開始使用 Dropbox Business:使用桌面應用程式

沒錯,Dropbox 是安全存放公司重要檔案的家。但也是為您和每位團隊成員省下大筆時間的神器。Dropbox 所提供的服務可以為您減去雜亂及雜務,讓您工作起來如虎添翼。

其中一項最重要的服務便是 Dropbox 桌面應用程式。

Dropbox 桌面應用程式可以在 Windows、Mac 和 Linux 電腦上運作 (就像在手機上運作的行動程式一樣)。Dropbox 桌面應用程式擁有眾多便利特點,其中一項是應用程式會在您的硬碟上安裝一個 Dropbox 資料夾。這個資料夾的使用方式就跟電腦上的其他資料夾一樣,唯獨具有另外兩個重要的特點:

  • 存在 Dropbox 資料夾內的檔案會自動備份至 Dropbox
  • 這些檔案會自動上傳,讓您在任何與 Dropbox 帳戶連結的電腦、手機或平板電腦上使用。

準備開始了嗎?

1. 建立 Dropbox Business 帳戶

您應該已收到一封邀請您加入 Dropbox Business 團隊的電子郵件邀請函。請點選信中的連結並依照提示操作,開始建立帳戶。若您沒有收到邀請函,或是您需要對方再寄一次,請聯繫貴單位的 IT 部門或 Dropbox Business 管理員

專家提示:同步

使用 Dropbox 時,您會常常看到「同步」一詞。同步的意思是您可以在任何登入了 Dropbox 帳戶的裝置上,看到相同版本的檔案。您拖放至 Dropbox 資料夾的檔案都會自動同步至線上 Dropbox。資料夾中的檔案若有變更或新編輯內容,也都會同步至 Dropbox。

2. 開啟 Dropbox 桌面應用程式

帳戶建立好後,下一步是開啟 (啟動) Dropbox 桌面應用程式。有些情況下,應用程式會預先安裝在電腦上。若尚未安裝,您就必須先下載並安裝桌面應用程式。

若電腦上已裝有桌面應用程式

若您的電腦上已裝有桌面應用程式,該應用程式就會出現在「應用程式」清單中,或是顯示為桌面上的一個圖示。按兩下點選其中一個選項,開啟應用程式,接著執行本說明中的步驟三。

若電腦上尚未安裝桌面應用程式

若電腦上尚未安裝桌面應用程式,您就必須先下載應用程式。下載方法有三種:

下載應用程式後,該應用程式就會出現在「應用程式」清單中,或是直接出現在桌面上。按兩下開啟應用程式,接著執行本說明中的步驟三。

專家提示:自動操作

桌面應用程式會在背景運行,並自動將檔案同步至線上 (前提是電腦必須連上網路)。也就是說,您不必手動上傳或下載檔案。

3. 登入您的帳戶

應用程式下載完畢後,您會在硬碟上看到一個 Dropbox 資料夾 (該檔案夾會出現在 [開始] 選單、Finder,或其他檔案瀏覽器中)。您應該也會在系統匣或選單列上看到 Dropbox 圖示。點選應用程式即可開啟,系統會提示您登入。

請務必輸入您用來加入 Dropbox Business 團隊的電子郵件地址和密碼。一旦登入,您的電腦便會直接與您的 Dropbox 帳戶「連結」。登入成功後,執行步驟四。

  • 提示:系統也可能會要求您輸入兩步驟驗證碼。若您不確定該怎麼做,請聯繫貴單位的 IT 團隊或 Dropbox Business 管理員。

專家提示:快速安裝

若您本來就有使用 Dropbox,您也可以使用手機上的 QR 碼器完成桌面安裝。

沒有看到密碼欄的話怎麼辦

若您沒有看到輸入密碼的方框,很可能是您的團隊管理員啟用了登入功能 (SSO)若是這樣,請依下列步驟存取 Dropbox。請使用您用來登入公司網路或其他公司工具 (例如 Active Directory) 的使用者名稱及密碼。

  1. 開啟 Dropbox 桌面應用程式。
  2. 選取 [我已有 Dropbox 帳戶],然後按一下 [繼續]。
  3. 輸入您的電子郵件地址,密碼欄位則留空。
  4. 點選 [繼續]。
  5. 點選 [取得連結碼]。
  6. 若您尚未登入公司的單一登入頁面,系統會出現一個瀏覽器視窗引導您進行登入。輸入您的電子郵件地址、公司帳戶的密碼 (不是您的 Dropbox 密碼),以及其他貴公司要求填寫的資訊。
  7. 您會看到一個 Dropbox 頁面,上方列有一組特殊的連結碼。點選 [複製連結碼]。
  8. 返回 Dropbox 應用程式,點選 [貼上]。
  9. 點選 [繼續],並依照提示完成連結 Dropbox 帳戶的後續步驟。

