Die Desktop-App von Dropbox Business nutzen

Seit Herbst 2019 bietet Dropbox ein völlig neues Nutzererlebnis auf dem Desktop. Es umfasst eine neue Desktop-App, Verbesserungen an Dropbox in der Task- bzw. Menüleiste und den Dropbox-Ordner im Datei-Explorer bzw. Finder.

Mehr über das neue Desktop-Erlebnis erfahren.

Das Dropbox-Desktop-Erlebnis ist für die Betriebssysteme Linux, macOS und Windows verfügbar. (Wenn Sie Windows 10 im S Modus verwenden, lesen Sie stattdessen diesen Artikel.

Nach der Installation stehen Ihnen die Dropbox-Desktop-App, das Dropbox-Symbol in der Menü- bzw. Taskleiste und der Dropbox-Ordner auf Ihrem Rechner zur Verfügung. Alle Änderungen, die Sie an der Dropbox-Desktop-App vornehmen, werden automatisch mit Ihrem Konto auf dropbox.com synchronisiert.

1. Ein Dropbox Business-Konto erstellen

Sie müssten mittlerweile eine E-Mail mit einer Einladung zu Ihrem Dropbox Business-Team erhalten haben. Klicken Sie auf den Link in dieser E-Mail und folgen Sie den Anweisungen. Wenn Sie keine E-Mail erhalten haben oder sie nicht finden können, bitten Sie Ihre IT-Abteilung oder Ihren Dropbox Business-Administrator, sie noch einmal zu senden.

Profitipps: Synchronisieren

Bei Dropbox ist oft die Rede vom Synchronisieren. Das bedeutet, dass Sie dieselbe Version einer Datei auf jedem Gerät sehen, auf dem Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto angemeldet haben. Dateien, die Sie in den Dropbox-Ordner ziehen, werden automatisch mit Ihrer Dropbox online synchronisiert. Wenn Sie Dateien in diesem Ordner ändern oder bearbeiten, werden diese Änderungen ebenfalls mit Dropbox synchronisiert.

2. Öffnen Sie die Dropbox-Desktop-App

Da Sie jetzt ein Konto erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, die Dropbox-Desktop-App zu starten. Es kann sein, dass die App schon auf Ihrem Computer installiert ist. Wenn nicht, müssen Sie sie herunterladen und installieren.

Wenn die Desktop-App schon installiert ist

Wenn die Desktop-App bereits auf Ihrem Computer installiert ist, sehen Sie einen Dropbox-Ordner im Menü Start, im Finder-Fenster oder in einem anderen Dateiviewer. Außerdem müsste das Dropbox-Symbol in der Task- oder Menüleiste erscheinen. 

Klicken Sie auf die App, um sie zu starten. Sie werden dann aufgefordert, sich anzumelden.

Wenn die Desktop-App noch nicht installiert ist

Wenn die Desktop-App noch nicht auf Ihrem Computer installiert ist, müssen Sie sie herunterladen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Sobald Sie die App heruntergeladen haben, sehen Sie einen Dropbox-Ordner im Menü Start, im Finder-Fenster oder in einem anderen Dateiviewer. Außerdem müsste das Dropbox-Symbol in der Task- oder Menüleiste erscheinen.  Klicken Sie auf die App, um sie zu starten. Sie werden dann aufgefordert, sich anzumelden.

Profitipps: Automatische Vorgänge

Die Desktop-App wird im Hintergrund ausgeführt und Ihre Dateien werden automatisch synchronisiert (solange Ihr Computer online ist). Sie müssen also keine Dateien manuell hoch- oder herunterladen.

