Dropbox Paper：Dropbox 工作團隊的 Paper 管理員設定
本文中的資訊適用於訂購 Dropbox Professional、Essentials、Standard、Business 、Advanced、Business Plus 和 Enterprise 方案的特定類型管理員。
請注意：若工作團隊使用的是 2020 年推出的 Dropbox Paper 版本，請依照下方第一個灰色區塊中的指示操作。若工作團隊使用的是舊版 Paper，請依照下方第二個灰色區塊中的指示操作。
如要查看工作團隊使用的是哪一個版本，請依下列步驟操作：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [建立]。
- 將滑鼠移至 [文件] 上方。
- 若文件類型清單中沒有 Dropbox Paper，表示您使用的是舊版 Paper。
- 若文件類型清單中有 Dropbox Paper，表示您使用的是 2020 年版的 Paper。
若您想進一步瞭解詳情，請參考提供給團隊管理員的 Paper 2020 年版常見問題集。
使用 Paper 2020 年版的團隊管理員
本段說明可供採用 2020 年版 Dropbox Paper 的 Dropbox 團隊帳戶管理員參考。如要查看工作團隊使用的 Paper 版本，請依照本篇文章開頭提供的步驟操作。
Paper 2020 年版中，Paper 文件就像一般 Dropbox 檔案一樣，所以管理員針對 Paper 文件的設定，也就跟一般 Dropbox 檔案的設定一樣。以下是管理一般 Dropbox 檔案共享和隱私權設定的方法 (現也適用 Paper 文件)：
- 控制團隊是否能與外部人員共享檔案和資料夾 (包括 Paper 文件)
- 限制團隊成員永久刪除檔案 (包括 Paper 文件) 的權限
- 以團隊成員的身分登入，管理團隊成員的檔案 (包括 Paper 文件)
- 禁止您的團隊連接至應用程式 (包括 Paper)。
部分 Paper 管理員控制功能在 2020 年版中並未改變，包括：
請注意：凡是在 2017 年 8 月 7 日以後建立的 Standard 和 Advanced Dropbox 團隊，都會預設啟用 Paper。
匯出所有 Paper 文件
停用 Paper 時，您可以將 Paper 文件匯出成 Word 或 Markdown 檔。匯出文件的方法：
- 停用 Paper 後，請點選 [匯出 # 份文件]。
- 選擇檔案格式並點選 [下載]。
- 匯出完成後，您會收到含有該格式 Paper 文件的電子郵件。請點選郵件中的 [下載文件]。
團隊成員擁有的所有有效文件都會匯出。刪除的文件不會匯出。
只能與團隊內部人員共享
Dropbox 工作團隊的管理員可以決定團隊成員能與誰共享 Dropbox Paper 文件。管理員可以決定是否要開放成員與外部人員共享，或是將共享範圍限制在團隊以內。方法如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 按一下「其他設定」中的 [Paper]。
- 將「與外部人員共享 Paper 文件」切換為 [開] 或 [關]。
- 按一下 [套用變更]。
這項設定不會影響之前的檔案，只會套用至改變設定後才共享的文件。您可以在活動紀錄中查看已與外部人員分享的文件。
請注意：若將此設定改成 [關]，團隊成員就不能在受邀加入的外部共享資料夾中建立文件。
預設 Paper 文件隱私權
管理員可以選擇 Paper 文件連結的預設隱私設定。方法如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 按一下「其他設定」中的 [Paper]。
- 在「預設共享設定」旁，選擇「所有知道連結的人」、「擁有連結的成員」，或「停用外部共享」。
- 所有知道連結的人：所有知道連結的人，不論是否為團隊成員，皆可開啟文件。
- 擁有連結的成員：只有知道連結的團隊成員可以開啟文件。外部人員就算知道連結，也無法開啟文件。
- 停用外部共享：禁止團隊成員與外部人員共享文件。
永久刪除控制
預設上，建立者可以在文件或資料夾封存後，將之永久刪除。
Dropbox 工作團隊的管理員，可以選擇僅讓團隊管理員擁有永久刪除 Paper 文件的權限。為避免成員將文件永久刪除，團隊管理員可以將團隊的刪除功能關閉。
請注意：若關閉刪除功能，團隊管理員可在以使用者身分登入時永久刪除檔案。下方將說明如何以使用者身份登入。
請注意：這項設定會套用至 Dropbox 檔案和 Paper 文件。
以使用者身分登入
Dropbox 工作團隊的管理員能以使用者的身分登入。在以使用者身分登入時，管理員可執行下列動作：
- 查看 Paper 文件和資料夾
- 與其他使用者分享文件和資料夾
- 移動 Paper 文件和資料夾
- 還原已封存的 Paper 文件
- 封存並永久刪除 Paper 文件
管理員不能建立、編輯文件，或在文件上留言。
以團隊成員身分登入並存取成員的 Paper 帳戶：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下 [成員]。
- 在您想以對方身分登入的團隊成員名稱旁邊，按一下 […]（刪節號）。
- 按一下 [以成員身分登入]。
- 點選 [登入]，確認要以您選取的使用者身分登入。
- 按一下 [Paper] 索引標籤。
- 完成後，按一下 [登出]。
請注意：管理員於登入期間執行的所有操作，都會記錄在活動紀錄中。
查看 Paper 文件中的團隊活動
「成員活動」索引標籤會顯示工作團隊最近的活動摘要。管理員可以在「成員活動」索引標籤上選擇任一類型的 Paper 活動，或是下載完整的活動紀錄。
以下操作會記錄為 Paper 活動：
- 建立或編輯文件
- 在文件上留言或處理留言
- 與團隊成員和外部人員共享文件
- 封存或永久刪除文件
- 團隊成員和外部人員提出存取文件的請求
- 團隊成員或外部人員瀏覽文件
- 共享規定有變
Dropbox 工作團隊尚無法在 Paper 上使用所有安全功能
部分 Dropbox 工作團隊擁有的安全選項尚不適用於 Dropbox Paper。繼續閱讀，瞭解哪些選項不適用使用 Dropbox Paper 的工作團隊。
Dropbox Paper 不適用之標準與法規
Dropbox Paper 不在這些標準與法規的範圍內：
- 德國 BSI C5
Paper 行動應用程式無法使用裝置核可
裝置核可是 Dropbox Advanced 和 Enterprise 方案提供工作團隊的一項安全性及存取功能。透過裝置核可，管理員便可管理成員用以存取 Dropbox 團隊帳戶所使用的裝置。裝置核可不支援 Dropbox Paper 行動應用程式。
Paper 行動應用程式無法使用企業行動管理
企業行動管理 (EMM) 能協助使用 Enterprise 方案的 Dropbox 工作團隊在公司的應用程式、網路和裝置上管理行動裝置的使用情形。企業行動管理無法管理 Dropbox Paper 行動應用程式。
Paper 行動應用程式無法使用網路管控
網路管控是 Dropbox Enterprise 方案提供工作團隊的一項安全性及存取功能。透過此功能，IT 管理員可決定哪些 Dropbox 帳戶可在公司網路中使用。Dropbox Paper 目前尚無法透過網路管控管理。
將團隊成員遠端登出 Paper 行動應用程式
管理員可以遠端將團隊成員從所有裝置上的 Paper 行動應用程式登出，讓成員無法繼續存取團隊的 Paper 文件。
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下 [成員]。
- 找到您要從所有裝置上登出 Paper 行動應用程式的成員，按一下對方的姓名。
- 在「Paper 行動裝置」區塊底下，按一下 [請按這裡]，將團隊成員從所有裝置上登出 Paper。
