新手指南:掌握 Dropbox 的進階功能

如果您還沒完成,請勾選新手指南檢查清單上的所有項目。已經完成了?那您就可以進入 Dropbox 小學堂了!

1. 確保檔案安全無虞

兩步驟驗證是必備的設定。開啟這項功能後,您登入 Dropbox 時,除了輸入使用者名稱和密碼,還要提供一組一次性安全碼。這樣一來,萬一您的裝置遺失、遭竊,或您的密碼落入旁人手中,您的檔案仍將安全無虞!

開始吧!

有勾號的投票箱 啟用兩步驟驗證

燈泡 提示

您可以利用安全檢測工具定期檢查帳戶狀態,也可透過 Dropbox 網站的設定選單管理其他帳戶設定。

建築施工 不可不知

帳戶檢疫:使用各項應用程式或服務時,一律設定獨一無二的密碼,絕不要重複使用密碼。這樣有應用程式或服務發生安全問題時,其他帳戶就不會受到影響。

2. 建立 Paper 文件

Paper 不只是文件,更是個能讓您 (或您的團隊) 迸出創意火花的協作空間。與其他使用者即時編輯、交換意見、腦力激盪、檢視並核准檔案,而且不管在哪工作,都能隨時管理專案。您的 Dropbox 帳戶可以免費使用。

開始吧!

有勾號的投票箱 建立 Paper 文件

燈泡 提示

Paper 文件不會占用您 Dropbox 帳戶的儲存空間。您也可以自行選擇是否分享檔案,並開放分享對象的編輯、瀏覽或留言權限。

建築施工 不可不知

文件和檔案:Dropbox 常常使用「文件」這個詞。文件指的是單一檔案 (這裡是指一個 Paper 檔案)。

3. 自訂 Dropbox 行動應用程式

瞭解一些行動應用程式專屬的功能,讓 Dropbox 發揮最大功效。「相機上傳」功能可以讓您把手機上的相片和影片自動儲存到 Dropbox。「文件掃描器」功能可以讓您利用手機鏡頭掃描、上傳紙本文件。「離線檔案」功能則會將 Dropbox 檔案下載到您的手機或平板電腦上,就算沒有網路或數據連線也能存取。

開始吧!

有勾號的投票箱開啟相機上傳

有勾號的投票箱 利用手機掃描文件

有勾號的投票箱檔案設為離線存取

燈泡 提示

您可以透過同樣的設定選單,管理通知及其他設定。

建築施工 不可不知

分享:共享的檔案和資料夾在 Dropbox 上只會儲存於單一位置,一旦刪除,就會從所有分享對象的帳戶中刪除。

快速簡易地存取檔案

Dropbox 桌面應用程式會在您的電腦上建立 Dropbox 資料夾,方便您存取檔案。此外,資料夾還有兩項好用功能:同步圖示會告訴您檔案同步的狀態,電腦系統匣或選單列中的 Dropbox 圖示則能提供檔案和帳戶活動的摘要資訊。

開始吧!

有勾號的投票箱 認識每個檔案同步和 Dropbox 狀態圖示的意義

有勾號的投票箱 找出電腦系統匣/選單列圖示的位置

燈泡 提示

從電腦上其他位置複製檔案到 Dropbox 時,檔案會馬上出現在 Dropbox 資料夾中。不過提醒您,檔案可能不會立即上傳完成。您可以查看同步狀態圖示,確認實際情形。

建築施工 不可不知

刪除檔案與同步:刪除電腦上 Dropbox 資料夾中的檔案時,會從 Dropbox 上完全刪除該檔案。

5. 還原已刪除或舊版的檔案

除了能容納您所有的重要檔案,Dropbox 也會保存您帳戶過去的資訊,像是已刪除的檔案、檔案以前的版本,都只要按一下滑鼠就能取得。

開始吧!

有勾號的投票箱 還原至檔案較舊版本

有勾號的投票箱 復原與還原已刪除檔案或資料夾

燈泡 提示

如果檔案是儲存在 Dropbox,Dropbox 只能幫您還原刪除的檔案或檔案先前的版本。

建築施工 不可不知

遭刪除的檔案與共享資料夾:如果您在共享資料夾中刪除或移動檔案,變更會影響該資料夾所有成員。出現變更時,可以透過檔案搜尋功能瞭解事發經過,Dropbox Business 團隊的成員也可以向團隊管理員洽詢。

接下來

感謝閱讀!如果您已經完成小學堂指南,請繼續閱讀聰明小技巧指南。這份指南介紹了許多節省時間的訣竅,以及您可能不知道的 Dropbox 功能。

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