Dropbox Business Teams können Administratoren anderer Teams zur Verwaltung ihres Teams hinzuziehen. Der neue Administrator wird dann zum „Multiteam-Admin“. Der neue Administrator (bzw. „Multiteam-Admin“) hat fast dieselben Möglichkeiten wie Admins Ihres eigenen Teams, mit ein paar Ausnahmen:

  • Admins anderer Teams haben keinen Zugriff auf die Abrechnung oder Hilfeseiten in der Verwaltungskonsole
  • Admins anderer Teams können sich nicht als eines Ihrer Teammitglieder anmelden

Wahlweise können Sie auch einem Nutzer Ihres eigenen Teams Admin-Rechte zuweisen. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.

Administratoren eines anderen Teams hinzufügen oder entfernen

Als Team-Admin können Sie eine Admin-Anfrage an ein Mitglied eines anderen Teams senden. Das geht so:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie in der linken Spalte auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Partnerteams.
  5. Klicken Sie auf Team hinzufügen.
  6. Geben Sie unter Team-Admin aus dem Partnerteam hinzufügen die E-Mail-Adresse des gewünschten Administrators ein.
  7. Klicken Sie auf Dem Partnerteam erlauben, auf meine Verwaltungskonsole zuzugreifen.
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Akzeptieren Sie die Bedingungen, indem Sie das Kontrollkästchen markieren.
  10. Klicken Sie auf Anfrage senden.

Der andere Administrator erhält per E-Mail eine Benachrichtigung, in der er auf die Seite Partnerteams weitergeleitet wird. Dort kann er die Anfrage annehmen.

Wenn Sie den Admin wieder aus dem Team entfernen möchten, klicken Sie auf der Seite Partnerteams neben dem Namen seines Teams auf Zugriff aufheben.

Sich selbst als Administrator eines anderen Teams hinzufügen (oder entfernen)

Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, sich selbst als Admin eines anderen Teams hinzuzufügen. Wenden Sie sich deshalb an den Administrator des anderen Teams und bitten Sie diesen, die nötigen Schritte auszuführen, um Sie als Admin hinzuzufügen. 

Wenn Sie sich selbst als Administrator aus einem anderen Team entfernen möchten, gehen Sie so vor:

  1. Melden Sie sich in der Verwaltungskonsole des anderen Teams als Administrator an.
  2. Klicken Sie auf Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Partnerteams.
  4. Klicken Sie neben dem Namen des Teams, aus dem Sie sich entfernen möchten, auf Team entfernen.

3. Bei Ihrem Konto anmelden

Sobald Sie die App heruntergeladen haben, sehen Sie einen Dropbox-Ordner auf Ihrer Festplatte (im Menü Start, in der Finder-Ansicht oder in einem anderen Dateiviewer). Außerdem müsste das Dropbox-Symbol in der Task- oder Menüleiste erscheinen. Klicken Sie auf die App, um sie zu starten. Sie werden dann aufgefordert, sich anzumelden.

Denken Sie daran, sich mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Kennwort anzumelden, die Sie für Ihr Dropbox Business-Team verwendet haben. Indem Sie sich anmelden, verknüpfen Sie Ihren Computer direkt mit Ihrem Dropbox-Konto. Wenn die Anmeldung erfolgreich war, fahren Sie mit dem vierten Schritt in diesem Leitfaden fort.

  • Tipp: Eventuell werden Sie außerdem aufgefordert, den Code für die zweistufige Überprüfung einzugeben. Wenden Sie sich an Ihr IT-Team oder Ihren Dropbox Business-Administrator, wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie als Nächstes tun sollten.

Profitipps: Schnellinstallation

Wenn Sie Dropbox schon verwenden, können Sie die Einrichtung auf dem Desktop auch mit der QR-Code-Software auf Ihrem Smartphone vornehmen.

Was mache ich, wenn ich kein Kennwortfeld sehe?

Wenn Sie kein Feld für die Eingabe Ihres Kennworts sehen, hat  Ihr Team-Admin vermutlich das Einmalige Anmelden (SSO) aktiviert. Wenn das der Fall ist, führen Sie die folgenden Schritte aus, um auf Dropbox zuzugreifen. Verwenden Sie dabei die Anmeldedaten (Nutzernamen und Kennwort), mit denen Sie sich beim Unternehmensnetzwerk und anderen Unternehmenstools (wie z. B. Active Directory) anmelden.

