如何使用“高级团队与内容控件”

Dropbox Business Advanced 和 Dropbox Business Enterprise 客户可以通过 Dropbox 销售团队购买“高级团队与内容控件”附加功能。如果您是 Dropbox Business 团队管理员,且希望详细了解此附加功能,请联系客户成功经理。

利用由 BetterCloud 提供技术支持的“高级团队与内容控件”附加功能,团队管理员只需一个运营管理工具即可安全地部署、管理和治理其 Dropbox Business 团队。

例如,团队管理员可以使用此附加功能来执行以下操作:

  • 扫描敏感内容以保护其数据
  • 自动细致遵守公司的特定安全标准
  • 了解团队活动并创建全面报告
  • 简化可自定义的工作流以及员工入职和离职流程

本文将向管理员介绍为其 Dropbox Business 团队安装和使用此附加功能的步骤。

安装与集成附加功能

要安装“高级团队与内容控制”附加功能并将其与 Dropbox 集成,请遵循 BetterCloud 帮助中心里的登录和安装步骤

设置提醒

借助提醒功能,管理员可以实时监控安全问题并避免出现数据漏洞。如需全面概览如何设置提醒,请访问以下链接:

请参阅这篇文章以了解所有可用的 Dropbox 提醒。

“文件已在外部共享”提醒

当有任何 Dropbox 文件或文件夹直接共享给 Dropbox 团队外部的用户时,系统就会发送“文件已在外部共享”和“文件夹已在外部共享”提醒来通知您。管理员还可以扫描外部共享文件中的敏感内容。了解如何设置“文件已在外部共享”提醒。

“扫描到敏感数据”提醒

当您域中的文件包含敏感数据且可能触发自动补救工作流时,系统就会发送“扫描到敏感数据”提醒来通知您。了解如何设置“扫描到敏感数据”提醒。

注意:此提醒仅会扫描附加功能设置后创建的内容。管理员可以使用“选择扫描”和“文件审核”来扫描之前的内容。

建立自动化工作流

管理员可以通过工作流来使用“if, then”逻辑在整个 Dropbox Business 团队中自动执行操作。在“工作流管理器”中,管理员可以集中查看和控制所有工作流。如需全面概览如何建立工作流,请访问以下链接:

帐户捕捉工作流

在系统选中团队成员以将其独立 Dropbox 帐户迁移到 Dropbox Business 团队时,管理员会收到提醒。此类提醒可用于确保团队成员设置符合安全政策。了解如何建立“捕捉到帐户”工作流。

注意:“帐户捕捉”或“所有用户捕捉”功能仅面向 Dropbox Business Enterprise 团队提供。

员工入职与离职

入职工作流可以自动将新的团队成员添加到所有要求的群组和文件夹中。离职工作流可以快速限制用户访问敏感数据的权限,并在有人退出 Dropbox Business 团队或更改角色时将其从关联设备中删除。请访问以下链接以了解如何建立入职工作流和离职工作流:

扫描内容

管理员可以扫描其 Dropbox Business 团队中的新内容和现有内容,以查找和避免数据漏洞并检查安全合规性。请参阅这篇文章以了解如何扫描 Dropbox Business 团队中的内容。

注意:管理员还可以设置“扫描到敏感数据”提醒。

审核结果

管理员可以使用自定义条件对其内容扫描结果进行审核。请参阅这篇文章以了解如何审核内容扫描结果。

根据“递进”政策触发工作流

内容扫描提醒发布后,可以将其用作工作流事件。请参阅这篇文章以了解如何根据“递进”政策触发工作流。

对违反扫描或政策的文件执行操作

管理员可以对违反所设政策的文件执行可自定义的操作。请访问以下链接以了解如何对违规文件执行操作:

“高级团队与内容控件”附加功能的具体功能

数据保护                                                                

  • 针对内部和外部威胁创建提醒                                    
  • 检测正在上传的敏感信息并采取保护措施                         
  • 搜索现有内容中的敏感信息并采取保护措施                   
  • 防止未经授权而共享文件和文件夹                                  
  • 创建自定义补救工作流                                                

可见度和控制                                                               

  • 在同一个视图中扫描和审核所有内容与权限                      
  • 对整个团队中的文件和文件夹执行批量操作                      

用户生命周期管理                                                          

  • 通过帐户捕捉通知和工作流强制执行服务请求流程
  • 根据群组、层次结构和角色授予用户访问相关内容的权限        
  • 参照流程设置自定义离职工作流                     
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