您无需手动上传或下载文件。

3. 登录您的帐户

下载应用后,您会在硬盘上看到 Dropbox 文件夹(可在开始菜单、Finder 视图或其他文件查看器中找到)。您还应该会在系统托盘或菜单栏中看到 Dropbox 图标。单击应用即可启动;系统将提示您登录。

请务必使用您用于加入 Dropbox Business 团队的电子邮件地址和密码登录。登录后,您可以将电脑直接关联到 Dropbox 帐户。如果可以登录,请继续执行本指南中的第 4 步。

  • 提示:系统还可能会提示您输入两步验证代码。如果您不确定下一步该怎么做,请联系您的 IT 团队或 Dropbox Business 管理员。

专家提示:快速安装

如果您已经在使用 Dropbox,可以使用手机上的二维码读取器完成桌面设置。

如果没有看到密码框该怎么办

如果您看不到密码输入框,可能是因为您的团队管理员启用了单点登录 (SSO)。如果是这种情况,请按照以下步骤访问 Dropbox。您将需要用于登录公司网络或其他公司工具(如 Active Directory)的那个用户名和密码。

  1. 打开 Dropbox 桌面应用。
  2. 选择我已经拥有 Dropbox 帐户,并单击继续
  3. 输入您的电子邮件地址,但将密码字段留空。
  4. 单击继续
  5. 单击获取关联代码
  6. 如果您尚未登录到贵公司的 SSO 页面,系统将会打开浏览器并提示您登录。请输入您的电子邮件地址、工作密码(非 Dropbox 密码)以及贵公司要求的其他信息。
  7. 您将会看到一个显示有特殊代码的 Dropbox 页面。单击复制关联代码
  8. 返回 Dropbox 应用并单击粘贴
  9. 单击继续,然后按照提示完成 Dropbox 帐户的关联。

4. 向您的 Dropbox 文件夹添加文件

当您在电脑上登录 Dropbox 时,可能会在帐户中看到一些文件夹。它们会带有不同的图标,以帮助您了解文件夹的内容。您可以像使用硬盘上的任何其他文件夹那样使用这些文件夹。

您可能会看到四种不同的文件夹:

显示有建筑物图标的蓝色文件夹

 

团队文件夹(或团队空间里的文件夹)。这些文件夹与您的 Dropbox Business 团队的全部或部分成员共享,并由您的管理员管理。他们也可以共享给团队外部的人员。

显示有单人图标的紫色文件夹

 

个人文件夹(或团队成员文件夹)。默认情况下,您的团队成员文件夹不会与其他任何人共享。但是如果需要,您可以共享此类文件夹。

蓝色文件夹

 

常规文件夹。常规文件夹的运作方式与电脑上的其他文件夹类似:可为您组织文件提供好方法,但不与任何人共享。

 

显示有两个人的蓝色文件夹

 

共享文件夹。您可以随时将常规文件夹转换为共享文件夹。共享文件夹的成员(您与之共享文件夹的人)可以查看、评论和编辑该文件夹中的文件。

  • 注意:团队文件夹中的共享文件夹带有建筑物图标。

注意:这些文件夹图标的外观取决于您查看时所处的位置。以上为在 Dropbox 网站 (dropbox.com) 上显示的图标。

将文件添加到这些文件夹的方法有两种:

  • 从电脑上的其他位置(或从 Dropbox 中的其他文件夹)拖放
  • 打开文件,单击“另存为”,然后将 Dropbox 作为保存位置

5. 将您的帐户与移动设备相关联

Dropbox 文件夹中的文件可在您已关联到 Dropbox 帐户的任何电脑、手机或平板电脑上使用。如果您已在手机或平板电脑上安装 Dropbox 应用,只需使用您的工作帐户登录即可。如果您的其他设备尚未安装应用,可以通过以下链接下载:

专家提示:多设备访问

同步会在您已关联到帐户的任何设备之间进行。只需使用相同的用户名和密码在电脑、手机或平板电脑上登录 Dropbox,您就会看到相同的文件。

如果您是第一次使用移动应用,请启动应用并使用您工作帐户的用户名和密码登录。如果您已经是 Dropbox 用户,请按以下步骤操作:

  1. 打开 Dropbox 应用。
  2. 点按我已经是 Dropbox 用户
  3. 输入您的电子邮件地址,但不要填写密码字段。然后点按登录 Dropbox
  4. 如果您已登录贵公司的设备管理页面,该应用应该会自动启动。如果您尚未登录,系统会打开一个浏览器窗口并提示您继续。请输入您的电子邮件地址、工作密码(非 Dropbox 密码)以及所需的其他信息。
  5. 如果贵公司使用 SSO,则系统会在浏览器中打开一个新页面,请求批准应用使用 SSO。请点按允许
  6. 按照应用设置流程中的其余步骤完成操作。

6. 关联到您的个人 Dropbox 帐户

Dropbox Business 团队管理员可能允许您在工作电脑上关联个人 Dropbox 帐户。这意味着您可以在同一设备上访问个人文件和工作文件。

  • 提示:如果管理员不允许,您可以随时在 Dropbox 网站 (dropbox.com) 上访问工作帐户和个人帐户。

关联个人帐户和工作帐户后,您会在硬盘上或移动应用中看到两个单独的 Dropbox 文件夹。您的工作帐户将显示为 Dropbox(公司名称),而个人帐户显示为 Dropbox(个人)

专家提示:离线访问

即使在离线状态下,您也能在电脑上访问 Dropbox 文件夹中的文件。因为这些文件的副本也存储在您的硬盘上。如果您在离线时编辑文件,Dropbox 会在下次您上线时同步这些更改。

7. 开始使用 Dropbox

好的。您已完成 Dropbox 的安装,在所有设备上登录,并且已添加最重要的文件。您已经准备好开始使用 Dropbox,可以尽情释放创意能量了。

有任何其他需要?您可以向 Dropbox Business 团队的管理员寻求支持,他们也是您交流想法或问题的最佳对象。

查找 Dropbox Business 团队的管理员。

 

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