  1. Öffnen Sie die Dropbox-Desktop-App.
  2. Wählen Sie Ich habe schon ein Dropbox-Konto aus und klicken Sie auf Weiter.
  3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und lassen Sie das Feld für das Kennwort leer.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Klicken Sie auf Verknüpfungscode abrufen.
  6. Wenn Sie noch nicht bei Ihrer Unternehmensseite für die einmalige Anmeldung (SSO) angemeldet sind, wird ein Webbrowser mit einer entsprechenden Aufforderung geöffnet. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmenskennwort (nicht Ihr Dropbox-Kennwort) und alle anderen Informationen ein, die Ihr Unternehmen erfordert.
  7. Nun wird Ihnen eine Dropbox-Seite mit einem speziellen Code angezeigt. Klicken Sie auf Verknüpfungscode kopieren.
  8. Kehren Sie zur Dropbox-App zurück und klicken Sie auf Einfügen.
  9. Klicken Sie auf Weiter und führen Sie die Anweisungen aus, um die Verknüpfung Ihres Dropbox-Kontos abzuschließen.

4. Ihrem Dropbox-Ordner Dateien hinzufügen

Wenn Sie sich auf Ihrem Computer bei Dropbox anmelden, sehen Sie eventuell schon einige Ordner in Ihrem Konto. Diese sind mit unterschiedlichen Symbolen gekennzeichnet, damit Sie gleich sehen können, worum es sich dabei handelt. Mit diesen Ordnern können Sie genauso arbeiten wie mit allen anderen Ordnern auf Ihrer Festplatte.

Es gibt vier verschiedene Ordnertypen:

Blauer Ordner mit Gebäudesymbol

 

Team-Ordner (bzw. ein Ordner im Teambereich). Diese Ordner sind für alle oder einige Mitglieder Ihres Dropbox Business-Teams freigegeben und werden von Ihrem Administrator verwaltet. Sie können auch für Nutzer außerhalb Ihres Teams freigegeben werden.

Lilafarbener Ordner mit einem Personensymbol

 

Privater Ordner (bzw. Nutzerordner). Ihr Nutzerordner ist standardmäßig für niemanden freigegeben. Sie können ihn jedoch wahlweise freigeben.

Blauer Ordner

 

Normaler Ordner. Ein normaler Ordner funktioniert genau wie alle anderen Ordner auf Ihrem Computer – hier können Sie Dateien praktisch organisieren. Normale Ordner sind für niemanden freigegeben.

 

Blauer Ordner mit zwei Personen

 

Freigegebener Ordner. Sie können normale Ordner jederzeit in freigegebene Ordner umwandeln. Nutzer eines freigegebenen Ordners (also die Nutzer, für die Sie den Ordner freigeben) können die Dateien in diesem Ordner betrachten, kommentieren und bearbeiten.

  • Hinweis: Freigegebene Ordner innerhalb eines Team-Ordners sind mit einem Gebäudesymbol gekennzeichnet.

Hinweis: Wie diese Ordnersymbole aussehen, hängt von der Plattform ab, auf der Sie sie ansehen. Die Symbole, die Sie hier oben sehen, finden Sie auf der Dropbox-Website (dropbox.com).

Sie können diesen Ordnern auf zweierlei Weise Dateien hinzufügen:

  • Indem Sie Dateien von einem anderen Ort auf Ihrem Computer (oder aus einem anderen Ordner in Ihrer Dropbox) hierherziehen
  • Indem Sie eine Datei öffnen, auf „Speichern unter“ klicken und als Speicherort Dropbox auswählen

5. Ihr Konto mit Ihrem Mobilgerät verknüpfen

Dateien im Ordner Dropbox stehen auf jedem mit Ihrem Dropbox-Konto verknüpften Computer, Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Wenn Sie die Dropbox-App schon auf Ihrem Smartphone oder Tablet installiert haben, können Sie sich einfach mit Ihrem geschäftlichen Konto bei der App anmelden. Wenn Sie die App noch nicht auf Ihren Mobilgeräten installiert haben, können Sie sie hier herunterladen:

