Dropbox ist – wie Sie bereits wissen – ein sicherer Aufbewahrungsort für die wichtigsten Dokumente Ihrer Firma. Aber obendrein spart Dropbox Ihrem ganzen Team und auch Ihnen persönlich jede Menge Zeit. Mit den nützlichen Features von Dropbox ist alles immer schön aufgeräumt und Sie verschwenden keine Zeit mehr mit unproduktiven Aufgaben. Wir machen Ihnen die Arbeit leicht!
Zu den wichtigsten Features zählt die Dropbox-Desktopanwendung.
Die Anwendung können Sie auf Computern unter Windows, Mac und Linux nutzen – ähnlich wie eine App auf Ihrem Smartphone. Unter anderem installiert die Anwendung den Ordner Dropbox auf Ihrer Festplatte. Dieser funktioniert wie alle anderen Ordner auf Ihrem Computer, allerdings mit zwei wichtigen Unterschieden:
- Im Dropbox-Ordner gespeicherte Dateien werden in Dropbox gesichert
- Diese Dateien stehen automatisch auf jedem mit Ihrem Dropbox-Konto verknüpften Computer, Smartphone oder Tablet zur Verfügung
Sind Sie bereit?
1. Ein Dropbox Business-Konto erstellen
Sie müssten mittlerweile eine E-Mail mit einer Einladung zu Ihrem Dropbox Business-Team erhalten haben. Klicken Sie auf den Link in dieser E-Mail und folgen Sie den Anweisungen. Wenn Sie keine E-Mail erhalten haben oder sie nicht finden können, bitten Sie Ihre IT-Abteilung oder Ihren Dropbox Business-Administrator, sie noch einmal zu senden.
Profitipps: Synchronisieren
Bei Dropbox ist oft die Rede vom Synchronisieren. Das bedeutet, dass Sie dieselbe Version einer Datei auf jedem Gerät sehen, auf dem Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto angemeldet haben. Dateien, die Sie in den Dropbox-Ordner ziehen, werden automatisch mit Ihrer Dropbox online synchronisiert. Wenn Sie Dateien ändern oder bearbeiten, werden diese Änderungen ebenfalls mit Dropbox synchronisiert.
2. Öffnen Sie die Dropbox-Desktopanwendung
Nun, da Sie ein Konto erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, die Dropbox-Desktopanwendung zu starten. Es kann sein, dass die App schon auf Ihrem Computer installiert ist. Wenn nicht, müssen Sie sie herunterladen und installieren.
Wenn die Desktop-App bereits installiert ist
Ist die Desktop-App bereits auf Ihrem Computer installiert, sehen Sie sie entweder in der Liste der Programme auf Ihrem Computer oder als Symbol auf dem Desktop. Wenn Sie eine dieser Optionen sehen, können Sie darauf doppelklicken, um die App zu starten und mit dem dritten Schritt in diesem Leitfaden fortzufahren.
Wenn die Desktop-App noch nicht installiert ist
Wenn die Desktop-App noch nicht auf Ihrem Computer installiert ist, müssen Sie sie herunterladen. Dazu gibt es drei Möglichkeiten:
Nachdem Sie die App heruntergeladen haben, sehen Sie sie entweder in der Liste der Programme auf Ihrem Computer oder direkt auf dem Desktop. Doppelklicken Sie darauf, um die App zu starten. Fahren Sie dann mit dem dritten Schritt in diesem Leitfaden fort.
Profitipps: Automatische Vorgänge
Die Desktop-App wird im Hintergrund ausgeführt und Ihre Dateien werden automatisch synchronisiert (solange Ihr Computer online ist). Sie müssen also keine Dateien manuell hoch- oder herunterladen.
3. Bei Ihrem Konto anmelden
Sobald Sie die App heruntergeladen haben, sehen Sie einen Dropbox-Ordner auf Ihrer Festplatte (im Menü Start, in der Finder-Ansicht oder in einem anderen Dateiviewer). Außerdem müsste das Dropbox-Symbol in der Task-, Kontroll- bzw. Menüleiste erscheinen. Klicken Sie auf die App, um sie zu starten. Sie werden dann aufgefordert, sich anzumelden.
