Dropbox Paper:Dropbox Business 團隊的 Paper 管理員設定
請注意:若工作團隊使用的是 2020 年推出的 Dropbox Paper 版本,請依照下方第一個灰色區塊中的指示操作。若工作團隊使用的是舊版 Paper,請依照下方第二個灰色區塊中的指示操作。
如要查看工作團隊使用的是哪一個版本,請依下列步驟操作:
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [建立]。
- 將滑鼠移至 [文件] 上方。
- 若文件類型清單中沒有 Dropbox Paper,表示您使用的是舊版 Paper。
- 若文件類型清單中有 Dropbox Paper,表示您使用的是 2020 年版的 Paper。
Dropbox Paper 2020 年版將在未來幾個月內,對所有 Dropbox 客戶全面推出。我們會在您可以使用新版時通知您,請留意 Dropbox 傳送的電子郵件。
若您想進一步瞭解詳情,請參考提供給團隊管理員的 Paper 2020 年版常見問題集。
使用 Paper 2020 年版的團隊管理員
本段說明適用於採用 2020 年版 Dropbox Paper 的 Dropbox 企業方案團隊管理員。如要查看工作團隊使用的 Paper 版本,請依照本篇文章開頭提供的步驟操作。
Paper 2020 年版中,Paper 文件就像一般 Dropbox 檔案一樣,所以管理員針對 Paper 文件的設定,也就跟一般 Dropbox 檔案的設定一樣。以下是管理一般 Dropbox 檔案共享和隱私權設定的方法 (現也適用 Paper 文件):
- 控制團隊是否能與外部人員共享檔案和資料夾 (包括 Paper 文件)
- 限制團隊成員永久刪除檔案 (包括 Paper 文件) 的權限
- 以團隊成員的身分登入,管理團隊成員的檔案 (包括 Paper 文件)
- 禁止您的團隊連接至應用程式 (包括 Paper)。
部分 Paper 管理員控制功能在 2020 年版中並未改變,包括:
請注意:凡是在 2017 年 8 月 7 日以後建立的 Standard 和 Advanced Dropbox 工作團隊,都會預設啟用 Paper。
匯出所有 Paper 文件
停用 Paper 時,您可以將 Paper 文件匯出成 Word 或 Markdown 檔。匯出文件的方法:
- 停用 Paper 後,請點選 [匯出 # 份文件]。
- 選擇檔案格式並點選 [下載]。
- 匯出完成後,您會收到含有該格式 Paper 文件的電子郵件。請點選郵件中的 [下載文件]。
團隊成員擁有的所有有效文件都會匯出。刪除的文件不會匯出。
只能與團隊內部人員共享
Dropbox 企業團隊的管理員可以決定團隊成員能將 Dropbox Paper 文件與誰共享。管理員可以決定是否要開放成員與外部人員共享,或是將共享範圍限制在團隊以內。方法如下:
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 開啟管理員主控台。
- 開啟 [設定] 索引標籤。
- 選擇「其他設定」中的 [Paper]。
- 將「與外部人員共享 Paper 文件」切換為 [開] 或 [關]。
- 按一下 [套用變更]。
這項設定不會影響之前的檔案,只會套用至改變設定後才共享的文件。您可以在活動紀錄中查看已與外部人員分享的文件。
請注意:若將此設定改成 [關],團隊成員就不能在受邀加入的外部共享資料夾中建立文件。
預設 Paper 文件隱私權
管理員可以選擇 Paper 文件連結的預設隱私設定。方法如下:
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 開啟管理員主控台。
- 開啟 [設定] 索引標籤。
- 選擇「其他設定」中的 [Paper]。
- 在「預設共享設定」旁,選擇「所有知道連結的人」、「擁有連結的成員」,或「停用外部共享」。
- 所有知道連結的人:所有知道連結的人,不論是否為團隊成員,皆可開啟文件
- 擁有連結的成員:只有知道連結的團隊成員可以開啟文件。外部人員就算知道連結,也無法開啟文件
