如何监控 Dropbox 团队共享活动
特定类型的管理员可以跟踪某些数据在组织内部和外部的共享方式。
了解如何设置整个团队的链接限制。
查看共享活动
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击左侧边栏中的管理员控制台。
- 在活动页面上，共享事件会与其他类型的事件一起显示。要过滤出共享事件，请从下拉菜单中选择共享。
活动页面会显示团队最近活动的摘要，但不会显示团队的所有操作。您可以单击活动选项卡上的创建报告以生成特定期限内的活动报告。
注意：活动报告只会显示团队文件夹或团队共享工作区中的活动。
您还可以单击左侧边栏中的成员，然后单击列表中的成员姓名，查看具体团队成员最近的共享活动。
查看和管理外部共享
您可以查看与团队外部人员共享的文件、文件夹和共享链接，及其共享方式详情，包括：
- 共享项目 — 类型、大小和路径
- 安全 — 访问级别，以及它们是否受密码或到期日保护
- 共享 — 谁共享了内容、何时共享、与谁共享
- 活动 — 内容是否已被查看或编辑
您可以通过下载报告或查看外部共享页面来查看这些信息。您还可以通过外部共享专页来管理这些文件和文件夹的访问权限。
Dropbox 正在更新共享链接架构，更新后，链接将基于内容，而非用户。这将影响链接的创建和共享方式。新链接的 URL 中将包含“rlkey”参数。对于这些链接，上述行为的执行方式将有所不同：
- 链接的共享操作可能与内容所有者或生成链接的用户有关。
注意：专页和报告均：
- 仅包括直接共享的文件和文件夹
- 例如，如果共享一个文件夹，则该文件夹将包括在内，但其中的文件将不会包括在内
- 包括团队成员为其创建共享链接的文件和文件夹
- 仅适用于外部共享次数少于 500 万的团队
- 不含 Dropbox Paper 文档
如何下载外部共享报告
您可以单击创建报告，从外部共享页面和团队动态面板中创建外部共享报告。该报告包含团队的所有外部共享数据，并且无法筛选。
您可以在管理员控制台中访问外部共享专页，以查看、筛选和管理外部共享的文件和文件夹。
注意：Dropbox 会尽可能及时更新此页面，因此报告将包括最新信息。
要打开外部共享页面，请执行以下操作：
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击左侧边栏中的管理员控制台。
- 单击左侧边栏中的安全。
- 单击外部共享。
您可以通过文件名称、共享时间、共享者和文件类型等详细信息来搜索和筛选外部共享文件。
要从外部共享页面管理外部共享文件或文件夹，请执行以下操作：
- 按照上述步骤打开外部共享页面。
- 将光标悬停在您要管理的文件或文件夹的名称上。
- 单击“…”（省略号）。
- 单击管理访问权限。
如果文件或文件夹位于团队文件夹中，则显示共享窗口。如果文件或文件夹没有位于团队文件夹中，则显示以团队成员身份登录。在这两种情况下，打开文件或文件夹的共享窗口后，您可以像管理 Dropbox 中任何共享文件或文件夹一样，管理其访问权限。
共享活动常见问题解答
如果有未知人士加入共享文件夹，该怎么办？
如果有未知人士加入共享文件夹，管理员将能发现这种情况，还能在活动选项卡上查看谁发送了相关的邀请。
系统会记录哪些类型的事件？
在有人执行以下操作时，系统会记录共享文件夹事件：
- 创建共享文件夹
- 邀请别人加入文件夹
- 加入文件夹
- 从文件夹中删除成员
- 更改文件夹中其他成员的身份
- 将文件夹的所有权转给其他人
- 取消共享文件夹
- 更改文件夹中的共享权限
- 在管理员控制台中更改通用的共享文件夹共享权限
- 在工作 Dropbox 和个人 Dropbox 之间移动共享文件夹，特别是当文件夹一级的设置和团队一级的设置都允许在团队以外进行共享的情况下
在有人对文件执行以下操作时，系统会记录共享文件事件：
- 添加
- 下载
- 编辑
- 预览
- 删除
- 永久删除
- 恢复（撤销文件删除，或者将文件移回最初的位置）
- 还原（将文件还原为进行了一系列编辑之前的旧版本）
- 重命名
- 移动（将文件从一个文件夹移至另一个文件夹）
- 复制
- 回滚（当某人的帐户被回滚到过去的某个时间点时受到回滚影响的文件）
出现以下情况时，系统会记录共享链接事件：
- 团队成员创建或共享链接
- 非团队成员创建或共享链接，而该链接来自团队成员所有的共享文件夹
- 有人通过第三方应用共享或创建链接
- 团队成员删除链接
- 团队成员更改链接的可见性
- 团队成员为链接设置密码或到期日
- 管理员在管理员控制台中更改通用的共享链接共享权限
- 有人通过团队所属内容的链接打开或保存文件
出现以下情况时，系统会记录文件请求事件：
- 团队成员创建文件请求
- 团队成员收到应文件请求上传的文件
出现以下情况时，系统会记录 Paper 共享事件：
- 与团队成员共享 Paper 文档或文件夹，或者取消与他们的共享
- 与非团队成员共享属于团队的 Paper 文档或文件夹，或者取消与他们的共享
- 有团队成员查看了 Paper 文档
- 非团队成员查看 Paper 文档
- 有人在 Paper 文档中提及某位团队成员
- 有人在属于团队的 Paper 文档中提及团队外的某人
- Paper 文档的默认共享设置改变
- Paper 文档成员的权限改变
- 团队成员或非团队成员请求 Paper 文档访问权限
记录发送和跟踪活动*，条件如下：
- 文件已添加到“发送和跟踪”
- 已在“发送和跟踪”中创建链接
- 已在“发送和跟踪”中删除链接
- 已在“发送和跟踪”中重命名链接
- 已在“发送和跟踪”中打开共享链接
- 已在“发送和跟踪”中编辑链接
- 已从“发送和跟踪”中移除文件和链接
- 已从“发送和跟踪”中重命名文件和链接
*这些事件仅适用于使用 Dropbox Business 或 Dropbox Business Plus 套餐的客户。
记录签名页面活动†，条件如下：
- 签字请求已发送
- 签字请求已打开
- 签字请求已完成
- 签字请求提醒已发送
- 签字请求已取消
- 签字请求被拒绝
†这些事件仅适用于使用付费 Dropbox Sign 套餐或者 Dropbox Standard、Advanced、Business 或 Business Plus 套餐的客户。
打开链接或向 Dropbox 帐户中添加文件的操作只会记录在完整活动报告中。
不管是团队成员还是非团队成员打开链接或将其添加到自己的 Dropbox，系统都会记录一次事件。
共享审核日志不会在成员退出或添加共享文件夹时对他们进行跟踪，因为他们仍然可以访问文件夹，且随时可以添加该文件夹。
如何在团队动态面板中查看共享活动？
如果您要概览一段时间内团队的共享活动，请查看团队动态面板。您可以在面板中查看总体使用统计信息，例如创建的共享链接数量和活动共享文件夹数量。
