如何监控 Dropbox 团队共享活动
本文中的信息适用于 Dropbox Standard、Business、Advanced、Business Plus 和 Enterprise 的某几类管理员。
注意：活动报告只会显示团队文件夹或团队共享工作区中的活动。
要查看特定团队成员近期的共享活动，请点击左侧边栏中的成员，然后在列表中点击该成员的姓名。
查看和管理外部共享
您可以看到与团队外部人员共享的文件、文件夹和共享链接，并查看其共享方式。这包括：
- 共享的项目：类型、大小和路径
- 安全：权限级别，以及是否受密码或是否会过期
- 共享记录：共享内容的人员、时间和对象
- 活动：内容是否被查看或编辑
如果外部共享少于 500 万次，团队可以下载报告，或前往管理员控制台的安全页面“外部共享”选项卡，查看共享记录。
要查看共享记录，您可以下载报告，或前往管理员控制台的安全板块“外部共享”选项卡：
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击左侧边栏中的管理员控制台。
- 在产品下，点击 Dropbox 旁边的下拉菜单。
- 单击安全。
您还可以通过外部共享选项卡管理对这些文件和文件夹的访问权限。
报告和“外部共享”选项卡中仅包含直接共享的文件和文件夹。例如，如果共享的是文件夹，则报告和选项卡中会显示该文件夹，但其中的内容不会显示。这包括团队成员创建共享链接的文件或文件夹。
注意：
- Dropbox 正在更新其共享链接架构，这将影响链接的创建和共享方式。新链接基于内容而非用户，URL 中带有 "rlkey" 参数即表示为新链接。
- 如果您使用链接与外部方共享文件和文件夹，对方将能够与其他人共享相同的链接，但不能自行为该内容创建链接。每个文件或文件夹都有一个编辑链接和一个仅限查看链接。
- 外部共享报告和页面中不包含 Dropbox Paper 文档。
如何下载外部共享报告
您可以通过安全页面上的外部共享选项卡创建外部共享报告。报告包含团队的所有外部共享数据，无法进行筛选。
您可以访问管理员控制台中的专用外部共享页面，在其中查看、筛选和管理用于外部共享的文件和文件夹。您可以使用文件名、文件类型、共享日期和共享者等详细信息进行筛选。
注意：Dropbox 会尽可能及时更新此页面，因此报告将包括最新信息。
如需创建外部共享报告：
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击左侧边栏中的管理员控制台。
- 在产品下，点击 Dropbox 旁边的下拉菜单。
- 单击安全。
- 点击外部共享选项卡。
- 单击创建报告。
- 在要生成的报告类型旁边选中复选框：
- 所有共享链接，以及通过电子邮件共享的所有内容
- 3 个月前创建且无到期日的链接的唯一视图
- 无密码的链接的唯一视图
- 单击生成。
外部共享报告准备就绪后，您将收到电子邮件通知。您的外部共享报告将以 CSV 格式存储在 Dropbox 中。
外部共享报告中包含的数据类型
外部共享报告可包括以下数据：
- 项目类型：共享内容的类型。
- 名称：共享内容的名称。
- 共享者：共享内容的用户的名字。
- 上次共享日期：共享内容的原始日期。只要链接仍然面向外部且用于共享的链接不变，或者收件人仍拥有直接共享内容的访问权限，则后续再次共享内容不会改变此栏中的日期。
- 链接对应的是创建日期，而不是上次共享日期。
- 直接共享对应的是共享时间，而不是上次共享日期。
- 共享对象：接收内容的用户的名字。
- 权限：授予的权限级别（例如，“编辑”或“仅限查看”）。
- 收件人域名：收件人的电子邮件地址域名。
- 最后活动：与共享内容相关的最近活动。记录的活动是对内容本身的更改，不记录链接活动。
- 备注：仅显示文件的最近活动。
- 活动日期：最后活动中记录的最近活动日期。
- 路径：项目在共享硬盘或系统中的位置。
- 文件夹类型：适用的文件夹类型（如成员文件夹）。
- 项目数：共享文件夹或文件的项目数。
- 扩展名：共享项目的文件扩展名（例如 .doc、.paper、.pdf）。
- 大小：共享项目的数据大小。
- 共享方式：项目的共享方式（例如，链接或直接共享）。
- 访问者：访问共享项目的人员的电子邮件地址。仅适用于直接共享或通过链接共享的文件。
- 有效期：共享链接或访问权限的到期日。仅适用于链接。
- 密码：说明访问共享项目是否需要密码。
- 下载设置：说明共享项目是否允许下载。仅适用于链接。
如何管理外部共享内容
如需从外部共享页面管理外部共享文件或文件夹：
- 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
- 单击左侧边栏中的管理员控制台。
- 在产品下，点击 Dropbox 旁边的下拉菜单。
- 单击安全。
- 点击外部共享选项卡。
- 将鼠标悬停在要管理的文件或文件夹上。
- 点击 ☑（更多选项）。
- 单击管理访问权限。
如果文件或文件夹位于团队文件夹中，您将看到共享窗口。如果文件或文件夹不在团队文件夹中，您将看到以团队成员身份登录的选项。打开文件或文件夹的共享窗口后，您可以像管理其他共享文件或文件夹一样管理其访问权限。
