為您的工作團隊管理資料保留規定

有購買資料監管附加功能的 Dropbox Business 工作團隊,就可以使用資料保留功能。

透過資料保留,Dropbox Business 管理員可以建立規定,以協助確保檔案符合規範與法規要求。資料保留規定有兩種,分別是保留規定和處置規定。

  • 保留規定是以檔案的最後活動為依據。使用保留規定時,不論團隊成員是刪除還是永久刪除相關內容,系統都會將該內容保留到規定結束為止。
  • 處置規定則是以檔案的建立或上傳時間為依據。使用處置規定時,系統會在規定結束時自動刪除相關內容,並在規定結束後 31 天將該內容永久刪除。雖然團隊成員可以隨時刪除內容,但管理員仍可在內容遭永久刪除之前隨時下載內容。

備註

  • 您最多可以有 100 個有效的資料保留規定。
  • 如果在永久刪除某個檔案後,使用完全相同的名稱建立新的檔案,則只會保留新的檔案。

建立資料保留規定

如何建立資料保留規定:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [資料監管]。
  4. 按一下 [資料保留]
  5. 按一下 [新規定]
  6. 填寫規定的名稱和詳細資訊。
  7. 選擇原則類型。
  8. 新增保留期間或處置時間。
  9. 按一下 [新增團隊資料夾],新增您想要包含在規定中的資料夾。
  10. 按一下 [建立]。
  11. 再按一下 [建立] 以確認。

您會在 24 小時內收到一封電子郵件,確認已新增規定。

下載資料保留規定中包含的內容

如何下載資料保留規定的內容:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [資料監管]。
  4. 按一下 [資料保留]
  5. 在想要匯出的規定旁邊,按一下 […] (刪節號)。
  6. 按一下 [下載內容]
  7. 為您的下載新增名稱和備註。
  8. 按一下 [準備]
您會收到一封電子郵件,其中包含下載的連結。

備註: 

  • 保留的檔案只有最新版本可供下載。
  • 只能下載有效資料保留規定的內容。刪除規定後,您就無法再下載該規定的內容。

建立資料保留報告

如果您設立了處置規定,則系統會在刪除任何內容之前傳送電子郵件報告給您。您也可以隨時手動建立報告。

如何建立資料保留報告:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [資料監管]。
  4. 按一下 [資料保留]
  5. 在想要為其建立報告的規定旁邊,按一下 […] (刪節號)。
  6. 按一下 [建立報告]。報告將自動存在名為「Dropbox Business 報告」的資料夾中。

編輯資料保留規定

如何編輯資料保留規定:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [資料監管]。
  4. 按一下 [資料保留]
  5. 在想要編輯的規定旁邊,按一下 […] (刪節號)。
  6. 按一下 [編輯規定]
  7. 編輯您要變更的規定詳細資訊。
  8. 按一下 [儲存],然後在出現的視窗中再按一下 [儲存]

刪除資料保留規定

如何刪除資料保留規定:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [資料監管]。
  4. 按一下 [資料保留]
  5. 在想要刪除的規定旁邊,按一下 […] (刪節號)。
  6. 按一下 [刪除規定]
  7. 在出現的視窗中按一下 [刪除]
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