Comprendre les rapports Protection et contrôle
La section Protection et contrôle comprend plusieurs rapports qui vous aident à comprendre l’état actuel de votre contenu et les mesures qui ont déjà été prises pour le gérer.
- Le rapport Présentation vous donne un aperçu de la façon dont les éléments sont partagés et consultés, ce qui vous aide à repérer rapidement les risques potentiels.
- Le rapport Accès obsolète met en évidence les éléments qui n’ont pas été modifiés depuis longtemps et qui pourraient nécessiter un nettoyage.
Ensemble, ces rapports vous donnent une image complète de votre environnement qui met en évidence ce qui nécessite une attention particulière, ce qui est obsolète et ce qui a déjà été traité.
Rapport de présentation
Le rapport Présentation vous donne une synthèse générale des éléments détenus en interne et de la manière dont ils sont partagés. Vous pouvez ainsi repérer où l’accès est peut-être trop étendu.
Le rapport Présentation comprend les indicateurs suivants :
- Nombre total d’éléments : la quantité de fichiers, dossiers et lecteurs partagés appartenant à des comptes internes ou partagés avec eux.
- Propriété interne : la quantité de fichiers, dossiers et lecteurs partagés appartenant à des comptes internes.
- Accès personnel : le nombre d’éléments internes partagés avec des comptes personnels (tels que Gmail, Yahoo ou les domaines .edu).
- Accès externe : le nombre d’éléments internes partagés avec des comptes sur des domaines externes (tels que des partenaires ou des fournisseurs).
- Accès à l’ensemble de l’entreprise : le nombre d’éléments internes contenant des liens d’entreprise accessibles à tous au sein de l’organisation.
- Liens publics : le nombre d’éléments internes contenant des liens publics accessibles à tous sur Internet.
- Modifié il y a plus d’un an : le nombre d’éléments internes n’ayant pas subi de modification depuis un an ou plus.
- Modifié il y a plus de deux ans : le nombre d’éléments internes n’ayant pas subi de modification depuis deux ans ou plus.
Modifié il y a plus de trois ans : le nombre d’éléments internes n’ayant pas subi de modification depuis trois ans ou plus.
Vous pouvez également utiliser le menu déroulant Application sur cette page pour afficher ces indicateurs pour un connecteur spécifique, tel que Google Drive ou Dropbox. Par défaut, toutes les applications sont sélectionnées.
Rapport d’accès obsolète
Le rapport Accès obsolète affiche les éléments qui n’ont pas été modifiés ou partagés depuis un certain temps. Cela vous aide à trouver du contenu qui peut être obsolète, mais susceptible d’être encore largement partagé.
Le rapport Accès obsolète est divisé en deux sections :
- Propriété interne : les éléments appartenant à des comptes de votre organisation.
- Propriété externe : les éléments appartenant à des comptes extérieurs à votre organisation, mais partagés avec votre équipe. Seul le contenu créé par Google Drive s’affichera dans le rapport externe.
Chaque section comprend les indicateurs suivants :
- Modifié il y a plus d’un an : le nombre d’éléments n’ayant pas subi de modification depuis un an ou plus.
- Modifié il y a plus de deux ans : le nombre d’éléments n’ayant pas subi de modification depuis deux ans ou plus.
- Modifié il y a plus de trois ans : le nombre d’éléments n’ayant pas subi de modification depuis trois ans ou plus.
- Modifié il y a plus de cinq ans : le nombre d’éléments n’ayant pas subi de modification depuis cinq ans ou plus.
Vous pouvez utiliser ces indicateurs pour identifier les anciens contenus qui présentent encore :
- Des liens à l’échelle de l’entreprise
- Liens publics
- Des accès pour les comptes externes ou personnels
