為您的工作團隊管理資料保留規定

透過資料保留功能，Dropbox 團隊帳戶管理員可以建立規定，以協助確保檔案符合規範與法規要求。資料保留規定有兩種，分別是保留規定和處置規定。

• 保留規定是以檔案的最後活動為依據。使用保留規定時，不論團隊成員是刪除還是永久刪除相關內容，系統都會將該內容保留到規定結束為止。
• 處置規定則是以檔案的建立或上傳時間為依據。使用處置規定時，系統會在規定結束時自動刪除相關內容，並在規定結束後 31 天將該內容永久刪除。雖然團隊成員可以隨時刪除內容，但管理員仍可在內容遭永久刪除之前隨時下載內容。

如何建立資料保留規定

如何建立資料保留規定：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下 [管理員主控台]。
3. 按一下 [資料監管]。
4. 按一下 [資料保留]。
5. 按一下 [新規定]。
6. 填寫規定的名稱和詳細資訊。
7. 選擇原則類型。
8. 新增保留期間或處置時間。
9. 按一下 [新增團隊資料夾]，新增您想要包含在規定中的資料夾。
10. 按一下 [建立]。
11. 再按一下 [建立] 以確認。

您會在 24 小時內收到一封電子郵件，確認已新增規定。

如何下載資料保留規定中包含的內容

如何下載資料保留規定的內容：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下 [管理員主控台]。
3. 按一下 [資料監管]。
4. 按一下 [資料保留]。
5. 在想要匯出的規定旁邊，按一下 […] (刪節號)。
6. 按一下 [下載內容]。
7. 為您的下載新增名稱和備註。
8. 按一下 [準備]。

您會收到一封電子郵件，其中包含下載的連結。

如何建立資料保留報告

如果您設立了處置規定，則系統會在刪除任何內容之前傳送電子郵件報告給您。您也可以隨時手動建立報告。

如何建立資料保留報告：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下 [管理員主控台]。
3. 按一下 [資料監管]。
4. 按一下 [資料保留]。
5. 在想要為其建立報告的規定旁邊，按一下 […] (刪節號)。
6. 按一下 [建立報告]。報告將自動存在名為「Dropbox Business 報告」的資料夾中。

如何編輯資料保留規定

如何編輯資料保留規定：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下 [管理員主控台]。
3. 按一下 [資料監管]。
4. 按一下 [資料保留]。
5. 在想要編輯的規定旁邊，按一下 […] (刪節號)。
6. 按一下 [編輯規定]。
7. 編輯您要變更的規定詳細資訊。
8. 按一下 [儲存]，然後在出現的視窗中再按一下 [儲存]。

如何刪除資料保留規定

如何刪除資料保留規定：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下 [管理員主控台]。
3. 按一下 [資料監管]。
4. 按一下 [資料保留]。
5. 在想要刪除的規定旁邊，按一下 […] (刪節號)。
6. 按一下 [刪除規定]。
7. 在出現的視窗中按一下 [刪除]。