Profitipps: Zugriff über mehrere Geräte

Die Synchronisierung funktioniert für alle Geräte, die Sie mit Ihrem Konto verknüpft haben. Melden Sie sich einfach mit demselben Nutzernamen und Kennwort auf jedem beliebigen Computer, Smartphone oder Tablet an – Sie sehen immer dieselben Dateien.

  • Tipp: Wenn Ihr Unternehmen SSO verwendet, müssen Sie eventuell die neueste Version der mobilen App herunterladen, um Ihr Mobilgerät verknüpfen zu können.

Wenn Sie die App für Mobilgeräte erstmals nutzen, starten Sie die App und melden Sie sich mit dem Nutzernamen und dem Kennwort für Ihr geschäftliches Konto an. Wenn Sie schon ein Dropbox-Konto haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Dropbox-App.
  2. Tippen Sie auf Ich bin schon Dropbox-Nutzer.
  3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, aber lassen Sie das Kennwortfeld leer. Tippen Sie auf Bei Dropbox anmelden.
  4. Wenn Sie sich schon auf der Gerätemanagementseite Ihres Unternehmens angemeldet haben, müsste die App automatisch gestartet werden. Wenn nicht, wird ein Browserfenster geöffnet und Sie werden zum Fortfahren aufgefordert. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmenskennwort (also nicht Ihr Dropbox-Kennwort) und alle übrigen erforderlichen Informationen ein.
  5. Wenn Ihr Unternehmen SSO verwendet, wird eine neue Seite in Ihrem Browser geöffnet und Sie werden aufgefordert, der App die Genehmigung zur Verwendung von SSO zu erteilen. Tippen Sie auf Zulassen.
  6. Führen Sie die verbleibenden Schritte für die App-Einrichtung aus, um das Set-up abzuschließen.

6. Ihre privates Dropbox-Konto verknüpfen

Der Administrator Ihres Dropbox Business-Teams kann Ihnen erlauben, ein privates Dropbox-Konto auf Ihrem geschäftlichen Rechner zu verknüpfen. So können Sie auf demselben Gerät sowohl auf Ihre privaten als auch auf Ihre geschäftlichen Dateien zugreifen.

  • Tipp: Wenn Ihr Administrator dies nicht zulässt, haben Sie immer noch die Möglichkeit, über die Dropbox-Website (dropbox.com) auf beide Konten zuzugreifen.

Nachdem Sie Ihr privates und Ihr geschäftliches Dropbox-Konto verknüpft haben, sehen Sie zwei getrennte Dropbox-Ordner auf der Festplatte Ihres Rechners bzw. in der mobilen App. Ihr geschäftliches Konto nutzt den Ordner mit dem Namen Dropbox (Firmenname), Ihr privates Konto dagegen den Ordner Dropbox (Privat).

Profitipps: Offlinezugriff

Sie können auch dann über den Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer auf Dateien zugreifen, wenn Sie gerade nicht online sind. Das liegt daran, dass Kopien dieser Dateien auch auf Ihrer Festplatte abgelegt werden. Wenn Sie eine Datei offline bearbeiten, synchronisiert Dropbox diese Änderungen automatisch, wenn Sie das nächste Mal online gehen.

7. Mit Dropbox durchstarten

So. Jetzt haben Sie haben Dropbox fertig installiert und sich auf allen Geräten angemeldet. Sie haben Ihre wichtigsten Dateien in Dropbox abgelegt und können nun voll mit Dropbox durchstarten.

Noch Fragen? Der Administrator Ihres Dropbox-Teams ist der beste Ansprechpartner für Ihre Ideen oder Fragen.

Den Administrator Ihres Dropbox Business-Teams ausfindig machen

 

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