- 停用外部共享:禁止團隊成員與外部人員共享文件
永久刪除控制
預設上,建立者可以在文件或資料夾封存後,將之永久刪除。
Dropbox 企業方案的團隊管理員,可以選擇僅讓團隊管理員擁有永久刪除 Paper 文件的權限。為避免成員將文件永久刪除,團隊管理員可以將團隊的刪除功能關閉。
請注意:若關閉刪除功能,團隊管理員可在以使用者身分登入時永久刪除檔案。下方將說明如何以使用者身份登入。
請注意:這項設定會套用至 Dropbox 檔案和 Paper 文件。
以使用者身分登入
Dropbox 企業方案的團隊管理員能以使用者的身分登入。在以使用者身分登入時,管理員可執行下列動作:
- 查看 Paper 文件和資料夾
- 與其他使用者分享文件和資料夾
- 移動 Paper 文件和資料夾
- 還原已封存的 Paper 文件
- 封存並永久刪除 Paper 文件
管理員不能建立、編輯文件,或在文件上留言。
以團隊成員身分登入並存取成員的 Paper 帳戶:
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 開啟管理員主控台。
- 開啟成員頁面。
- 在您想以對方身分登入的團隊成員名稱旁邊,按一下工具圖示。
- 按一下 [以使用者身分登入]。
- 點選 [登入],確認要以您選取的使用者身分登入。
- 按一下 [Paper] 索引標籤。
- 完成後,按一下 [登出]。
請注意:管理員於登入期間執行的所有操作,都會記錄在活動紀錄中。
查看 Paper 文件中的團隊活動
「活動頁面」會顯示團隊最近的活動摘要。管理員可以在活動頁面上選擇任一類型的 Paper 活動,或是下載完整的活動紀錄。
以下操作會記錄為 Paper 活動:
- 建立或編輯文件
- 在文件上留言或處理留言
- 與團隊成員和外部人員共享文件
- 封存或永久刪除文件
- 團隊成員和外部人員提出存取文件的請求
- 團隊成員或外部人員瀏覽文件
- 共享規定有變
Dropbox Business 團隊尚無法在 Paper 上使用所有安全功能
部分 Dropbox Business 團隊擁有的安全選項尚不適用於 Dropbox Paper。繼續閱讀,瞭解哪些選項不適用使用 Dropbox Paper 的團隊。
Dropbox Paper 不適用之標準與法規
Dropbox Paper 不在這些標準與法規的範圍內:
- 德國 BSI C5
Paper 行動應用程式無法使用裝置核可
裝置核可是 Dropbox 的 Advanced 和 Enterprise 企業方案提供給工作團隊的一項安全性及存取功能。透過裝置核可,管理員便可管理成員用以存取 Dropbox 工作帳戶所使用的裝置。裝置核可不支援 Dropbox Paper 行動應用程式。
Paper 行動應用程式無法使用企業行動管理
企業行動管理 (EMM) 能協助使用 Enterprise 方案的 Dropbox Business 團隊在公司的應用程式、網路和裝置上管理行動裝置的使用情形。企業行動管理無法管理 Dropbox Paper 行動應用程式。
Paper 行動應用程式無法使用網路管控
網路管控是 Dropbox 的 Enterprise 企業方案提供給工作團隊的一項安全性及存取功能。透過此功能,IT 管理員可決定哪些 Dropbox 帳戶可在公司網路中使用。Dropbox Paper 目前尚無法透過網路管控管理。
將團隊成員遠端登出 Paper 行動應用程式
管理員可以遠端將團隊成員從所有裝置上的 Paper 行動應用程式登出,讓成員無法繼續存取團隊的 Paper 文件。
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下 [成員]。
- 找到您要從所有裝置上登出 Paper 行動應用程式的成員,按一下對方的姓名。
- 在「Paper 行動裝置」區塊底下,按一下 [請按這裡],將團隊成員從所有裝置上登出 Paper。
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