如何使用資料監管附加功能管理法務保存措施

有購買資料監管附加功能的 Dropbox Business 團隊,就可以使用法務保存措施功能。如要購買資料監管附加功能,請聯絡您的 Dropbox 銷售人員或填寫 Dropbox Business 聯絡表單

團隊管理員只要對特定團隊成員設置法務保存措施,就能查看並匯出該名成員建立或修改的內容。受法務保存措施影響的成員,會被告知自己在保存措施範圍,並可持續建立、編輯及刪除檔案。

團隊管理員可以:

請注意:使用者管理員和支援管理員無法建立或管理法務保存措施。

建立法務保存措施

建立法務保存措施的方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 按一下 [資料監管]。
  5. 按一下 [法務保存措施]。
  6. 按一下 [新法務保存措施]。
  7. 填寫保存措施的名稱和詳細資訊,然後按一下 [繼續]。
  8. 輸入要設置保存措施的成員姓名或電子郵件地址,然後按一下 [繼續]。
  9. 選擇保存措施的開始和結束日期。
    • 開始日期可以是過去或今天,但不能是未來的日期
    • 結束日期可以是過去、今天或未來,也可以勾選「不要設定結束日期
  10. 按一下 [啟動]。

如果您建立的保存措施開始時間是過去的日期,保存措施可能需要一段時間才會啟動。啟動完成時,您會收到電子郵件通知。

請注意:在團隊管理員釋出法務保存措施前,就算已經過了結束日期,法務保存措施仍屬有效。結束日期後,系統就不會再複製新建立的檔案版本,不過在您釋出保存措施前,系統還是會保留現有複本。

法務保存措施能保存哪幾種檔案?

您建立法務保存措施時,系統會複製並保存您指定的成員在開始和結束日期之間建立或編輯過的所有檔案,但下列檔案類型例外:

  • 雲端文件,包括 Dropbox Paper 文件、Google 文件 / 試算表 / 簡報
  • 只被成員預覽過的檔案
  • 成員有存取權限但未曾編輯的檔案
  • 使用者加入團隊前建立和修改的檔案
  • 設置保存措施時成員已無權存取的檔案
  • 管理員以團隊成員身分登入時建立或編輯的檔案

請注意:如果成員在建立或編輯檔案後不久即失去檔案存取權限,少數情況下系統不會將這些檔案納入保存措施。

我可以針對哪些人設置法務保存措施?

您可以對團隊的有效成員、受邀成員和暫時停權的成員設置保存措施,其中也包括您自己與其他團隊管理員。

您不能對已刪除的成員、整個群組或整個團隊設置保存措施。不過,您可以刪除已設置保存措施的成員。

查看法務保存措施

您可以隨時查看使用中或已釋出的法務保存措施。查看法務保存措施的方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 按一下 [資料監管]。
  5. 按一下 [法務保存措施]。
  6. 在「使用中」和「已釋出」索引標籤之間切換,即可查看團隊的所有法務保存措施。

編輯法務保存措施

您可以編輯保存措施的名稱和詳細資訊,也可以新增或移除其中的成員;但是您不能編輯保存措施的日期設定。編輯保存措施的方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 按一下 [資料監管]。
  5. 按一下 [法務保存措施]。
  6. 將滑鼠移動到要編輯的法務保存措施名稱上方,按一下此時顯示的核取方塊。
  7. 按一下 [編輯法務保存措施]。
  8. 編輯法務保存措施的名稱及詳細資訊。
  9. 點選 [繼續]。
  10. 新增或移除法務保存措施中的成員。
  11. 點選 [繼續]。
  12. 查看您的變更。
  13. 按一下 [儲存]。

釋出法務保存措施

如果有已經不需要的法務保存措施,便可以選擇釋出。釋出時,系統將移除該保存措施內的所有檔案,移除後便無法復原。釋出法務保存措施的方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 按一下 [資料監管]。
  5. 按一下 [法務保存措施]。
  6. 將滑鼠移動到要釋出的法務保存措施名稱上方,按一下此時顯示的核取方塊。
  7. 按一下 [釋出法務保存措施]。

匯出法務保存措施

如要在不匯出法務保存措施的前提下,查看保存了哪些檔案,您可以匯出法務保存措施摘要的 .CSV 檔。

您可以將法務保存措施匯出到 Dropbox 帳戶中任何一個資料夾中。匯出的內容會包括成員在法務保存措施期間所建立及編輯的所有檔案版本。

備註 :

  • 系統可能不會匯出近 24 小時內建立的檔案
  • 匯出檔案和資料夾的名稱一律為小寫

匯出法務保存措施的方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 按一下 [資料監管]。
  5. 按一下 [法務保存措施]。
  6. 將滑鼠移動到要匯出的法務保存措施名稱上方,按一下此時顯示的核取方塊。
  7. 按一下 [匯出法務保存措施]。
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