Compartir con Dropbox

Puedes compartir todo lo que almacenes en Dropbox y decidir si quieres que se pueda editar tu contenido o solo verse.

Aumenta tu productividad diaria mediante un uso compartido sencillo y seguro. En lugar de enviar archivos por correo electrónico como documentos adjuntos, comparte tu trabajo de manera inmediata desde tu cuenta de Dropbox. Los cambios que hagas se actualizarán automáticamente en tiempo real con todo el mundo que comparta el archivo. Usa Dropbox para simplificar tu flujo de trabajo; por ejemplo, puedes usarlo para colaborar con compañeros o compartir con clientes.

En este capítulo veremos cómo compartir contenido, invitar a un grupo a una carpeta compartida o Dropbox Space y solicitar archivos específicos a cualquier usuario, incluso aunque no tenga una cuenta de Dropbox.

Compartir con Dropbox

Compartir con acceso de solo lectura

Si quieres que alguien pueda ver tus archivos pero no editarlos, puedes usar Dropbox para compartir de dos formas. Puedes invitar a otras personas directamente desde tu archivo, carpeta o Dropbox Space, o bien crear un enlace exclusivo para enviarlo por correo electrónico o con tu aplicación de mensajería favorita.

Cuando invitas a alguien directamente con permisos de solo lectura, el destinatario recibirá un mensaje de correo electrónico con un enlace al contenido. El destinatario tendrá acceso al archivo, la carpeta o el Dropbox Space en su propia cuenta de Dropbox, pero no podrá editar el contenido. Para más seguridad, cambia los permisos o convierte el elemento en privado otra vez.

Cuando se comparte un enlace de solo lectura, los destinatarios pueden ver una vista previa del archivo, la carpeta o el Dropbox Space en dropbox.com, aunque también pueden ver y descargar el contenido. No tienen que tener una cuenta de Dropbox para ver y descargar tu contenido, pero sí para ver la vista de la carpeta y usar las funciones de un Dropbox Space.

Compartir con acceso de solo lectura

Cómo: compartir un archivo, una carpeta o un Dropbox Space con permiso de solo lectura

Para compartir a través de una invitación por correo electrónico:

1. Selecciona el elemento que quieres compartir.

2. Haz clic en Compartir a la derecha de la ventana de la aplicación para escritorio.

3. Haz clic en Invitar por correo electrónico.

4. Escribe la dirección de correo electrónico de la persona (o las personas) con quien quieras compartir después de Para.

5. Selecciona Puede leer en el menú desplegable a la derecha.

6. Haz clic en Compartir. Los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico con un enlace al archivo o la carpeta.

Para compartir con un enlace:

1. Selecciona el elemento que quieres compartir.

2. Haz clic en Compartir a la derecha de la ventana de la aplicación para escritorio.

3. Haz clic en Copiar enlace.

4. El enlace se copiará en el portapapeles. Luego podrás pegarlo en un correo electrónico, chat o cualquier otro canal de comunicación.

Para compartir a través de una invitación por correo electrónico:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Mis archivos en la columna de la izquierda.

3. Sitúa el cursor del ratón sobre el elemento que quieres compartir.

4. Haz clic en Compartir.

5. Escribe la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona (o las personas) con quien quieras compartir después de Para.

6. Selecciona Puede leer en el menú desplegable a la derecha.

7. Haz clic en Compartir. Los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico con un enlace al contenido compartido.

Para compartir a través de un enlace:
1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Mis archivos en la columna de la izquierda.

3. Sitúa el cursor del ratón sobre el elemento que quieres compartir.

4. Haz clic en Compartir. (Si no se ha creado un enlace, haz clic en Crear un enlace).

5. Haz clic en Configuración del enlace para personalizar quién tiene acceso o inhabilitar las descargas.

6. Haz clic en Copiar enlace.

7. El enlace se copiará en el portapapeles. Luego podrás pegarlo en un correo electrónico, chat o cualquier otro canal de comunicación.

1. Haz clic con el botón derecho del ratón (o haz clic mientras pulsas Control) en el archivo y selecciona Copiar enlace de Dropbox.

2. El enlace se copiará en el portapapeles. Luego podrás pegarlo en un correo electrónico, chat o cualquier otro canal de comunicación.

