團隊協作空間與成員資料夾:概覽

本文討論的功能,僅開放給部分 Dropbox Business 工作團隊使用。

新版 Dropbox Business 為團隊提供共享的團隊協作空間。您的所有團隊成員都能存取這個團隊協作空間,每個人看到的資料夾架構也都相同。團隊協作空間內的資料夾分成兩種:

團隊資料夾:團隊資料夾內的每個資料夾或檔案,都可以跟不同身分的人共享。您可以選擇允許其他人瀏覽或編輯團隊資料夾內的檔案,或封鎖相關存取權限。

團隊成員資料夾:團隊成員資料夾是您專屬的空間,您可以自行決定是否要分享團隊成員資料夾中的檔案和資料夾。

瞭解如何建立團隊的資料夾結構

這篇文章的區段:

您的團隊成員資料夾會顯示為紫色,上面有您的名字。

在團隊成員資料夾中共享

您可以利用共享資料夾分享連結功能,分享團隊成員資料夾中的檔案和資料夾。您可以決定要讓哪些使用者存取共享的內容。

如果有人邀請您加入團隊協作空間以外的資料夾,您可以把這個資料夾新增到自己的團隊成員資料夾。收到資料夾邀請時,邀請上會顯示您可以將資料夾儲存到什麼位置:可能是團隊成員資料夾或團隊資料夾。新增資料夾後,您就可以在自己的 Dropbox 帳戶中存取其中的所有內容。

請注意:分享團隊成員資料夾中的檔案或資料夾時,系統只會分享您選定的檔案或資料夾。除非您選擇分享更多項目,否則團隊成員資料夾的其他內容一律不會與其他人共享。

使用現有的 Dropbox 帳戶加入團隊

如果您是以現有 Dropbox 帳戶加入 Dropbox Business 工作團隊,系統會把您全部的現有檔案放到團隊成員資料夾中。您可以把要與團隊共享的內容都移動到團隊協作空間中。

團隊協作空間

團隊協作空間為所有團隊成員共享。所有團隊成員看到的團隊協作空間內容和架構都一樣。

在團隊協作空間中共享

所有團隊成員都可以存取團隊協作空間,但這不表示所有團隊成員都有權存取所有內容。每位成員可能擁有不同的資料夾權限:

  • 可以編輯:成員可以瀏覽、編輯該資料夾的內容,也能管理這些內容的存取權限
  • 可以瀏覽:成員可以瀏覽該資料夾的內容
  • 無法存取:成員無法瀏覽該資料夾的內容

預設狀態下,只要擁有該資料夾的編輯權限,就也有權編輯這個資料夾底下的所有子資料夾。舉例來說,如果您可以編輯「設計」,表示您也可以編輯「設計」裡的所有子資料夾 (除非有子資料夾特別限制存取權限)。

管理哪些人可以瀏覽或編輯您的檔案。

變更團隊協作空間中資料夾的存取權限

如果您可以編輯一個資料夾,表示您也有權變更該資料夾的存取對象。

  1. 登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [檔案]。
  3. 前往您想要管理存取權限的資料夾。
  4. 將滑鼠移至資料夾上方,並選擇 [共享]。
    • 您可以在文字框中輸入名稱或電子郵件地址,新增要共享的使用者或群組。新增成員並選定存取權限後,按一下 [共享]。
    • 只要按一下使用者或群組名稱旁的 [移除],就能移除個別共享對象。

您可以在共享視窗看到能存取資料夾的使用者名單,以及各自對應的使用權限。團隊成員或群組旁邊,會標示「可以編輯」或「可以瀏覽」。

舉例來說,設計團隊可以在團隊協作空間中建立「設計」資料夾,只開放設計部門群組的人存取。接著,設計團隊可以邀請特定使用者加入「設計」資料夾內的子資料夾。

無資料夾存取權的錯誤

您無權存取的資料夾,上面會顯示灰色的減號圖示。如果您嘗試開啟這些資料夾,就會看到錯誤訊息:無法存取資料夾「資料夾名稱」

如果您沒有資料夾的存取權限,就會看到這則錯誤訊息。

把檔案和資料夾移入團隊協作空間的方法
只要符合以下條件,工作團隊的成員和管理員就能把共享資料夾移入團隊協作空間:

1) 移動資料夾的使用者有該資料夾的編輯權限。確認步驟如下:

  1. 按一下資料夾右邊的 [管理]。
  2. 檢查個別使用者或群組右邊是否顯示 [可以編輯]。

2) [管理存取權限] 設定已設為 [資料夾成員]。確認步驟如下:

  1. 按一下資料夾右邊的 [管理]。
  2. 按一下 [資料夾設定]。
  3. 檢查 [管理存取權限] 旁邊的下拉式選單是否為 [資料夾成員]。

3) 該資料夾的擁有者與把資料夾移入團隊協作空間的人,皆屬同一個團隊。

請注意:您如果沒有目的地母資料夾的編輯權限,就無法移動資料夾。

將檔案和資料夾移出團隊協作空間的方法

只要符合以下條件,工作團隊的成員和管理員就能把共享資料夾移出團隊協作空間:

  • 資料夾中沒有巢狀共享資料夾
  • 資料夾和其內部資料夾沒有設為「僅限受邀者
  • 團隊成員或管理員有母資料夾的編輯權限
  • 團隊成員或管理員有該資料夾的編輯權限
  • 資料夾的管理成員資格設定已設為「您 Dropbox Business 帳戶中任何有編輯權限的成員
  • 外部共享設定已設為「任何人

