如何在 Dropbox DocSend 上使用 AI 整理功能

AI 整理是一项内置的智能助手功能，可以绘制文件夹树并对文件进行分类，帮助您保持存储空间井然有序、便于搜索并随时可供共享。

了解如何管理和自定义您的存储空间（数据室）。

AI 整理的具体功能

文件夹树生成器

文件夹树生成器会根据您要创建的数据室类型来生成推荐的文件夹结构。生成文件夹树后，您可以先预览，然后再确认更改。在当前版本下，如果需要，您可以直接在原位置进行编辑，例如重命名文件夹。

排序和分类

排序和分类功能利用 AI 来检查文件名和元数据，然后为每个文件提供放置位置的建议。它会自动为相关的文档（例如财务文件、法律材料和人力资源文件）分组。您可以查看并确认整理建议，然后再应用更改。对于每个文件，您都可以看到它是从哪里移动过来的，以便轻松跟踪更新情况。未知或无法识别的文件会单独处理，因此您不会丢失任何东西。

所有已应用的更改都会记录在审核日志中，您可以在进行审核或排除故障时参考。

如何使用 AI 整理功能

使用 AI 整理指令在空的存储空间中创建文件夹结构

1. 登录 docsend.com。
2. 点击存储空间。
3. 点击创建存储空间。
4. 在您要构建什么？下方的文本框中输入指令，描述您要创建的数据室。
   • 注意：请确保您的描述详细无遗，列出所需的功能。
5. 点击 （发送）以发送指令。
6. 如需更改，请直接编辑文件夹结构或使用对话式指令。
7. 点击添加到存储空间以完成操作。

如何使用 AI 整理功能在现有存储空间中创建文件夹结构。

1. 登录到 docSend.com。
2. 点击要整理的存储空间。
3. 点击整理。
4. 选择使用 AI 整理。
5. 选择让 AI 编辑和创建文件夹。

6. 如需更改，请直接编辑文件夹结构或使用对话式指令。

• 注意：点击放弃更改，可让 AI 重新生成文件结构建议，以查看更多选项。

7. 点击应用以保留更改。

如何使用 AI 整理功能来整理现有文件夹。

1. 登录 docsend.com。
2. 点击要整理的存储空间。
3. 单击整理。
4. 选择使用 AI 整理。
5. 选择使用现有文件夹。

AI 整理功能将把您的文件整理到存储空间中已存在的文件夹中。

编辑文件夹结构建议

在 AI 整理功能生成文件夹结构后，您可以查看并自定义结构，然后再确认更改。

您可以通过多种方式来调整文件夹结构：

• 直接编辑文件夹，重命名、添加、删除或重新整理文件夹和子文件夹。
• 添加新文件夹以扩展结构。
• 收起或展开文件夹，以查看结构的不同层级。
• 使用对话式指令要求进行特定更改。
• 重新生成建议，方法是点击放弃更改并生成新结构。

您还可以提供更多背景信息来改进生成结果，例如：

• 描述存储空间的用途。
• 说明类似存储空间的整理方式。
• 使用模板或从 CSV 文件导入文件夹结构。

您可以查看所有更改内容，然后再将其应用于存储空间。

对话式指令

如需使用对话式指令要求 AI 整理功能编辑文件夹结构：

1. 登录 docsend.com。
2. 点击存储空间。
3. 点击创建存储空间。
4. 在您要构建什么？下方的文本框中输入指令，描述您要创建的数据室。
5. 生成文件夹后，在需要更改吗？下方的文本框中输入指令，描述您编辑的内容。
6. 撤销或保存您所做的任何更改：
   • 点击撤销，还原为旧版本。
   • 点击应用以保存更改。

AI 整理功能不会执行的操作

AI 整理功能可帮助您在数据室中建立结构和秩序，但绝不会在未经您批准的情况下进行更改。

为了确保您的内容安全无虞，工作流程可预测，该功能不会执行以下几项操作：

• 它不会自动应用更改，您始终可以查看并确认更改内容。
• 它不会从您的帐户中删除或移除文件。
• 如果您在设置中关闭了 AI 功能，则该功能不会显示。