1. Accede al archivo, la carpeta o el Dropbox Space que quieres compartir.

2. Toca  (tres puntos).

3. Toca Compartir.

4. Toca Crear un enlace.

5. Si ya se ha creado un enlace a este contenido, toca Compartir junto a Cualquiera que tenga el enlace puede ver.

6. Selecciona una de las opciones para especificar el método que quieres usar para compartir el enlace.

Los enlaces de Dropbox no se “rompen” aunque cambies el nombre del elemento o muevas la carpeta, archivo o Dropbox Space en tu cuenta Dropbox. Si el destinatario de un enlace compartido descarga el contenido en su ordenador y lo modifica, no se actualizará en tu cuenta de Dropbox.

Puedes configurar una contraseña y una fecha de vencimiento, e inhabilitar las descargas para los enlaces compartidos cuando lo desees.

Compartir con acceso de edición

Si quieres que otras personas puedan editar el contenido que compartes con ellas, puedes invitarlas directamente desde un archivo, una carpeta o un Dropbox Space.

  • Los destinatarios deben iniciar sesión en una cuenta de Dropbox para poder acceder a tu contenido compartido y editarlo.
  • Cuando se comparten carpetas y Dropbox Spaces, los destinatarios se convierten en sus miembros.
  • Los cambios que se hacen en el contenido de una carpeta compartida o Dropbox Space se sincronizan con sus miembros. 
  • Puedes compartir con un grupo de personas de una vez y decidir si todo el grupo podrá editar tu contenido.

Más información sobre las carpetas compartidas y Dropbox Spaces

Cómo: compartir con acceso de edición

1. Selecciona el elemento que quieres compartir.

2. Haz clic en Compartir a la derecha de la ventana de la aplicación para escritorio.

3. Haz clic en Invitar por correo electrónico.

4. Escribe la dirección de correo electrónico de la persona (o las personas) con quien quieras compartir después de Para.

5. Selecciona Puede editar en el menú desplegable a la derecha.

6. Haz clic en Compartir. Los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico con un enlace al archivo o la carpeta.

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Archivos en la columna de la izquierda.

3. Sitúa el cursor del ratón sobre el elemento que quieres compartir.

4. Haz clic en Compartir.

5. Escribe la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona (o las personas) con quien quieras compartir después de Para.

6. Selecciona Puede editar en el menú desplegable a la derecha.

7. Haz clic en Compartir. Los destinatarios recibirán una invitación por correo electrónico al contenido compartido.

Los miembros de un equipo pueden crear grupos gestionados por usuarios si su administrador lo permite:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de Dropbox Business.

2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.

3. Haz clic en el botón junto al nombre de tu equipo: Grupos y miembros.

4. Haz clic en  Crear grupo.

5. Introduce el nombre de tu grupo.

- Este es el nombre que verán todos los miembros del equipo. Como gestor de este grupo, puedes modificar el nombre del grupo cuando quieras.

6. Haz clic en Crear grupo.

Obtén más información sobre cómo añadir y eliminar miembros de un grupo.

Solicitar archivos

Usa las solicitudes de archivos para recopilar y recibir archivos (hasta 20 GB) de cualquiera en tu cuenta de Dropbox. Cuando alguien hace clic en el enlace de tu solicitud de archivos, solo tiene que elegir los archivos en su ordenador, introducir su nombre y dirección de correo electrónico y hacer clic en Subir. Eso es todo. No tiene que iniciar sesión, por lo que cualquiera puede añadir archivos (incluso aunque no tenga una cuenta de Dropbox). Es una forma sencilla de recibir archivos, como propuestas de proveedores, sin tener que exigir que se siga el proceso.

Todos los archivos que recopiles se organizan automáticamente en una misma carpeta de Dropbox. Solo tú podrás ver los archivos que suban otras personas a menos que decidas compartirlos.

Cómo: crear una solicitud de archivos

  1. Inicia sesión en dropbox.com.

  2. Haz clic en Archivos.

  3. Haz clic en Solicitudes de archivos.

  4. Haz clic en Crear nueva solicitud de archivos.

  5. En ¿Qué quieres solicitar?, introduce el nombre de la carpeta en la que se guardarán todos los archivos recogidos.

  6. En ¿En qué lugar de tu Dropbox quieres guardar estos archivos?, verás la ruta a la carpeta nueva. Si deseas cambiar la ubicación de la carpeta, haz clic en Cambiar carpeta. También puedes hacer clic en Añadir una fecha límite para fijar una fecha límite para la solicitud de archivos. O puedes seleccionar Permitir subidas fuera de plazo y elegir un rango de fechas.

