如何使用團隊選擇性同步

團隊選擇性同步是提供給 Dropbox Business 管理員使用的一項資料夾管理功能。這項功能讓團隊管理員得以為團隊資料夾 (或是團隊協作空間中的非成員資料夾) 建立預設的選擇性同步設定。這項預設設定會套用至所有能存取該資料夾的 Dropbox Business 團隊新成員。

如果您是首次啟用 Dropbox Business 帳戶的團隊選擇性同步功能:

  1. 以團隊管理員的帳號密碼登入 Dropbox Business
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]
  4. 向下滾動,點選 [內容] 底下的 [同步]。
  5. 將「團隊選擇性同步」的設定切換到 [啟用] 或 [停用]。
  6. 按一下 [儲存]。
  • 重要注意事項:只要是團隊管理員能透過管理員主控台管理的資料夾,就能設定選擇性同步預設值。對有些團隊來說,這也包括團隊資料夾。其他團隊的預設值則適用於新團隊協作空間 (而不是成員資料夾) 中的任何資料夾。在這篇文章中,我們將這兩種資料夾稱為「由管理員管控的資料夾」。

團隊選擇性同步的運作方式跟選擇性同步很類似,但是適用於由管理員管控的資料夾。選擇性同步可以讓使用者自行選擇要將哪些資料夾從 dropbox.com 同步到電腦硬碟上的 Dropbox 資料夾,團隊選擇性同步則是讓 Dropbox Business 管理員能集中管理成員首次連結帳戶時,資料夾同步到成員電腦上的方式。

所有團隊成員都還是可以在 dropbox.com 上存取資料夾 (不論是否設定同步)。

還沒開始使用 Dropbox 嗎?瞭解 Dropbox 如何讓檔案同步變簡單。

如何將現有資料夾設為一開始不同步

由管理員管控的資料夾,預設狀態為同步。您可以為特定資料夾變更此設定:

  1. 以團隊管理員的帳號密碼登入 Dropbox Business
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [團隊資料夾] (您看到的選項也可能是 [內容])。
  4. 在想要建立同步預設值的資料夾旁邊,按一下 [] (刪節號)。
  5. 按一下 [變更同步預設]。
  6. 選擇 [一開始不同步],然後按一下 [儲存]。

備註

  • 如果現有資料夾的成員已經有自己個別的資料夾選擇性同步設定,則同步預設值不會覆寫該設定
  • 管理員管控的資料夾預設狀態為一開始即同步。也就是說,同一個資料夾會同時顯示在 dropbox.com 和成員電腦的 Dropbox 資料夾中
  • 如果您的團隊已啟用智慧同步,由管理員管控的資料夾會根據智慧同步設定,同步為僅供線上存取或本機存取
  • 變更為一開始即同步,並不會使現有成員電腦上的資料夾自動顯示 (只有新成員會自動顯示)
  • 變更為一開始不同步,並不會使現有資料夾成員電腦上的資料夾遭到移除
  • 如果您選擇了 [一開始不同步],資料夾的新成員會收到訊息,提醒他們到 dropbox.com 存取資料夾

如何將新資料夾設為一開始不同步

由管理員管控的資料夾,預設狀態為同步。然而,管理員可以在建立資料夾時變更這項設定,將預設值改成未同步。未同步的新資料夾不會自動顯示在團隊成員的電腦上 (但可以在 dropbox.com 上存取)。

將新資料夾的預設值設為未同步的方法如下:

  1. 以團隊管理員的帳號密碼登入 Dropbox Business
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [團隊資料夾] (您看到的選項也可能是 [內容])。
  4. 按一下 [建立工作團隊資料夾] (您看到的選項也可能是 [建立資料夾])。
  5. 輸入資料夾名稱,並勾選「一開始不同步」旁邊的方塊。
  6. 按一下 [建立]。

哪些資料夾會受團隊選擇性同步影響?

團隊選擇性同步設定適用於由管理員管控的資料夾,包括團隊資料夾 (或新團隊協作空間中的資料夾),以及這些資料夾底下的第一層子資料夾。

舉例來說,假設您有一個資料夾叫「行銷」,其中有兩個子資料夾「策略」和「專案」。您可以利用團隊選擇性同步功能,為上述任一個資料夾建立預設設定。

請注意:主資料夾必須設為同步,子資料夾才有辦法同步。就上述的例子來說,如果想同步「專案」資料夾,就必須也將「行銷」資料夾設為同步。

如果有個別的團隊成員需要存取一開始不同步的資料夾怎麼辦?

如有個別團隊成員需要將資料夾同步到電腦上,這名成員可以使用標準的選擇性同步功能達到目的。其他團隊成員的預設設定將不會受其影響。

請注意:所有團隊都還是可以在 dropbox.com 上找到未同步的資料夾。

誰可以設定團隊選擇性同步的預設值?

只有團隊管理員能設定同步預設或變更現有的預設值。

請注意:個別的團隊成員還是可以使用選擇性同步,同步任何他們有權存取的資料夾。選擇性同步的手動變更,會覆寫該名成員的團隊選擇性同步預設值 (其他團隊成員的預設值則維持不變)。

我能移除或取消同步已經同步到團隊成員電腦上的資料夾嗎?

團隊選擇性同步的預設值不溯及既往。如果資料夾已經同步到團隊成員的電腦上,新的同步預設值則不會覆寫這項設定。

如果您想要移除特定成員的資料夾存取權限,有三種方式可以選擇:

團隊選擇性同步預設值如何與智慧同步並存?

團隊選擇性同步的預設值不會影響智慧同步的設定。設定為一開始不同步的資料夾不會顯示在成員的電腦上 (也就不受智慧同步影響)。設為一開始即同步的資料夾,則會按照電腦的智慧同步設定進行同步。

哪些狀況比較適合用團隊選擇性同步,而不是智慧同步?

對大多數 Dropbox Business 團隊來說,智慧同步能節省員工電腦的硬碟空間,同時讓員工輕鬆存取公司檔案。不過,智慧同步會在電腦上建立占位符圖示,藉此顯示線上的所有檔案 (包括未完整下載的項目)。

管理員如果想快速部署、為團隊成員創造更順暢的體驗,那麼團隊選擇性同步可能是更合適的選擇。使用團隊選擇性同步時,團隊成員的電腦上只會顯示管理員指定的資料夾。

不確定您適合哪個選項嗎?進一步瞭解選擇性同步,以及可在電腦上設為一開始即同步的檔案數量。

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