Denken Sie daran, sich mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Kennwort anzumelden, die Sie für Ihr Dropbox Business-Team verwendet haben. Indem Sie sich anmelden, verknüpfen Sie Ihren Computer direkt mit Ihrem Dropbox-Konto. Wenn die Anmeldung erfolgreich war, fahren Sie mit dem vierten Schritt in diesem Leitfaden fort.
- Tipp: Eventuell werden Sie außerdem aufgefordert, den Code für die zweistufige Überprüfung einzugeben. Wenden Sie sich an Ihr IT-Team oder Ihren Dropbox Business-Administrator, wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie als Nächstes tun sollten.
Profitipps: Schnellinstallation
Wenn Sie Dropbox bereits verwenden, können Sie die Einrichtung auf dem Desktop auch mit der QR-Code-Software auf Ihrem Smartphone vornehmen.
Was mache ich, wenn ich kein Kennwortfeld sehe?
Wenn Sie kein Feld für die Eingabe Ihres Kennworts sehen, hat Ihr Team-Administrator vermutlich das Einmalige Anmelden (SSO) aktiviert. Wenn das der Fall ist, führen Sie die folgenden Schritte aus, um auf Dropbox zuzugreifen. Verwenden Sie dabei die Anmeldeinformationen (Nutzernamen und Kennwort), mit denen Sie sich beim Unternehmensnetzwerk und anderen Unternehmenstools (wie z. B. Active Directory) anmelden.
- Öffnen Sie die Dropbox-Desktopanwendung.
- Wählen Sie Ich habe bereits ein Dropbox-Konto aus und klicken Sie auf Weiter.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und lassen Sie das Feld für das Kennwort leer.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf Verknüpfungscode abrufen.
- Wenn Sie noch nicht bei Ihrer Unternehmensseite für die einmalige Anmeldung (SSO) angemeldet sind, wird ein Webbrowser mit einer entsprechenden Aufforderung geöffnet. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmenskennwort (nicht Ihr Dropbox-Kennwort) und alle anderen Informationen ein, die Ihr Unternehmen erfordert.
- Nun wird Ihnen eine Dropbox-Seite mit einem speziellen Code angezeigt. Klicken Sie auf Verknüpfungscode kopieren.
- Kehren Sie zur Dropbox-App zurück und klicken Sie auf Einfügen.
- Klicken Sie auf Weiter und führen Sie die Anweisungen aus, um die Verknüpfung Ihres Dropbox-Kontos abzuschließen.
4. Ihrem Dropbox-Ordner Dateien hinzufügen
Wenn Sie sich auf Ihrem Computer bei Dropbox anmelden, sehen Sie eventuell bereits einige Ordner in Ihrem Konto. Diese sind mit unterschiedlichen Symbolen gekennzeichnet, damit Sie gleich sehen können, worum es sich dabei handelt. Mit diesen Ordnern können Sie genauso arbeiten wie mit allen anderen Ordnern auf Ihrer Festplatte.
Es gibt vier verschiedene Ordnertypen:
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Team-Ordner (bzw. ein Ordner im Teambereich). Diese Ordner sind für alle oder einige Mitglieder Ihres Dropbox Business-Teams freigegeben und werden von Ihrem Administrator verwaltet. Sie können auch für Nutzer außerhalb Ihres Teams freigegeben werden.
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Privater Ordner (bzw. Nutzerordner). Ihr Nutzerordner ist standardmäßig für niemanden freigegeben. Sie können ihn jedoch wahlweise freigeben.
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Normaler Ordner. Ein normaler Ordner funktioniert genau wie alle anderen Ordner auf Ihrem Computer – hier können Sie Dateien praktisch organisieren. Normale Ordner sind für niemanden freigegeben.
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Freigegebener Ordner. Sie können normale Ordner jederzeit in freigegebene Ordner umwandeln. Nutzer eines freigegebenen Ordners (also die Nutzer, für die Sie den Ordner freigeben) können die Dateien in diesem Ordner betrachten, kommentieren und bearbeiten.
- Hinweis: Freigegebene Ordner innerhalb eines Team-Ordners sind mit einem Gebäudesymbol gekennzeichnet.
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Hinweis: Wie diese Ordnersymbole aussehen, hängt von der Plattform ab, auf der Sie sie ansehen. Die Symbole, die Sie hier oben sehen, finden Sie auf der Dropbox-Website (dropbox.com).