  7. Haz clic en Siguiente.

  8. Copia el enlace de solicitud de archivos o envía las invitaciones directamente desde tu cuenta de Dropbox:

    - Haz clic en Copiar enlace para copiar el enlace de la solicitud de archivos y envíalo a la persona a la que solicites archivos.

    - O bien, introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres solicitar archivos y envía las solicitudes directamente desde tu cuenta de Dropbox. Haz clic en Hecho para enviar las invitaciones por correo electrónico y volver a la pantalla Solicitar archivos.

Te enviaremos un mensaje cada vez que alguien suba un archivo a tu solicitud de archivos.

Añadir comentarios y colaborar

Colabora fácilmente sabiendo que los comentarios no se perderán entre los mensajes de tu bandeja de correo electrónico. En lugar de enviar comentarios por correo electrónico, anota lo que quieras en el propio archivo. Comparte comentarios en texto, imágenes y vídeos, o etiqueta a alguien para hacerle saber que has dejado un comentario. En función de tus permisos, tal vez también puedas editar texto desde el propio documento.

Cómo: añadir comentarios y colaborar

Todo el que tenga acceso a un archivo de Dropbox puede introducir un comentario y ver otros comentarios a menos que el propietario del archivo o administrador haya desactivado esta función.

Para añadir un comentario desde la aplicación de Dropbox para escritorio:

1. Accede al archivo en el que deseas añadir un comentario.

2. Haz clic en el cuadro de texto a la derecha de la pantalla donde dice Escribir comentario

- Puedes escribir tu comentario, @ mencionar a alguien o incluso añadir un emoji.

3. Haz clic en Publicar.

Para añadir un comentario en un archivo desde dropbox.com o la aplicación móvil:

1. Abre el archivo en el que deseas añadir un comentario.

2. Para añadir un comentario para la página o imagen entera, toca o haz clic en el cuadro de texto Escribir comentario.

- Puedes escribir tu comentario, @ mencionar a alguien o incluso añadir un emoji.

3. Haz clic en Publicar.

También puedes añadir un comentario en un lugar específico de un archivo si estás en dropbox.com y trabajando con un tipo de archivo compatible.

Nota: cuando dejas un comentario, se envía una notificación al propietario del archivo y a cualquiera que se haya suscrito al archivo, haya añadido un comentario o se le haya @mencionado en la conversación.

Más información sobre cómo editar o eliminar un comentario, ocultar el panel de comentarios y cambiar las preferencias de notificaciones

En Dropbox Paper, existen las siguientes posibilidades para colaborar con otros usuarios:

- Mencionarlos dentro del documento o en los comentarios. Menciona a un compañero o amigo en cualquier parte de tu documento de Paper o añade un comentario escribiendo @ (arroba) y su nombre. Dropbox le enviará una notificación para que pueda responder inmediatamente.

- Crear listas de tareas con las tareas que hay que ejecutar. A continuación puedes asignarlas a amigos o compañeros y, después, añadir una fecha de vencimiento.

Comentar textos e imágenes:

1. Resalta una línea de texto para que se muestre la barra de herramientas de formato.

2. Haz clic en el icono de comentario (una burbuja de diálogo) en el menú que aparecerá.

Para añadir un comentario en una zona concreta de una imagen:

1. Haz clic en la imagen en la que deseas añadir un comentario.

2. Haz clic en el icono de círculo con el símbolo más en un área específica de la imagen.

3. Haz clic en la sección de la imagen en la que deseas añadir un comentario.

4. Escribe el comentario y haz clic en Publicar.

Más información sobre la colaboración en contenido con Dropbox Paper

Siguiente: seguridad en Dropbox

Ya hemos visto cómo compartir y colaborar con Dropbox. Ahora veremos cómo configurar ajustes, monitorizar fácilmente dispositivos vinculados, sesiones web activas y aplicaciones de terceros con acceso a tu cuenta, crear contraseñas seguras, configurar la doble autenticación y recuperar archivos.