新手指南:管理員的 Dropbox 使用說明

恭喜您啟用 Dropbox Business!這份指南將帶您完成八個簡單的步驟,協助您設定新帳戶。轉換到 Dropbox Business 能讓您的團隊更輕鬆地彙整、協作,並保護資料安全。

身為管理員,您可以很容易地新增或移除團隊成員、監控分享活動,確保公司機密安全無虞。為了盡快讓您的團隊開始順暢協作,建議您在啟用 30 天內完成這些步驟。

還有其他人能協助設立團隊嗎?瞭解如何新增或變更團隊管理員。

開始前的注意事項

1. 給團隊一個共同協作的空間

為團隊準備一個井然有序的團隊協作空間,讓他們發揮 Dropbox 最大效用,贏在起跑點!每個團隊都有一個共享的協作空間,功能類似共用硬碟。為特定成員或整個團隊建立資料夾。資料夾的預設設定是開放所有成員存取,但您可以視需要個別調整每個資料夾。您也會擁有屬於自己的資料夾,供您存放個人檔案。

在團隊協作空間分享資料夾,個人檔案則存放在成員空間。
在團隊協作空間分享資料夾,個人檔案則存放在成員空間。

開始使用團隊協作空間:

  • 建立初始資料夾架構 (之後仍可隨時更新及新增)。以您組織的架構建立資料夾層級,最能發揮團隊協作空間的功效。一開始您可以先幫每個公司內部團隊新增資料夾,像是「會計」、「業務」、「行銷」等等。
  • 新增一些工作檔案。添加幾份文件、PDF 或試算表,讓團隊可以開始使用。鼓勵各團隊負責人進一步建立理想的協作空間。
  • 您也可以趁勝追擊,根據公司內部的團隊或部門,把使用者分成幾個群組

有勾號的投票箱 設定您的團隊協作空間

2. 與團隊溝通

要成功推行新工具,讓所有人掌握最新進度非常重要。為了進可能簡化新增團隊成員的手續,我們建立了一些電子郵件範本,並納入最重要的幾點注意事項。在此瀏覽範本訊息清單,或建立自己的訊息。

有勾號的投票箱 查看範本

燈泡 您知道嗎?

如果有團隊成員已經以工作電子郵件建立其他 Dropbox 帳戶,這些人可以把帳戶移轉到您的 Dropbox Business 團隊

3. 新增使用者至您的團隊

視您公司的規模而定,建議您在正式為整個團隊啟用 Dropbox 工具之前,先選幾個使用者進行前導測試。如果公司員工少於 50 人,那麼直接開始使用應該也不成問題。

邀請使用者加入團隊的方法有兩種:

有勾號的投票箱 在管理員主控台輸入邀請對象的電子郵件地址 (這個方法較為簡單,建議多數團隊採用)

有勾號的投票箱 使用 Active Directory 連接器身分管理合作夥伴 (這個方法較為少見,適合已經完成多項整合的公司)

4. 安裝桌面應用程式,讓 Dropbox 更便於使用

安裝桌面應用程式後,Dropbox 操作起來就像電腦上的普通資料夾。拖放 (或按右鍵點選) 檔案,就能把檔案移入 Dropbox 資料夾。這些檔案會自動上傳到 Dropbox,供您隨時隨地透過桌面或行動應用程式使用,或在 Dropbox 網站上存取。

有勾號的投票箱 下載並安裝 Mac、Windows 或 Linux 版應用程式

燈泡 您知道嗎?

Dropbox Business 團隊成員可以選擇「連結」個人和工作帳戶,這樣就能透過相同的裝置存取兩個帳戶。

您可以協助團隊成員連結或取消連結個人帳戶

5. 智慧同步為您節省硬碟空間

智慧同步是 Dropbox 的一項功能,能讓您的團隊直接在桌面查看及存取 Dropbox 帳戶中的所有檔案和資料夾,而且幾乎不占任何硬碟空間。這是不改變團隊工作流程就能清出大量空間的絕佳方法。您可以在下方選擇有新檔案時,是要直接下載到您團隊的電腦上,還是預設為僅供線上存取。

有勾號的投票箱 檢查智慧同步設定

6. 透過安全性設定保護工作團隊資料

雖然預設上 Dropbox 遵循最普遍的幾種加密和安全標準,我們還是強烈建議您採取額外措施,盡可能加強工作團隊和資料的安全。

有勾號的投票箱 為全團隊啟用兩步驟驗證 (2FA)

有勾號的投票箱 設定全團隊的共享權限

有勾號的投票箱 啟用單一登入 (僅限 Advanced 團隊使用)

燈泡 您知道嗎?

您可以利用 Dropbox Business 將公司的資料從伺服器移轉到 Dropbox

7. 把 Dropbox 與您最愛用的生產力應用程式連結

將您早已熟知且深愛的應用程式與 Dropbox 連結,盡可能順暢銜接新舊工具,避免工作流程中斷。無論您是使用 Google 應用程式、Microsoft Office、Adobe、Slack、Salesforce 還是 Atlassian,您的團隊都有機會運用我們的整合功能,減少在不同工具間切換、事倍功半的狀況。請瀏覽完整的合作夥伴清單,在開始使用課程中試著連接至少一款第三方應用程式。

有勾號的投票箱 連結第三方應用程式

8. 進一步瞭解 Dropbox

Dropbox 的功能可不只有同步檔案和資料夾而已。這份指南旨在帶您認識最重要的入門步驟。您和其他團隊成員可以利用自助式訓練課程,深入瞭解更多功能:

有勾號的投票箱 自行參加訓練課程,或參考其他快速入門指南

有勾號的投票箱 邀請您的團隊成員參加訓練課程

大功告成!您已經完成所有步驟,可以開始與團隊一起使用 Dropbox 了。以下是一些額外資源的連結,供您參考。

有勾號的投票箱 前往說明中心進一步瞭解 Dropbox

有勾號的投票箱 聯絡 Dropbox 支援服務

有勾號的投票箱 查看 Dropbox 運作是否正常

 

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