Så här använder du Dropbox AI

Dropbox AI använder generativ AI för att förbättra hur du interagerar med dina filer i Dropbox, vilket hjälper dig att spara tid och hantera innehåll mer effektivt. Istället för att manuellt söka igenom mappar eller skumma långa dokument effektiviserar Dropbox AI processen genom att hitta svar, sammanfatta innehåll och markera viktiga detaljer.

Med Dropbox AI kan du:

• Sammanfatta dokument och videor direkt: Få snabba, lättlästa sammanfattningar av långa PDF-filer, rapporter och videor, så att du kan förstå de viktigaste punkterna utan att gå igenom allt.
• Sök smartare: Istället för att gräva igenom mappar kan du helt enkelt ställa en fråga till Dropbox AI i sökfältet så hittar den rätt filer eller extraherar de mest relevanta detaljerna för dig.
• Navigera i ditt innehåll mer effektivt: Visa AI-genererade höjdpunkter i dina sökresultat, vilket hjälper dig att hitta rätt fil snabbare utan att öppna flera dokument.

Hur du aktiverar eller inaktiverar Dropbox AI

1. Logga in på dropbox.com med dina administratörsuppgifter. 
2. Klicka på Adminkonsolen. 
3. Klicka på Inställningar på sidomenyn till vänster.
4. Välj Tidig åtkomst under Konto. 
5. I avsnittet Funktioner klickar du på Registrera bredvid Dropbox AI.
6. Klicka på Få tidig åtkomst.

Så använder du Sammanfatta och fråga när du förhandsgranskar filer

När du förhandsgranskar en enskild fil kan du använda Sammanfatta och fråga för att generera djupare insikter från den specifika filen.

Så använder du Sammanfatta och fråga i en filförhandsgranskning:

1. Logga in på dropbox.com.
2. Klicka på namnet på en fil för att öppna den i förhandsgranskningsläge.
   • Obs! Filen måste vara kompatibel med Dropbox AI. Se avsnittet Vanliga frågor om filtyper som stöds.
3. Klicka på Sammanfatta och fråga. 
4. Skriv din fråga i fältet Fråga något om den här filen i sidomenyn.
5. Tryck på Enter, Retur eller klicka på Fråga för att skicka in din fråga.
   • Obs! Du kan välja en av de föreslagna uppmaningarna för att utforska specifika åtgärder.

Ditt AI-genererade svar kommer att innehålla sidreferenser för att markera var i filen informationen hittades.

Så skapar du insikter för flera filer med Sammanfatta och fråga

Du kan använda Sammanfatta och fråga för att bläddra igenom flera textbaserade dokument, videofiler med transkribering och ljudfiler. Du kan välja upp till 10 kompatibla filer samtidigt från fillistan eller rutnätsvyn för att jämföra eller syntetisera insikter och svar från dem.

Så använder du Sammanfatta och fråga i flera filer:

1. Logga in på dropbox.com.
2. Markera de filer du vill analysera genom att klicka på kryssrutan bredvid varje fil.
   • Obs! Du kan välja upp till 10 filer åt gången. Om dina filer är kompatibla med den här funktionen visas knappen Sammanfatta och fråga ovanför fillistan.
3. Klicka på Sammanfatta och fråga.
4. Skriv din fråga i rutan Fråga något om den här filen i rutan Sammanfatta och fråga.
   • Obs! Du kan klicka på en föreslagen uppmaning som "Sammanfatta denna fil" eller "Berätta mer om detta ämne" för att utforska specifika åtgärder.
5. Tryck på Enter eller Retur för att skicka in din fråga och generera ett svar.

Så här använder du Answers för sökning

Med Answers kan du ställa frågor på naturligt språk om dina filer, och AI kommer att skanna ditt innehåll för att ge relevanta svar. Istället för att manuellt öppna dokument eller bläddra igenom filer kan du helt enkelt skriva en fråga i sökfältet så hämtar Answers den mest relevanta informationen från dina filer.

Så här ställer du en fråga i sökfältet:

1. Logga in på dropbox.com.
2. Klicka på sökfältet högst upp på sidan.
3. Skriv en fråga eller ett kommando som är relaterat till dina filer. Till exempel: 
   • "Vilka är mina finansiella projekt för andra kvartalet?"
   • "Hitta min senaste marknadsföringsrapport."
   • "Sammanfatta mina mötesanteckningar från förra veckan."
4. Klicka på Sök. 
   
   

Dropbox AI analyserar texten i dina filer och returnerar ett svar tillsammans med länkar till relevanta dokument.

Tips för att få bättre sökresultat med Answers

För att få de tydligaste och mest relevanta svaren bör du ha dessa bästa metoder i åtanke när du skapar din prompt:

• Använd hela meningar. Sökningar med ett ord som "mappar" eller "PDF-filer" är vaga och registreras inte som frågor.
• Påbörja frågor med ett frågeord. Börja din fråga med ord som "Vem", "Vad", "När", "Var", "Varför" eller "Hur" då det ger en värdefull struktur som hjälper AI att returnera mer relevanta resultat.
• Starta din prompt med "Sammanfatta" för att destillera de viktigaste punkterna från filer.

Detta är bara ett par sätt att få ut mer av Answers. Om dina resultat inte är helt korrekta kan du försöka omformulera din uppmaning med naturligt språk eller lägga till ett frågetecken för att klargöra din avsikt.

Här är några exempel på välformulerade frågor:

• Vem nämns i anteckningarna?
• Vilka är de viktigaste resultatindikatorerna vi mäter?
• När är lanseringsdatumet för denna produkt?
• Var hittar jag min intressents kontaktinformation?
• Varför implementerade vi den här funktionen?
• Hur mäter vi framgångsrik konvertering?
• Finns det några budgetbegränsningar som jag bör vara medveten om?

Justera gärna dessa anvisningar efter behov!