如何监控 Dropbox 团队共享活动

某些类型的管理员可以跟踪某些数据在组织内部和外部的共享情况。监控共享活动可以让管理员更好地了解内容的访问方式，有助于保护敏感信息并确保数据得到适当的共享。

本文介绍了如何在管理员控制台中监控共享活动、生成外部共享报告以及管理外部共享内容。

了解如何设置整个团队的链接限制。

查看共享活动

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 单击左侧边栏中的活动 。

活动页面会显示团队近期活动的摘要，但不会显示团队执行的所有操作。要生成特定时间段的完整活动报告，请点击创建报告。

要查看特定团队成员近期的共享活动，请点击左侧边栏中的成员，然后在列表中点击该成员的姓名。

查看和管理外部共享

您可以看到与团队外部人员共享的文件、文件夹和共享链接，并查看其共享方式。这包括：

• 共享的项目：类型、大小和路径
• 安全：权限级别，以及是否受密码或是否会过期
• 共享记录：共享内容的人员、时间和对象
• 活动：内容是否被查看或编辑

如果外部共享少于 500 万次，团队可以下载报告，或前往管理员控制台的安全页面“外部共享”选项卡，查看共享记录。

要查看共享记录，您可以下载报告，或前往管理员控制台的安全板块“外部共享”选项卡：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 在产品下，点击 Dropbox 左侧的下拉菜单。
4. 单击安全。

您还可以通过外部共享选项卡管理对这些文件和文件夹的访问权限。

报告和“外部共享”选项卡中仅包含直接共享的文件和文件夹。例如，如果共享的是文件夹，则报告和选项卡中会显示该文件夹，但其中的内容不会显示。这包括团队成员创建过共享链接的文件或文件夹。

如何下载外部共享报告

您可以通过安全页面上的外部共享选项卡创建外部共享报告。报告包含团队的所有外部共享数据，无法进行筛选。

您可以访问管理员控制台中的专用外部共享页面，在其中查看、筛选和管理用于外部共享的文件和文件夹。您可以使用文件名、文件类型、共享日期和共享者等详细信息进行筛选。

如需创建外部共享报告：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 在产品下，点击 Dropbox 旁边的下拉菜单。
4. 单击安全。
5. 点击外部共享选项卡。
6. 单击创建报告。
7. 在要生成的报告类型旁边选中复选框：
   • 所有共享链接，以及通过电子邮件共享的所有内容
   • 3 个月前创建且无到期日的链接的唯一视图
   • 无密码的链接的唯一视图
8. 单击生成。

外部共享报告准备就绪后，您将收到电子邮件通知。您的外部共享报告将以 CSV 格式存储在 Dropbox 中。

外部共享报告中包含的数据类型

外部共享报告可包括以下数据：

• 项目类型：共享内容的类型。
• 名称：共享内容的名称。
• 共享者：共享内容的用户的名字。
• 上次共享日期：共享内容的原始日期。只要链接仍然面向外部且用于共享的链接不变，或者收件人仍拥有直接共享内容的访问权限，则后续再次共享内容不会改变此栏中的日期。
  • 链接对应的是创建日期，而不是上次共享日期。
  • 直接共享对应的是共享时间，而不是上次共享日期。
• 共享对象：接收内容的用户的名字。
• 权限：授予的权限级别（例如，“编辑”或“仅限查看”）。
• 收件人域名：收件人的电子邮件地址域名。
• 最后活动：与共享内容相关的最近活动。记录的活动是对内容本身的更改，不记录链接活动。
  • 备注：仅显示文件的最近活动。
• 活动日期：最后活动中记录的最近活动日期。
• 路径：项目在共享硬盘或系统中的位置。
• 文件夹类型：适用的文件夹类型（如成员文件夹）。
• 项目数：共享文件夹或文件的项目数。
• 扩展名：共享项目的文件扩展名（例如：.doc、.paper、.pdf）。
• 大小：共享项目的数据大小。
• 共享方式：项目的共享方式（例如：链接或直接共享）。
• 访问者：访问共享项目的人员的电子邮件地址。仅适用于直接共享或通过链接共享的文件。
• 有效期：共享链接或访问权限的到期日。仅适用于链接。
• 密码：说明访问共享项目是否需要密码。
• 下载设置：说明共享项目是否允许下载。仅适用于链接。

如何管理外部共享内容

如需从外部共享页面管理外部共享文件或文件夹：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击左侧边栏中的管理员控制台。
3. 在产品下，点击 Dropbox 旁边的下拉菜单。
4. 单击安全。
5. 点击外部共享选项卡。
6. 将鼠标悬停在要管理的文件或文件夹上。
7. 点击 ☑（更多选项）。
8. 单击管理访问权限。

如果文件或文件夹位于团队文件夹中，您将看到共享窗口。如果文件或文件夹不在团队文件夹中，您将看到以团队成员身份登录的选项。打开文件或文件夹的共享窗口后，您可以像管理其他共享文件或文件夹一样管理其访问权限。