Come inviare documenti per la firma con Dropbox Sign

L’integrazione Dropbox Sign ti consente di inviare file per la firma elettronica o di firmare elettronicamente i file senza uscire da Dropbox. I file firmati vengono salvati automaticamente nel tuo account Dropbox.

Nota. Ulteriori informazioni su Dropbox Sign sono disponibili nel Centro assistenza di Dropbox Sign.

Collegare Dropbox e Dropbox Sign

La prima volta che invierai file per la firma tramite Dropbox, ti verrà chiesto di collegare i tuoi account Dropbox e Dropbox Sign e di accettare i termini di servizio. Verrà creato un account Dropbox Sign gratuito con l’indirizzo email che usi per Dropbox oppure, se hai già un account Dropbox Sign associato allo stesso indirizzo email che usi per Dropbox, gli account verranno collegati. Dopo il collegamento degli account, potrai anche accedere a hellosign.com facendo clic su Accedi con Dropbox.

Inviare un file per la firma

Puoi inviare un file su Dropbox per farlo firmare oppure puoi firmare un file che hai ricevuto. A tale scopo:

  1. Accedi a dropbox.com.
  2. Passa con il mouse sul nome del file e fai clic sulla casella di controllo visualizzata a sinistra.
  3. Fai clic sulla freccia accanto a Condividi sopra l’anteprima del file nella barra laterale destra.
    • Se la miniatura non viene visualizzata, fai clic sull’icona a forma di freccia nella barra laterale destra.
  4. Fai clic su Invia per la firma.
  5. Scegli chi deve firmare:
    • Se sei l'unico firmatario, fai clic su Sono l'unico firmatario.
    • Se non sei l’unico firmatario, digita il nome e l’indirizzo email dell’altra persona nelle apposite caselle. Per aggiungere altri firmatari, fai clic su Aggiungi firmatario. Per rimuovere un firmatario, fai clic sull’icona del cestino accanto all’indirizzo email corrispondente. 
    • Per richiedere un allegato a un firmatario, fai clic sull’icona della graffetta accanto all’indirizzo email corrispondente (disponibile per i piani Dropbox Sign Standard e Premium).
  6. Fai clic su Avanti.
  7. Trascina i campi nel punto del documento nel quale i firmatari dovranno firmare e assegna ciascun campo a un firmatario usando la barra laterale destra.
    • Nota. Per poter continuare con il passaggio successivo, a ogni firmatario deve essere assegnato almeno un campo diverso dalla data.
  8. Fai clic su Avanti in alto a destra.
  9. Scegli il nome del file e la posizione della cartella Dropbox per la copia firmata del file
    • Nota. Il file originale non verrà rinominato o spostato.
  10. Fai clic su Avanti in alto a destra.
  11. Conferma i firmatari e aggiungi eventuali altre persone che vuoi includere in copia nella richiesta.
  12. Se lo desideri, aggiungi un messaggio nel corpo dell’email.
  13. Fai clic su Invia per la firma.

Una volta completati i file firmati, tu e tutti i firmatari riceverete un’email di conferma. I tuoi file firmati verranno salvati automaticamente nel tuo account Dropbox (nella posizione scelta) e nel tuo account Dropbox Sign collegato. Se elimini un file firmato dall’account Dropbox, potrai comunque ritrovarlo nell’account Dropbox Sign e viceversa.

Quando un file è in attesa di essere firmato, nella posizione scelta nel tuo account Dropbox verrà salvata una versione PDF del file chiamata “[nome file](in-corso).pdf”. Una volta firmato, il file viene sostituito con un nuovo file PDF firmato denominato “[nome file] (firmato).pdf”.

Gestire e tenere traccia delle richieste di firma

Puoi gestire le richieste di firma in Dropbox Sign e tenerne traccia direttamente da Dropbox. Per iniziare, accedi alla dashboard di Dropbox Sign per Dropbox e:

  • Individua i file di cui hai bisogno utilizzando la barra Cerca in alto.
  • Fai clic sul pulsante Richiedi firma per inviare una richiesta di firma.
  • Fai clic sulla scheda In attesa per gestire le richieste in corso e tenerne traccia. Puoi:
    • Visualizzare lo stato, i firmatari e la data dello stato attuale.
    • Fare clic su “...” (puntini di sospensione) sulla destra per eseguire diverse azioni a seconda dello stato, tra cui visualizzare un’anteprima, scaricare il file, vederne la posizione, inviare un promemoria ai firmatari o annullare la richiesta.
    • Fare clic per selezionare un file e visualizzarne i dettagli sulla destra.
  • Fai clic sulla scheda Completati per gestire le richieste completate. Puoi:
    • Fare clic su “...” (puntini di sospensione) sulla destra per eseguire diverse azioni, tra cui visualizzare un’anteprima, scaricare il file o vederne la posizione.
    • Fare clic per selezionare un file e visualizzarne i dettagli sulla destra.

Puoi anche ricevere notifiche all’interno di Dropbox o via email riguardo ai progressi delle tue richieste. Consulta il Centro assistenza Dropbox Sign per trovare indicazioni su come creare modelli, richiedere firme, gestire le richieste e molto altro.

Non dimenticare i limiti relativi a numero di richieste, dimensioni e spazio di archiviazione

Se l’account Dropbox Sign che hai collegato al tuo account Dropbox ha un piano gratuito limitato (impostazione predefinita), potrai inviare 3 richieste di firma gratuite al mese. Ulteriori informazioni sul piano gratuito limitato e su come eseguire l’upgrade.

I singoli file caricati per essere firmati non possono superare i 40 MB o le 500 pagine. Ulteriori informazioni sui tipi di file supportati e sulle dimensioni.

I file firmati occupano spazio nel tuo account Dropbox. Se esaurisci lo spazio di archiviazione mentre un file è in attesa di essere firmato, riceverai un messaggio di errore e la versione firmata del file sarà salvata solo nel tuo account Dropbox Sign e non nel tuo account Dropbox. Scopri quanto spazio di archiviazione Dropbox hai e come acquistare spazio aggiuntivo.

Amministratori: gestire l’integrazione Dropbox Sign per il team

Gli amministratori con account di team possono attivare o disattivare l’integrazione Dropbox Sign per tutto il team.

Per attivare o disattivare l'integrazione:

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore. 
  2. Fai clic su Console amministratore sulla sinistra.
  3. Fai clic su Impostazioni sulla sinistra.
  4. Scorri verso il basso fino a Impostazioni aggiuntive e fai clic su Invia per la firma.
  5. Imposta su Attivato o Disattivato.
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