如何使用 Dropbox Business 桌面應用程式

Dropbox 在 2019 年秋推出了全新的桌面體驗,其中包括新版的桌面應用程式,以及針對系統匣 / 選單列中的 Dropbox 和檔案總管 / Finder 中的 Dropbox 資料夾所作的一些改進。

進一步瞭解 Dropbox 桌面應用程式。

Dropbox 桌面體驗可在 Linux、macOS 和 Windows 作業系統上使用 (如果您使用的是 S 模式下的 Windows 10,請改為參考這篇文章)。 

安裝之後,電腦上就會出現 Dropbox 桌面應用程式系統匣 / 選單列中也會新增一個 Dropbox 圖示,另外還有一個 Dropbox 資料夾。您在 Dropbox 桌面應用程式中所作的任何變更,都會自動同步至您在 dropbox.com 的線上帳戶。

1. 建立 Dropbox Business 帳戶

您應該已收到一封邀請您加入 Dropbox Business 團隊的電子郵件邀請函。請點選信中的連結並依照提示操作,開始建立帳戶。若您沒有收到邀請函,或是您需要對方再寄一次,請聯繫貴單位的 IT 部門或 Dropbox Business 管理員

專家提示:同步

使用 Dropbox 時,您會常常看到「同步」一詞。同步的意思是您可以在任何登入了 Dropbox 帳戶的裝置上,看到相同版本的檔案。您拖放至 Dropbox 資料夾的檔案都會自動同步至線上 Dropbox。資料夾中的檔案若有變更或新編輯內容,也都會同步至 Dropbox。

2. 開啟 Dropbox 桌面應用程式

帳戶建立好後,下一步是開啟 (啟動) Dropbox 桌面應用程式。有些情況下,應用程式會預先安裝在電腦上。若尚未安裝,您就必須先下載並安裝桌面應用程式。

若電腦上已裝有桌面應用程式

如果您的電腦已經安裝桌面應用程式,您會在開始選單、Finder 視窗或其他檔案瀏覽器中看到一個 Dropbox 資料夾。您應該也會在系統匣或選單列上看到 Dropbox 圖示。

點選應用程式即可開啟,系統會提示您登入。

若電腦上尚未安裝桌面應用程式

若電腦上尚未安裝桌面應用程式,您就必須先下載應用程式。方式有兩種:

應用程式下載完成後,您會在開始選單、Finder 視窗或其他檔案瀏覽器中看到一個 Dropbox 資料夾。您應該也會在系統匣或選單列上看到 Dropbox 圖示。點選應用程式即可開啟,系統會提示您登入。

專家提示:自動操作

桌面應用程式會在背景運行,並自動將檔案同步至線上 (前提是電腦必須連上網路)。也就是說,您不必手動上傳或下載檔案。

Dropbox Business 團隊可以選擇讓其他團隊的管理員管理自己的團隊。新的管理員會成為「跨團隊管理員」。這位新的管理員,也就是「跨團隊管理員」,將擁有貴團隊管理員的所有權限,除了:

  • 無法存取管理員主控台中的帳單或說明頁面
  • 無法登入團隊成員的帳戶

只想把管理員權限交給自己的團隊成員嗎?瞭解方法

如何新增 (或移除) 其他團隊的管理員

如果您是團隊管理員,則可以向其他團隊的成員發送管理員請求。方法如下:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下左邊側欄的 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 按一下 [信任團隊]。
  5. 按一下 [新增團隊]。
  6. 在「新增來自信任團隊的團隊管理員」底下輸入欲新增的管理員電子郵件地址。
  7. 按一下 [允許這個信任團隊存取我的管理員主控台]。
  8. 點選 [繼續]。
  9. 勾選方塊以同意條款。
  10. 按一下 [送出請求]。

其他團隊的管理員會收到電子郵件通知,引導他們前往信任團隊頁面接受請求。

若要移除團隊中的其他管理員,請前往信任團隊頁面,在該團隊名稱旁點選 [撤回存取權限]。

如何將自己新增為其他團隊的管理員 (或移除身分)

基於安全考量,您無法將自己新增為其他團隊的管理員。您可以聯絡其他團隊的管理員,請對方按照上述步驟將您新增為管理員。

若您想移除自己在另一個團隊擔任管理員的身分:

  1. 登入另一個團隊的管理員主控台。
  2. 按一下 [設定]。
  3. 按一下 [信任團隊]。
  4. 在您想移除自己管理員身分的團隊旁,點選 [移除團隊]。

3. 登入您的帳戶

應用程式下載完畢後,您會在硬碟上看到一個 Dropbox 資料夾 (該檔案夾會出現在 [開始] 選單、Finder,或其他檔案瀏覽器中)。您應該也會在系統匣或選單列上看到 Dropbox 圖示。點選應用程式即可開啟,系統會提示您登入。

請務必輸入您用來加入 Dropbox Business 團隊的電子郵件地址和密碼。一旦登入,您的電腦便會直接與您的 Dropbox 帳戶「連結」。登入成功後,執行步驟四。

  • 提示:系統也可能會要求您輸入兩步驟驗證碼。若您不確定該怎麼做,請聯繫貴單位的 IT 團隊或 Dropbox Business 管理員。

專家提示:快速安裝

若您本來就有使用 Dropbox,您也可以使用手機上的 QR 碼器完成桌面安裝。

沒有看到密碼欄的話怎麼辦

若您沒有看到輸入密碼的方框,很可能是您的團隊管理員啟用了單一登入功能 (SSO)若是這樣,請依下列步驟存取 Dropbox。請使用您用來登入公司網路或其他公司工具 (例如 Active Directory) 的使用者名稱及密碼。