4. 新增檔案至您的 Dropbox 資料夾

在電腦上登入 Dropbox 後,您可能會看到帳戶裡已經有一些資料夾了。資料夾上會有不同的圖示,讓您瞭解每個資料夾的意義。使用這些資料夾的方式,就跟您硬碟上的其他資料夾一般。

您可能會看到的資料夾有四種:

有建築圖示的藍色資料夾

 

團隊資料夾 (存在團隊協作空間中的資料夾)。這些資料夾由您的管理員所管理,與整個或部分 Dropbox Business 團隊共享。資料夾也可以跟團隊以外的人分享。

有單人圖示的紫色資料夾

 

個人資料夾 (或稱「團隊成員資料夾」)。預設上,您的團隊成員資料夾不會與他人共享。但您可以自行決定是否要與他人共享。

藍色資料夾

 

一般資料夾。一般資料夾就跟您電腦上的其他資料夾一樣,適合用來在不與人共享的情況下歸類檔案。

 

上面有雙人圖案的藍色資料夾

 

共享資料夾。您隨時都能將一般資料夾變為共享資料夾。共享資料夾的成員 (分享對象) 可以瀏覽、留言,並編輯資料夾中的檔案。

  • 注意:團隊資料夾中的共享資料夾上會有個建築圖示。

請注意:資料夾圖示會根據您瀏覽時的所在位置而有所不同。上方圖示是在 Dropbox 網站 (dropbox.com) 上會看到的圖示。

新增檔案至這些資料夾的方式有兩種:

  • 從電腦上的其他位置 (或是 Dropbox 中的其他資料夾) 拖曳檔案至資料夾
  • 開啟檔案,按一下 [另存新檔],將檔案儲存至 Dropbox

5. 將您的行動裝置連結至帳戶

存在 Dropbox 資料夾的檔案皆能透過與 Dropbox 帳戶連結的電腦、手機或平板電腦存取。若您的手機或平板電腦上已裝有 Dropbox 應用程式,只要以工作帳號登入即可存取。若其他裝置還沒安裝應用程式,您可以下載應用程式:

專家提示:多裝置存取

所有與帳戶連結的裝置皆可與帳戶同步。只要在電腦、手機或平板電腦上以相同使用者名稱和密碼登入 Dropbox,您就能在該裝置上看到同樣的檔案內容。

若您是第一次使用行動應用程式,請開啟應用程式,並以工作帳戶的使用者名稱及密碼登入。若您已是 Dropbox 用戶,請依照下方步驟操作:

  1. 打開 Dropbox 應用程式。
  2. 點選 [我已經是 Dropbox 的使用者]。
  3. 輸入您的電子郵件地址,密碼欄位則留空。點選 [登入 Dropbox]。
  4. 若您已登入公司裝置管理頁面,應用程式應會自動啟動。若尚未登入,會出現一個瀏覽器視窗引導您登入。輸入您的電子郵件地址、公司帳戶的密碼 (不是您的 Dropbox 密碼),以及其他貴公司要求填寫的資訊。
  5. 若貴公司使用單一登入,您的瀏覽器中會開啟一個新的頁面,要求您同意應用程式使用單一登入。點選 [允許]。
  6. 依照應用程式設定程序中的剩餘步驟操作,完成設定。

6. 連結 Dropbox 個人帳戶

Dropbox Business 團隊的管理員可能會允許您在公司電腦上連結 Dropbox 個人帳戶。這麼一來,您便可在同一個裝置上存取個人檔案及工作檔案。

  • 提示:若團隊管理員不允許您這麼做,您還是可以透過 Dropbox 網站 (dropbox.com) 存取工作和個人帳戶。

連結個人及工作帳戶後,您會在硬碟或行動應用程式上看到兩個不同的 Dropbox 資料夾。您的工作帳戶會顯示為「Dropbox (公司名稱)」,個人帳戶則為「Dropbox (個人)」。

專家提示:離線存取

離線時,您也能在電腦上存取 Dropbox 資料夾中的檔案。這是因為檔案也有複本存在您的硬碟上。若您在離線時編輯檔案,Dropbox 會在您下次上線時同步變更內容。

7. 開始使用 Dropbox

太好了,您已安裝 Dropbox,在所有裝置上登入您的帳戶,也將重要檔案加到資料夾裡了。您已經精通 Dropbox 的使用方式,可以開始釋放創意能量了。

還有其他問題嗎?Dropbox Business 團隊的管理員是您的支柱,有問題或想法都可以與對方聯繫。

聯絡 Dropbox Business 團隊管理員。

 

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