Dropbox 資料分類

這項功能僅供訂購 Enterprise 方案的 Dropbox Business 工作團隊使用。
透過資料分類功能,Dropbox Business 工作團隊的團隊管理員可以找出儲存在團隊資料夾的個人資訊 (如信用卡、密碼、銀行帳號和社會安全號碼),並對這些資料採取保護措施。

這篇文章的區段:

啟用自動資料分類功能

團隊管理員啟用自動掃描功能,以偵測個人資訊。 

注意:資料分類功能不會複製識別過的檔案內容,也不會將這類內容儲存在其他地方。這項功能只會用於標記可能含有個人資訊的檔案。

如要啟用自動掃描,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下左邊側欄的 [管理員主控台]。
  3. 按一下左側邊欄中的 [分類]
  4. 將「在背景中掃描及標記檔案」 切換至 [開]
  5. 按一下 [儲存]。

可偵測的資訊類型

自動檔案分類功能目前支援的國家/地區為美國、加拿大、澳大利亞、德國、法國、日本及英國。

若要查看 Dropbox 目前可偵測的個人資訊類型清單,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下左邊側欄的 [管理員主控台]。
  3. 按一下左側邊欄中的 [分類]
  4. 在「資訊類型」下方瀏覽各地區可偵測的資訊類型。

可掃描的檔案類型

只有儲存在團隊資料夾中且大小未超過 100 MB 的檔案,才能掃描是否含有個人資訊。可以掃描的檔案類型如下:

.doc
.docx
.docm
.ppt
.pptx
.pptm
.csv
.xls
.xlsx
.xlsm
.pdf
.rtf
.txt
.vtt
.gdoc
.gsheet
.gslides
.paper
.papert

備註

  • Dropbox 目前無法針對下列檔案類型掃描個人資訊:
    • 受到密碼保護的檔案
    • 儲存在團隊成員資料夾中的私人檔案 (未設定共享),或是未儲存在團隊資料夾就便直接共享的檔案
    • 大小超過 100 MB 的檔案
  • 所有個人資訊分類作業都會記載在工作團隊的活動紀錄中。 

接收及查看外部分享警告

每當有成員與外部人員共享含機密資料的檔案或資料夾,管理員可透過電子郵件收到資料外洩防護 (DLP) 警告。 

電子郵件警告包含下列內容:

  • 檔案名稱和位置
  • 警告類型和嚴重程度
  • 內容的共享日期和時間 
  • 共享內容中偵測到的資訊類型
  • 對外共享內容的團隊成員
  • 共享對象

瞭解如何開啟及關閉安全警告功能。

 

管理員可透過管理員主控台監控警告,並視需要封鎖相關內容的存取權。 

如要存取所有 DLP 警告,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下左邊側欄的 [管理員主控台]。
  3. 按一下左側邊欄中的 [安全性]
  4. 按一下左側邊欄中的 [警告]

如要移除權限以防止外部人員存取共享內容,請按照以下步驟操作:

  1. 在信箱或管理員主控台中開啟 DLP 警告電子郵件。
  2. 按一下右上角的 [管理存取權限]
  3. 按一下共享對象名稱旁邊的向下箭頭,然後選取 [移除]

建立分類報告

管理員可以建立分類報告,查看含有個人資訊的檔案清單。報告內容包含:

  • 檔案名稱和類型
  • 檔案 ID
  • 檔案位置
  • 偵測到的資訊類型
  • 外部分享狀態
  • 共享方式
  • 共享者
  • 共享對象
  • 共享日期

如要建立分類報告,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下左邊側欄的 [管理員主控台]。
  3. 按一下左側邊欄中的 [分類]
  4. 在「個人資訊」下方按一下 [建立報告]。 

系統會產生 CSV 檔案。報告完成後,您會收到電子郵件通知,並可至管理員帳戶的「Dropbox Business 報告」資料夾查看或下載報告。

注意:必須先完成初次掃描程序,才能建立報告。

針對偵測品質提供意見

管理員可以針對資料分類功能提出意見,協助改善掃描作業的準確性。 

在 dropbox.com 上

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下左邊側欄的 [管理員主控台]。
  3. 按一下左側邊欄中的 [安全性]
  4. 按一下左側邊欄中的 [警告]
  5. 找到您要提供意見的項目。
  6. 按一下右側邊欄中的 [傳送意見回饋]
  7. 針對偵測到的資訊回答相關問題。
    • 注意:請勿在留言中透露機密資料或個人資訊。
  8. 如有需要,可輸入額外資訊。
  9. 如果您同意讓 Dropbox 聯絡您,請按一下 [我允許 Dropbox 就意見相關事宜與我聯絡] 旁邊的核取方塊。

 

在分類報告中

  1. 在管理員帳戶的「Dropbox Business 報告」資料夾中開啟分類報告。
  2. 找到您要提供意見的項目。
  3. 按一下「傳送關於個人識別資訊 (PII) 的意見」一欄中的連結。
  4. 針對偵測到的資訊回答相關問題。
  5. 如有需要,可輸入額外資訊。
    • 注意:請勿在留言中透露機密資料或個人資訊。
  6. 如果您同意讓 Dropbox 聯絡您,請按一下 [我允許 Dropbox 就意見相關事宜與我聯絡] 旁邊的核取方塊。
  7. 按一下 [傳送]。

備註 :

  • 如果您同意讓 Dropbox 就意見相關事宜與您聯絡,Dropbox 人員可能會透過電子郵件向您瞭解更多詳情和資訊。
  • 未經明確許可,Dropbox 不會查看相關檔案的內容。

偵測準確性

資料分類功能會根據機率,預測檔案是否含有個人資訊。這些預測可能含有主觀因素,並非 100% 準確。

工作團隊成員的檔案

如果您是 Dropbox Business 工作團隊的成員,在團隊管理員啟用資料分類功能後,Dropbox 會掃描工作團隊的檔案,偵測是否含有個人資訊。在這個過程中,系統會為檔案指派特定屬性,方便管理員管理工作團隊帳戶中的機密資料。如果您在工作團隊解散後繼續使用 Dropbox,原本存放在工作團隊帳戶中的檔案可能會保留資料分類時所指派的屬性。

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