Sie können diesen Ordnern auf zweierlei Weise Dateien hinzufügen:
- Indem Sie Dateien von einem anderen Ort auf Ihrem Computer (oder aus einem anderen Ordner in Ihrer Dropbox) hierherziehen
- Indem Sie eine Datei öffnen, auf „Speichern unter“ klicken und als Speicherort Dropbox auswählen
5. Ihr Konto mit Ihrem Mobilgerät verknüpfen
Dateien im Ordner Dropbox stehen auf jedem mit Ihrem Dropbox-Konto verknüpften Computer, Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Wenn Sie die Dropbox-App bereits auf Ihrem Smartphone bzw. Tablet installiert haben, können Sie sich einfach mit Ihrem geschäftlichen Konto bei der App anmelden. Wenn Sie die App noch nicht auf Ihren Mobilgeräten installiert haben, können Sie sie hier herunterladen:
Profitipps: Zugriff über mehrere Geräte
Die Synchronisierung funktioniert für alle Geräte, die Sie mit Ihrem Konto verknüpft haben. Melden Sie sich einfach mit demselben Nutzernamen und Kennwort auf jedem beliebigen Computer, Smartphone oder Tablet an – Sie sehen immer dieselben Dateien.
Wenn Sie die App für Mobilgeräte erstmals nutzen, starten Sie die App und melden Sie sich mit dem Nutzernamen und dem Kennwort für Ihr geschäftliches Konto an. Wenn Sie bereits ein Dropbox-Konto haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie die Dropbox-App.
- Tippen Sie auf die Schaltfläche Ich bin schon Dropbox-Nutzer.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, aber lassen Sie das Kennwortfeld leer. Tippen Sie auf Bei Dropbox anmelden.
- Wenn Sie sich bereits auf der Gerätemanagementseite Ihres Unternehmens angemeldet haben, müsste die App automatisch gestartet werden. Wenn nicht, wird ein Browserfenster geöffnet und Sie werden zum Fortfahren aufgefordert. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmenskennwort (also nicht Ihr Dropbox-Kennwort) und alle übrigen erforderlichen Informationen ein.
- Wenn Ihr Unternehmen SSO verwendet, wird eine neue Seite in Ihrem Browser geöffnet und Sie werden aufgefordert, der App die Genehmigung zur Verwendung von SSO zu erteilen. Tippen Sie auf Zulassen.
- Führen Sie die verbleibenden Schritte für die App-Einrichtung aus, um das Setup abzuschließen.
6. Ihre privates Dropbox-Konto verknüpfen
Der Administrator Ihres Dropbox Business-Teams kann Ihnen erlauben, ein privates Dropbox-Konto auf Ihrem geschäftlichen Rechner zu verknüpfen. So können Sie auf demselben Gerät sowohl auf Ihre privaten als auch auf Ihre geschäftlichen Dateien zugreifen.
- Tipp: Wenn Ihr Administrator dies nicht zulässt, haben Sie immer noch die Möglichkeit, über die Dropbox-Website (dropbox.com) auf beide Konten zuzugreifen.
Nachdem Sie Ihr privates und Ihr geschäftliches Dropbox-Konto verknüpft haben, sehen Sie zwei getrennte Dropbox-Ordner auf der Festplatte Ihres Rechners bzw. in der mobilen App. Ihr geschäftliches Konto nutzt den Ordner mit dem Namen Dropbox (Firmenname), Ihr privates Konto dagegen den Ordner Dropbox (Privat).
Profitipps: Offlinezugriff
Sie können auch dann über den Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer auf Dateien zugreifen, wenn Sie gerade nicht online sind. Das liegt daran, dass Kopien dieser Dateien auch auf Ihrer Festplatte abgelegt werden. Wenn Sie eine Datei offline bearbeiten, synchronisiert Dropbox diese Änderungen automatisch, wenn Sie das nächste Mal online gehen.
7. Mit Dropbox durchstarten
So. Nun haben Sie Dropbox fertig installiert und sich auf allen Geräten angemeldet. Sie haben Ihre wichtigsten Dateien in Dropbox abgelegt und können nun voll durchstarten: Nutzen Sie Dropbox und entfesseln Sie Ihre Kreativität.
Noch Fragen? Der Administrator Ihres Dropbox-Teams ist der beste Ansprechpartner für Ihre Ideen oder Fragen.
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