  1. 開啟 Dropbox 桌面應用程式。
  2. 選取 [我已有 Dropbox 帳戶],然後按一下 [繼續]。
  3. 輸入您的電子郵件地址,密碼欄位則留空。
  4. 點選 [繼續]。
  5. 點選 [取得連結碼]。
  6. 若您尚未登入公司的單一登入頁面,系統會出現一個瀏覽器視窗引導您進行登入。輸入您的電子郵件地址、公司帳戶的密碼 (不是您的 Dropbox 密碼),以及其他貴公司要求填寫的資訊。
  7. 您會看到一個 Dropbox 頁面,上方列有一組特殊的連結碼。點選 [複製連結碼]。
  8. 返回 Dropbox 應用程式,點選 [貼上]。
  9. 點選 [繼續],並依照提示完成連結 Dropbox 帳戶的後續步驟。

4. 新增檔案至您的 Dropbox 資料夾

在電腦上登入 Dropbox 後,您可能會看到帳戶裡已經有一些資料夾了。資料夾上會有不同的圖示,讓您瞭解每個資料夾的意義。使用這些資料夾的方式,就跟您硬碟上的其他資料夾一般。

您可能會看到的資料夾有四種:

有建築圖示的藍色資料夾

 

團隊資料夾 (存在團隊協作空間中的資料夾)。這些資料夾由您的管理員所管理,與整個或部分 Dropbox Business 團隊共享。資料夾也可以跟團隊以外的人分享。

有單人圖示的紫色資料夾

 

個人資料夾 (或稱「團隊成員資料夾」)。預設上,您的團隊成員資料夾不會與他人共享。但您可以自行決定是否要與他人共享。

藍色資料夾

 

一般資料夾。一般資料夾就跟您電腦上的其他資料夾一樣,適合用來在不與人共享的情況下歸類檔案。

 

上面有雙人圖案的藍色資料夾

 

共享資料夾。您隨時都能將一般資料夾變為共享資料夾。共享資料夾的成員 (分享對象) 可以瀏覽、留言,並編輯資料夾中的檔案。

  • 注意:團隊資料夾中的共享資料夾上會有個建築圖示。

請注意:資料夾圖示會根據您瀏覽時的所在位置而有所不同。上方圖示是在 Dropbox 網站 (dropbox.com) 上會看到的圖示。

新增檔案至這些資料夾的方式有兩種:

  • 從電腦上的其他位置 (或是 Dropbox 中的其他資料夾) 拖曳檔案至資料夾
  • 開啟檔案,按一下 [另存新檔],將檔案儲存至 Dropbox

5. 將您的行動裝置連結至帳戶

存在 Dropbox 資料夾的檔案皆能透過與 Dropbox 帳戶連結的電腦、手機或平板電腦存取。若您的手機或平板電腦上已裝有 Dropbox 應用程式,只要以工作帳號登入即可存取。若其他裝置還沒安裝應用程式,您可以下載應用程式:

專家提示:多裝置存取

所有與帳戶連結的裝置皆可與帳戶同步。只要在電腦、手機或平板電腦上以相同使用者名稱和密碼登入 Dropbox,您就能在該裝置上看到同樣的檔案內容。

若您是第一次使用行動應用程式,請開啟應用程式,並以工作帳戶的使用者名稱及密碼登入。若您已是 Dropbox 用戶,請依照下方步驟操作:

  1. 打開 Dropbox 應用程式。
  2. 點選 [我已經是 Dropbox 的使用者]。
  3. 輸入您的電子郵件地址,密碼欄位則留空。點選 [登入 Dropbox]。
  4. 若您已登入公司裝置管理頁面,應用程式應會自動啟動。若尚未登入,會出現一個瀏覽器視窗引導您登入。輸入您的電子郵件地址、公司帳戶的密碼 (不是您的 Dropbox 密碼),以及其他貴公司要求填寫的資訊。
  5. 若貴公司使用單一登入,您的瀏覽器中會開啟一個新的頁面,要求您同意應用程式使用單一登入。點選 [允許]。
  6. 依照應用程式設定程序中的剩餘步驟操作,完成設定。

6. 連結 Dropbox 個人帳戶

Dropbox Business 團隊的管理員可能會允許您在公司電腦上連結 Dropbox 個人帳戶。這麼一來,您便可在同一個裝置上存取個人檔案及工作檔案。

  • 提示:若團隊管理員不允許您這麼做,您還是可以透過 Dropbox 網站 (dropbox.com) 存取工作和個人帳戶。

連結個人及工作帳戶後,您會在硬碟或行動應用程式上看到兩個不同的 Dropbox 資料夾。您的工作帳戶會顯示為「Dropbox (公司名稱)」,個人帳戶則為「Dropbox (個人)」。

專家提示:離線存取

離線時,您也能在電腦上存取 Dropbox 資料夾中的檔案。這是因為檔案也有複本存在您的硬碟上。若您在離線時編輯檔案,Dropbox 會在您下次上線時同步變更內容。

7. 開始使用 Dropbox

太好了,您已安裝 Dropbox,並在所有裝置上登入您的帳戶,也在資料夾裡加入了重要檔案。現在您可以開始使用 Dropbox 了。

還有其他問題嗎?Dropbox Business 團隊的管理員是您的支柱,有問題或想法都可以與對方聯繫。

聯絡 Dropbox Business 團隊管理員。

 

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無論您是 Dropbox 新手,或者只是需要複習一下,都很適合利用我們的自助式學習線上專家指導課程,瞭解如何將 Dropbox 帳戶的功能發揮地淋漓盡致。

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