如何建立團隊儲存空間報告

工作團隊儲存空間報告會顯示哪些內容占用了工作團隊的儲存空間配額。其中包括以下人員所使用的儲存空間：

• 工作團隊資料夾
• 共享資料夾 (內部或外部)
• 個人資料夾

誰可以建立團隊儲存空間報告？

以下管理員可以建立此類報告：

• 工作團隊管理員
• 使用者管理員
• 報告管理員
• 安全性管理員
• 支援管理員
• 合規管理員
  

團隊儲存空間報告中包含哪些資料？

工作團隊儲存空間報告會逐行列出每個資料夾的資料。它會顯示：

• 路徑：資料夾的位置。顯示的資訊詳細程度取決於資料夾類型。
• 資料夾類型：說明資料夾的不同類型。範例包括：
  • 工作團隊資料夾：工作團隊協作空間中的根資料夾。
  • 工作團隊子資料夾：工作團隊資料夾中的子資料夾，與不同群組共享。
  • 受限資料夾：僅限特定人員使用的資料夾。
  • 共享資料夾：內部或外部共享資料夾。
    • 只有在將外部擁有的共享資料夾新增至工作團隊的 Dropbox 帳戶時，才會顯示該資料夾。如果外部擁有的資料夾未新增至工作團隊的 Dropbox 帳戶，則不會計入儲存空間，也不會包含在內。您會看到共享資料夾的最上層根目錄。
    • 如果資料夾有獨特的共享權限，則會在儲存空間報告中以列的方式列出。如果子資料夾的存取權限清單已從其上層資料夾變更，該子資料夾將在報告中顯示為專屬行，且上層資料夾的編號不會包含該子資料夾。
  • 私人內容：工作團隊成員的個人空間，包括 Dropbox Backup（若已啟用）。
  • 已停用的私人內容：屬於已停用工作團隊成員的私人空間。
  • 應用程式沙盒資料夾：由第三方整合或 Dropbox API 建立。
  • 已封存的團隊資料夾：已封存但仍計入儲存空間。
  • 已移除的私人內容：來自已刪除成員的儲存空間尚未傳遞給其他工作團隊成員。此內容仍會計入您工作團隊的儲存空間。
• 大小（以 MB 為單位）：儲存在這個路徑中的資料。
  • 備註：如果子資料夾的存取權限清單已從其上層資料夾變更，該子資料夾將在報告中顯示為專屬行，且上層資料夾的編號不會包含該子資料夾。
• 資料夾擁有者：資料夾的擁有者：
  • 私人資料夾會顯示成員的電子郵件地址。
  • 團隊資料夾會顯示為團隊擁有。
  • 團隊資料夾內的共享資料夾也會顯示為團隊擁有。
  • 團隊外部的共享資料夾會顯示共享者的電子郵件地址。
• 檔案數量：儲存在該路徑中的檔案數量。

如何建立團隊儲存空間報告

若要在管理員主控台中將工作團隊儲存空間資料匯出為 .csv 檔案：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下 [管理員主控台]。
3. 在 [產品] 下方，按一下 [Dropbox] 左側的下拉式選單。
4. 按一下 [內容]。
5. 按一下 [匯出儲存空間報告]。
6. 按一下 [開始匯出]。

報告會出現在名為 [Dropbox Business 報告] 的 Dropbox 資料夾中。報告名稱會是「年-月-日/工作團隊名稱/工作團隊儲存空間報告」。除非您與他人分享，否則沒有人能夠存取此報告。報告準備就緒後，您也會收到一封電子郵件。

工作團隊儲存空間報告與工作團隊資料夾報告

工作團隊儲存空間報告提供儲存空間使用情況的詳細資料夾層級檢視，包括路徑、資料夾類型、擁有者、大小和檔案數量。

工作團隊資料夾報告提供工作團隊資料夾和子資料夾中使用工作團隊儲存空間的內容檢視，包含使用中的資料夾及封存的資料夾。它還提供團隊動態資料，說明哪些團隊成員和外部使用者有權存取資料夾，以及上次修改的時間。

如何存取工作團隊資料夾報告

若要匯出工作團隊資料夾報告，請按照以下方式操作：

1. 使用您的管理員憑證登入 dropbox.com。
2. 按一下 [管理員主控台]。
3. 在 [產品] 下方，按一下 [Dropbox] 左側的下拉式選單。
4. 按一下 [內容]。
5. 按一下 [匯出工作團隊資料夾報告]。
6. 按一下 [開始匯出]。

報告會出現在名為 [Dropbox Business 報告] 的 Dropbox 資料夾中。報告名稱會是「年-月-日/工作團隊名稱/工作團隊資料夾報告」。除非您與他人分享，否則沒有人能夠存取此報告。報告準備就緒後，您也會收到一封電子郵件。

儲存空間數字可能有所出入的原因

由於同步間隔與資料處理的時間差異，管理員主控台中的各區塊在儲存空間指標上會有所出入。比方說，在管理員主控台中產生的報告可能不會反映即時的數據，造成暫時資訊不一致的情況。