如何邀請新成員加入 Dropbox Business 工作團隊

想確保團隊順利轉換到 Dropbox Business,讓所有人掌握最新進度非常重要。為了進可能簡化新增團隊成員的手續,我們建立了一些電子郵件範本,並納入最重要的幾點注意事項。在此瀏覽範本訊息清單,或建立自己的訊息。

這篇文章的區段:

傳送正式邀請前的公告郵件

建議所有管理員在推行 Dropbox Business 前 1 至 2 週,先傳送正式邀請前的公告。

主旨:即將推行:集中存取及分享檔案的空間

[套入公司名稱] 即將啟用 Dropbox Business,以協助團隊彙整資訊、輕鬆協作,並確保公司資料的安全。您將在 [套入日期] 收到 Dropbox 傳送的電子郵件邀請。

有了 Dropbox,您便能夠:

  • 集中儲存及存取所有工作檔案
  • 與任何人輕鬆又安全地協作檔案
  • 無需 VPN 即可遠端存取檔案

您需要做些什麼?

  • 留意來自 Dropbox 的電子郵件並接受邀請。
  • 如要事先瞭解註冊程序,並確認現有資料會存放到適當的位置,請參考部署說明
  • 如果您的 [套入公司名稱] 電子郵件地址已經註冊過 Dropbox 帳戶,請升級到工作帳戶以使用更多功能和空間。升級後,您可以將工作和個人檔案分開管理。
  • 參加我們的自助式訓練課程,瞭解如何使用 Dropbox。

有任何問題嗎?歡迎來信至 [套入公司管理員電子郵件地址]。

透過管理員主控台邀請團隊成員

透過 Dropbox Business 管理員主控台,在邀請團隊當天 (或前一天) 傳送電子郵件。

主旨:敬邀!加入 Dropbox「[公司名稱]」工作團隊

我們已採用 Dropbox Business 為儲存、存取及分享 [插入公司名稱] 檔案的工具。您 [今天/明天] 就會收到邀請您加入團隊的電子郵件。如要開始使用這項服務的進階協作和遠端存取功能,請選擇邀請函上的「加入您的團隊」,並依註冊提示操作。

如果我已經在工作上使用 Dropbox,該怎麼辦?

您不必再為了工作檔案,消耗個人帳戶的儲存空間了!我們為您準備了 Dropbox Business 帳戶,讓您可以更輕鬆地與團隊內部、外部人員分享大型檔案及協作。您加入團隊時,可以選擇現有帳戶檔案的新存放位置。只要選擇 [把我的檔案保留在 Dropbox「[套入公司名稱]」帳戶中],就不必重新上傳或分享任何內容!

如果我已經付費訂購 Dropbox 個人帳戶,該怎麼辦?

沒關係!您加入 [插入公司名稱] 的 Dropbox Business 帳戶後,Dropbox 會自動將您的帳戶餘額退還給您。如要進一步瞭解現有帳戶移轉程序,請造訪我們的說明中心

如果我的 Dropbox 帳戶中有個人檔案,該怎麼辦?

如果您曾經以公司的電子郵件註冊個人帳戶,您加入團隊時,可以把檔案移入使用個人電子郵件地址的 Dropbox 個人帳戶。若要選擇此選項,請在系統詢問新的儲存位置時,選取 [把我的檔案移至新的 Dropbox 個人帳戶]。

如果您先前是以個人的電子郵件註冊 Dropbox 帳戶,您的 [套入公司名稱] 帳戶就不會影響個人帳戶。您的個人檔案依舊專屬於您。如果您選擇連結帳戶,您將可以在任何裝置上存取個人和工作檔案,同時還是分開管理兩個帳戶。

加入團隊的過程中如需其他協助,請參閱部署說明

參加我們的自助式訓練課程,進一步瞭解如何使用您的新 Dropbox Business 帳戶。

祝您順心如意!

[管理員姓名]

傳送管理員主控台邀請的提醒郵件

若有團隊成員沒有在一週內接受邀請,您可以利用此範本傳送貼心提醒。

主旨:提醒!請立即加入「[公司名稱]」Dropbox 帳戶

[插入公司名稱] 已啟用 Dropbox Business,以協助團隊彙整資訊,並確保公司資料的安全。您應該已經收到邀請您加入工作帳戶的電子郵件,但您似乎尚未註冊。加入程序只要幾分鐘就能完成。

請在 [插入日期] 前接受 Dropbox Business 邀請,以開始與同事協作並遠端存取檔案。加入團隊的過程中如需其他協助,請參閱操作說明。如果找不到邀請函或遇到問題,請直接回覆這封郵件,或聯絡 [插入電子郵件] 取得協助。

為什麼我要加入 Dropbox Business 團隊?

  • 隨時隨地使用任何裝置存取檔案
  • 還原已刪除的檔案或將檔案還原成舊版本 
  • 分享大型檔案,不必擔心附件大小限制
  • 不必下載其他軟體,就能預覽超過 150 種檔案類型並在檔案上新增留言
  • 取得額外儲存空間

參加我們的自助式訓練課程,進一步瞭解如何使用您的新 Dropbox Business 帳戶。

謝謝!

