Dropbox AI gebruiken

Dropbox AI gebruikt generatieve AI om de manier waarop je met je bestanden in Dropbox omgaat te verbeteren, zodat je tijd kunt besparen en materiaal efficiënter kunt beheren. In plaats van handmatig mappen te doorzoeken of lange documenten door te spitten, stroomlijnt Dropbox AI het proces door antwoorden te vinden, materiaal samen te vatten en belangrijke details te markeren.

Met Dropbox AI kun je het volgende doen:

• Documenten en video's direct samenvatten: je krijgt snelle en gemakkelijk leesbare samenvattingen van lange pdf's, rapporten en video's, zodat je de belangrijkste punten te pakken hebt zonder alles te hoeven bekijken.
• Simmer zoeken: in plaats van door mappen te graven, stel je Dropbox AI gewoon een vraag in de zoekbalk om de juiste bestanden te vinden of de belangrijkste gegevens eruit te halen.
• Efficiënter door je materiaal navigeren: bekijk AI-gegenereerde markeringen in je zoekresultaten, zodat je sneller het juiste bestand kunt vinden zonder meerdere documenten te openen.

Dropbox AI in- en uitschakelen

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder. 
2. Klik op Beheerconsole. 
3. Klik op Instellingen in de linkerzijbalk.
4. Selecteer Vroege toegang onder Account. 
5. Klik in het gedeelte Functies op Inschrijven naast Dropbox AI.
6. Klik op Krijg vroege toegang.

Zo gebruik je 'Samenvatten en vragen' bij het bekijken van voorbeeldweergaven van bestanden

Bij het bekijken van een voorbeeldweergave van een enkel bestand, kun je Samenvatten en vragen gebruiken om diepere inzichten uit dat specifieke bestand te genereren.

Zo gebruik je Samenvatten en vragen in een voorbeeldweergave van een bestand:

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Klik op de naam van een bestand om het in de modus voorbeeldweergave te openen.
   • Opmerking: het bestand moet compatibel zijn met Dropbox AI. Zie het gedeelte 'Veelgestelde vragen' voor ondersteunde bestandstypen.
3. Klik op Samenvatten en vragen. 
4. Typ je vraag in het veld Vraag iets over dit bestand in de zijbalk.
5. Druk op Enter, Returnof klik op Ask om je vraag te stellen.
   • Opmerking: je kunt een van de voorgestelde prompts selecteren om specifieke acties te bekijken.

Het AI-gegenereerde antwoord bevat verwijzingen naar pagina's die aangeven waar in het bestand de informatie is gevonden.

Zo genereer je inzichten voor meerdere bestanden met 'Samenvatten en vragen'

Je kunt Samenvatten en vragen gebruiken om door meerdere op tekst gebaseerde documenten, videobestanden met transcripties en audiobestanden te bladeren. Je kunt maximaal 10 compatibele bestanden tegelijk selecteren in de bestandslijst of rasterweergave om inzichten en antwoorden erover te vergelijken of samen te voegen.

Zo gebruik je Samenvatten en vragen op meerdere bestanden tegelijk:

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Klik op de selectievakjes naast de bestanden die je wilt analyseren.
   • Opmerking: je kunt maximaal 10 bestanden tegelijk selecteren. Als de geselecteerde bestanden compatibel zijn met deze functie, verschijnt de knop 'Samenvatten en vragen' boven de bestandslijst.
3. Klik op Samenvatten en vragen.
4. Typ je vraag in het vak 'Vraag iets over dit bestand' in het deelvenster 'Samenvatten en vragen'.
   • Opmerking: je kunt op een voorgestelde prompt klikken, zoals 'Dit bestand samenvatten' of 'Meer informatie over dit onderwerp' om specifieke acties te bekijken.
5. Druk op Enter of Return om je vraag te stellen en een antwoord te genereren.

Zo gebruik je 'Antwoorden' voor zoeken

Met 'Antwoorden' kun je in een natuurlijke taal vragen stellen over je bestanden waarna AI je materiaal scant om relevante antwoorden te geven. In plaats van handmatig documenten te openen of door bestanden te bladeren, typ je gewoon een vraag in de zoekbalk waarna 'Antwoorden' de meest relevante informatie uit je bestanden haalt.

Een vraag stellen via de zoekbalk:

1. Meld je aan bij dropbox.com.
2. Klik bovenaan de pagina op de zoekbalk.
3. Typ een vraag of opdracht die betrekking heeft op je bestanden. Bijvoorbeeld: 
   • "Wat zijn mijn financiële projecten voor het tweede kwartaal?"
   • "Zoek mijn meest recente marketingrapport."
   • "Vat mijn vergadernotities van vorige week samen."
4. Klik op Zoeken. 
   
   

Dropbox AI analyseert de tekst in je bestanden en genereert een antwoord, evenals links naar de relevante documenten.

Tips voor betere zoekresultaten met 'Antwoorden'

Om de duidelijkste en meest relevante antwoorden te krijgen, moet je rekening houden met de volgende best practices bij het maken van je AI-prompt:

• Gebruik volledige zinnen. Zoekopdrachten met één woord zoals 'mappen' of 'PDF's' zijn vaag en worden niet herkend als vragen.
• Laat je zoekopdrachten beginnen met een vraagwoord. Door je vraag te beginnen met woorden als 'wie', 'wat', 'wanneer', 'waar', 'waarom' of 'hoe' geef je een zinvolle structuur waarmee de AI relevantere resultaten kan genereren.
• Begin je prompt met 'Maak een samenvatting' om de hoofdpunten uit een bestand te halen.

Dit zijn slechts enkele manieren om meer uit 'Antwoorden' te halen. Als het resultaat niet helemaal naar wens is, probeer dan je prompt anders te formuleren in natuurlijke taal of voeg een vraagteken toe om je bedoeling duidelijk maken.

Hierbij enkele voorbeelden van goed geformuleerde vragen:

• Wie wordt er in de notities genoemd?
• Wat zijn belangrijke prestatie-indicatoren die we meten?
• Wat is de lanceerdatum voor dit product?
• Waar vind ik de contactgegevens van mijn belanghebbende?
• Waarom hebben we deze functie geïmplementeerd?
• Hoe wordt succesvolle conversie door ons gemeten?
• Zijn er budgetbeperkingen waar ik rekening mee moet houden?

Voel je vrij om deze prompts zo nodig aan te scherpen!