請注意:您如果沒有目的地母資料夾的編輯權限,就無法移動資料夾。

在團隊協作空間中複製資料夾

在團隊協作空間中複製資料夾時,會複製該資料夾的內容,但不會複製資料夾的使用權限。如果您把資料夾貼到團隊協作空間中您可以編輯的位置,資料夾的使用權限會跟新位置的設定相同。

舉例來說,「新標誌設計」這個資料夾原本只有品牌組的一小群人可以存取。您複製了「新標誌設計」資料夾,並貼上到整個團隊都能存取的「行銷」資料夾中。最後,您團隊上的所有人都能存取位在「行銷」資料夾的「新標誌設計」資料夾複本。

我資料夾上的圖示代表什麼?

Dropbox 帳戶中各個資料夾上的圖示,能協助您判斷目前使用的是哪一種資料夾。

有建築圖示的藍色資料夾

 

有建築圖示的資料夾會與您 Dropbox Business 工作團隊的所有成員分享。這個資料夾是團隊協作空間的一部分,也可以跟團隊以外的人分享。

有單人圖示的紫色資料夾

 

有單人圖示的紫色資料夾是您的團隊成員資料夾。只有您看得到自己的團隊成員資料夾。團隊成員資料夾的內容可以與他人分享。

藍色資料夾

 

沒有圖示的藍色資料夾是位在您團隊成員資料夾內、未共享的資料夾。

請注意:資料夾圖示會根據您瀏覽時的所在位置而有所不同。這些是在 dropbox.com 上會看到的圖示。

我的資料夾圖示跟這些圖示都不一樣

如果您在 2018 年 4 月 9 日前就擁有團隊協作空間的存取權限,您可能還會看到一些舊版圖示。要是您資料夾上的圖示與本文描述的圖示不符,可能是這些圖示尚未更新。

只要重新同步 Dropbox 資料夾,就能更新為新版圖示。如要重新同步資料夾,請先在桌面應用程式上以選擇性同步功能取消同步,然後再次同步。

團隊成員資料夾

團隊成員資料夾是您專屬的空間。在這個儲存空間中,檔案和資料夾的分享方式您說了算。

您的團隊成員資料夾會以您的使用者名稱命名,且無法重新命名。假設您叫史美玲,您的資料夾名稱就會是「史美玲」。

雖然團隊成員資料夾是您專屬的空間,團隊管理員仍可透過管理員主控台或以您的帳戶登入,存取您的資料夾。

團隊協作空間範例

假設您叫史美玲,您是某某公司的設計部門員工。您最近加入了公司的 Dropbox Business 工作團隊。

您會在自己的 Dropbox 帳戶中,看到一個叫「某某公司」的團隊協作空間。在上面按一下,就可以看到幾個資料夾:

  • 史美玲:這是您的團隊成員資料夾。
  • 設計:這個資料夾內有設計專案的相關檔案和資料夾。您可以存取及瀏覽這個資料夾內的所有檔案。
  • 行銷:「行銷」資料夾圖示上有一個灰色的減號。如果您嘗試開啟「行銷」,會看到以下錯誤訊息:無法存取資料夾「行銷」

管理團隊協作空間

管理員可以選擇讓所有成員編輯團隊協作空間頂層,或只開放管理員編輯。頂層是您在 dropbox.com 上,開啟帳戶 [檔案] 區塊時看到的第一組資料夾。

變更此設定的方法:

  1. 以您的管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 在 [內容] 底下,按一下 [頂層編輯]。
  5. 點選下拉式選單,選擇適合團隊的設定:
    • 所有人:所有團隊成員皆可編輯團隊協作空間的頂層資料。
    • 僅限管理員:只有管理員可以編輯團隊協作空間的頂層資料。團隊成員無法在協作空間的這一層新增檔案或資料夾。
  6. 按一下 [儲存]。

若選擇 [僅限管理員],您可以使用 [內容] 索引標籤新增、刪除、重新命名或移動團隊協作空間頂層的內容。

若選擇 [所有人],您可以選擇使用 [內容] 索引標籤、dropbox.com,或桌面應用程式來編輯團隊協作空間的頂層。

內容管理工具

您可以在內容管理工具中整理團隊協作空間內的資料夾架構。團隊管理員也可以透過內容管理工具,管理任何共享內容的成員資格。

在團隊共享空間建立頂層資料夾:

  1. 以您的管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [內容]。
  4. 按一下 [新資料夾]。
  5. 選擇是要開放所有團隊成員存取這個資料夾,還是只讓特定成員存取。
  6. 選擇是否授予成員可以編輯可以瀏覽團隊資料夾內容的權限。

管理資料夾的存取權限:

  1. 以您的管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [內容]。
  4. 在要更改設定的資料夾旁,按一下 [管理]。
  5. 在隨後顯示的彈出式視窗中,找到想要編輯的群組或個人使用者。
  6. 點選下拉式選單,並選擇 [可以編輯]、[可以瀏覽] 或 [移除]。

團隊成員資料夾

您可以以使用者身分登入,或透過 [成員] 之中的 [內容] 索引標籤,來存取團隊成員資料夾。

如需團隊協作空間和成員資料夾的相關協助,或要取消您的 Dropbox Business 方案或試用方案,請聯絡 Dropbox 支援服務
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