[管理員姓名]

透過 SSO 邀請團隊成員

如果您已將 Dropbox 與 SSO 供應商整合,您可以利用此範本邀請新成員加入團隊。

主旨:敬邀!加入 Dropbox「[公司名稱]」工作團隊

我們已採用 Dropbox Business 為儲存、存取及分享 [入公司名稱] 檔案的工具。如要開始使用這項服務的進階協作和遠端存取功能,請按一下這裡以公司電子郵件註冊,透過單一登入完成驗證。

如果我已經在工作上使用 Dropbox,該怎麼辦?

您不必再為了工作檔案,消耗個人帳戶的儲存空間了!我們為您準備了 Dropbox Business 帳戶,讓您可以更輕鬆地與團隊內部、外部人員分享大型檔案及協作。您加入團隊時,可以選擇現有帳戶檔案的新存放位置。只要選擇 [把我的檔案保留在 Dropbox「[套入公司名稱]」帳戶中],就不必重新上傳或分享任何內容!

如果我已經付費訂購 Dropbox 個人帳戶,該怎麼辦?

沒關係!您加入 [插入公司名稱] 的 Dropbox Business 帳戶後,Dropbox 會自動將您的 Pro / Plus 帳戶餘額退還給您。如要進一步瞭解現有帳戶移轉程序,請造訪我們的說明中心

如果我的 Dropbox 帳戶中有個人檔案,該怎麼辦?

如果您曾經以公司的電子郵件註冊個人帳戶,您加入團隊時,可以把檔案移入使用個人電子郵件地址的 Dropbox 個人帳戶。若要選擇此選項,請在系統詢問新的儲存位置時,選取 [把我的檔案移至新的 Dropbox 個人帳戶]。

如果您先前是以個人的電子郵件註冊 Dropbox 帳戶,您的 [套入公司名稱] 帳戶就不會影響個人帳戶。您的個人檔案依舊專屬於您。如果您選擇連結帳戶,您將可以在任何裝置上存取個人和工作檔案,同時還是分開管理兩個帳戶。

參加我們的自助式訓練課程,進一步瞭解如何使用您的新 Dropbox Business 帳戶。

祝您順心如意!

[管理員姓名]

傳送單一登入邀請的提醒

若有團隊成員沒有在一週內接受 SSO 邀請,您可以利用此範本傳送貼心提醒。

主旨:提醒!請立即加入「[公司名稱]」Dropbox 帳戶

[插入公司名稱] 已啟用 Dropbox Business,以協助團隊彙整資訊,並確保公司資料的安全。您應該已經收到邀請您加入工作帳戶的電子郵件,但您似乎尚未註冊。註冊程序非常簡單,只會花您幾分鐘的時間,請在 [插入日期] 前抽空完成。

如要開始與其他同事協作,請至 https://www.dropbox.com/sso以公司電子郵件註冊。如需其他註冊相關協助,請參閱操作說明。加入的過程中如遇到問題,請直接回覆這封郵件,或聯絡 [插入電子郵件] 取得協助。

為什麼我要加入 Dropbox Business 團隊?

  • 隨時隨地使用任何裝置存取檔案
  • 還原已刪除的檔案或將檔案還原成舊版本 
  • 分享大型檔案,不必擔心附件大小限制
  • 不必下載其他軟體,就能預覽超過 150 種檔案類型並在檔案上新增留言
  • 取得額外儲存空間

參加我們的自助式訓練課程,進一步瞭解如何使用您的新 Dropbox Business 帳戶。

謝謝!

[管理員姓名]

邀請您的團隊成員參加 Dropbox 訓練課程

無論對 Dropbox 新手還是經驗豐富的專業人士來說,我們的 Business 產品都包含了之前未有的新功能,操作起來也有一定的複雜度。好消息是,我們提供多種指南和訓練課程,能幫助您的團隊快速上手,讓您省時省力並發揮產品最大效益。您可以利用這份範本,邀請團隊成員參加訓練課程。

主旨:參加 Dropbox 訓練

[插入公司名稱] 最近已開始使用 Dropbox Business。您應該已收到一封來自 Dropbox 的電子郵件邀請函,並已加入團隊。

Dropbox 提供多種好用的訓練資源,能協助您快速熟悉產品操作。如果您是第一次使用 Dropbox,訓練課程會為您介紹最基本的使用方式。如果您之前已經用過 Dropbox,訓練課程則會介紹 Dropbox Business 的詳細資訊,以及一些新的進階功能。

訓練課程有三種可以選擇:

您需要做些什麼?

  • 選擇一個訓練時段報名,並在排定的時間參加
  • 如果時間允許,也請參考其他資源
  • 認識一下 Dropbox 說明中心,方便在未來解答簡單的產品問題和疑難排解
  • 與其他團隊成員分享這些訓練課程

有任何問題嗎?歡迎來信至 [套入公司管理員電子郵件地址]。

第一次使用 Dropbox 嗎?

無論您是 Dropbox 新手,或者只是需要複習一下,都很適合利用我們的自助式學習線上專家指導課程,瞭解如何將 Dropbox 帳戶的功能發揮地淋漓盡致。

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