共享活动常见问题解答
如果有未知人士加入共享文件夹，该怎么办？
如果陌生人加入了共享文件夹，管理员可以在管理员控制台的活动板块部分看到此活动，并查看是谁发送了邀请。
系统会记录哪些类型的事件？
在有人执行以下操作时，系统会记录共享文件夹事件：
- 创建共享文件夹
- 邀请别人加入文件夹
- 加入文件夹
- 从文件夹中删除成员
- 更改文件夹中其他成员的身份
- 将文件夹的所有权转给其他人
- 取消共享文件夹
- 更改文件夹中的共享权限
- 在管理员控制台中更改通用的共享文件夹共享权限
- 在工作 Dropbox 和个人 Dropbox 之间移动共享文件夹，特别是当文件夹一级的设置和团队一级的设置都允许在团队以外进行共享的情况下
在有人对文件执行以下操作时，系统会记录共享文件事件：
- 添加
- 下载
- 编辑
- 预览
- 删除
- 永久删除
- 恢复（撤销文件删除，或者将文件移回最初的位置）
- 还原（将文件还原为进行了一系列编辑之前的旧版本）
- 重命名
- 移动（将文件从一个文件夹移至另一个文件夹）
- 复制
- 回滚（当某人的帐户被回滚到过去的某个时间点时受到回滚影响的文件）
出现以下情况时，系统会记录共享链接事件：
- 团队成员创建或共享链接
- 非团队成员创建或共享链接，而该链接来自团队成员所有的共享文件夹
- 有人通过第三方应用共享或创建链接
- 团队成员删除链接
- 团队成员更改链接的可见性
- 团队成员为链接设置密码或到期日
- 管理员在管理员控制台中更改通用的共享链接共享权限
- 有人通过团队所属内容的链接打开或保存文件
出现以下情况时，系统会记录文件请求事件：
- 团队成员创建文件请求
- 团队成员收到应文件请求上传的文件
出现以下情况时，系统会记录 Paper 共享事件：
- 与团队成员共享 Paper 文档或文件夹，或者取消与他们的共享
- 与非团队成员共享属于团队的 Paper 文档或文件夹，或者取消与他们的共享
- 有团队成员查看了 Paper 文档
- 非团队成员查看 Paper 文档
- 有人在 Paper 文档中提及某位团队成员
- 有人在属于团队的 Paper 文档中提及团队外的某人
- Paper 文档的默认共享设置改变
- Paper 文档成员的权限改变
- 团队成员或非团队成员请求 Paper 文档访问权限
记录发送和跟踪活动*，条件如下：
- 文件已添加到“发送和跟踪”
- 已在“发送和跟踪”中创建链接
- 已在“发送和跟踪”中删除链接
- 已在“发送和跟踪”中重命名链接
- 已在“发送和跟踪”中打开共享链接
- 已在“发送和跟踪”中编辑链接
- 已从“发送和跟踪”中移除文件和链接
- 已从“发送和跟踪”中重命名文件和链接
*这些事件仅适用于使用 Dropbox Business 或 Dropbox Business Plus 套餐的客户。
记录签名页面活动†，条件如下：
- 签字请求已发送
- 签字请求已打开
- 签字请求已完成
- 签字请求提醒已发送
- 签字请求已取消
- 签字请求被拒绝
†这些事件仅适用于使用付费 Dropbox Sign 套餐或者 Dropbox Standard、Advanced、Business 或 Business Plus 套餐的客户。
打开链接或向 Dropbox 帐户中添加文件的操作只会记录在完整活动报告中。
不管是团队成员还是非团队成员打开链接或将其添加到自己的 Dropbox，系统都会记录一次事件。
共享审核日志不会在成员退出或添加共享文件夹时对他们进行跟踪，因为他们仍然可以访问文件夹，且随时可以添加该文件夹。
如何在团队动态面板中查看共享活动？
如果您要概览一段时间内团队的共享活动，请查看团队动态面板。您可以在面板中查看总体使用统计信息，例如创建的共享链接数量和活动共享文件夹数量。
为什么外部共享报告中的某些字段为空？
共享者字段为空
在下列情况下，这些字段可以为空：
- 关联的 Dropbox 帐户已禁用。
- 共享的文件是 Dropbox Paper、Google Doc 或 Microsoft 365 文件。
共享者字段为空
如果已创建共享链接但没有与特定电子邮箱共享，则此字段可以为空。
注意：通过共享链接共享文件时，此字段为空。
访问者字段为空
如果没有人使用通过电子邮件共享的直接链接访问文件，则此字段留空。
活动日期字段为空
如果访问者字段为空，则活动日期字段也留空，原因是没有访问活动记录。
路径字段为空
如果路径字段为空，则表示数据存储在根文件夹中，无子文件夹路径。
社区答案
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发布者: dottzilla 1 天前
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发布者: Nick H.23 1 天前
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发布者: smeg246 1 天前
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