如何建立團隊儲存空間報告

已更新 Jan 10, 2024
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本文介紹的功能僅開放特定類型的 Dropbox 工作團隊帳戶管理員使用。

團隊儲存空間報告可讓工作團隊瞭解占用團隊儲存空間額度的是哪些內容。報告會顯示儲存在以下位置的資料大小:

  • 工作團隊資料夾
  • 共享資料夾 (內部或外部)
  • 個人資料夾
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注意: 屬於外部人員的內容只有在加到 您的團隊 Dropbox 帳戶後 才會計入工作團隊的儲存空間使用量。

誰可以建立團隊儲存空間報告?

下列管理員可以產生這類型的報告:

  • 工作團隊管理員
  • 使用者管理員
  • 報告管理員
  • 安全性管理員

團隊儲存空間報告中包含哪些資料?

團隊儲存空間報告會針對每一個資料夾產生一個資料列,內容包括:

  • 路徑:每列資料夾的路徑。根據資料夾類型不同,您看到的資料詳細程度也會不同。
  • 資料夾類型:此欄會顯示不同的資料夾類型。
    • 團隊資料夾:您只會看到團隊資料夾的根路徑。
    • 共享資料夾:包含屬於內部成員和外部人員的共享資料夾。屬於外部人員的共享資料夾只有在已加入工作團隊 Dropbox 帳戶的情況下,才會列入報告中。如果屬於外部人員的資料夾並未加入工作團隊的 Dropbox 帳戶,該資料夾就不會計入您的儲存空間用量,也不會包含在報告中。您會看到共享資料夾的頂層根路徑。
      • 請注意:共享團隊資料夾中每個子資料夾都會有相應的資料列,也就是說,這些資料夾及其中的內容不會列入報告中根團隊資料夾的那一列。團隊資料夾的總大小,包含該資料夾及其共享子資料夾內的所有資料。
    • 個人內容:團隊成員的個人空間,路徑為團隊成員的名稱。其中包含成員曾經加入個人儲存空間的所有檔案,以及 Dropbox Backup 中儲存的資料 (若成員啟用備份功能)。
    • 暫時停用的個人內容:遭到暫時停權的成員所擁有的私人儲存空間。
    • 應用程式沙箱資料夾:由第三方整合功能或透過 Dropbox API 建立的資料夾。
    • 已封存的團隊資料夾:這類資料夾已經封存,但仍會計入儲存空間用量。
    • 已刪除的個人內容:成員遭到刪除後,若儲存空間尚未移轉給其他團隊成員,該成員的個人資料夾就會歸類為已刪除的個人內容。這類內容仍會計入工作團隊的儲存空間用量。
  • 大小 (單位為 MB):該路徑所包含的資料大小。將這個資料夾中的每一列加總,就是您目前的儲存空間總用量。
  • 資料夾擁有者:此欄會顯示該列資料夾的擁有者。
    • 如果是個人資料夾,會顯示團隊成員的電子郵件地址。報告只會顯示分析對象所擁有的個人資料夾。
    • 如果是團隊資料夾,會顯示「由工作團隊擁有」。
    • 如果是位於團隊資料夾中的共享資料夾,也會顯示「由工作團隊擁有」。
    • 如果是外部的共享資料夾,會顯示與工作團隊共享資料夾之使用者的電子郵件地址。
  • 檔案數量:此欄會顯示此路徑中包含的檔案數量。

如何建立團隊儲存空間報告

如要直接從管理員主控台將團隊儲存空間資料匯出為 .csv 檔,請依下列步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [內容]
  4. 按一下右側的 [匯出團隊儲存空間資料]
  5. 按一下 [開始匯出]

產生的報告會顯示在您 Dropbox 帳戶的「Dropbox 企業報告」資料夾中,檔名格式為「年-月-日/團隊名稱/團隊儲存空間資料報告」。只有您本人和分享對象可以存取這份報告。報告建立好後,我們也會寄信通知您。

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請注意:如為大型團隊,產生報告可能需要一點時間。如果您在一個小時後沒有收到報告,請嘗試重新產生報告。

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