如何使用 Dropbox AI

Dropbox AI 使用生成式 AI 技術，增強您在 Dropbox 中使用檔案的方式，協助您節省時間並更有效率地管理內容。Dropbox AI 可以尋找答案、總結內容並醒目提示重要細節，讓您不用手動搜尋資料夾或速讀長篇幅的文件。

使用 Dropbox AI，您可以做到以下幾點：

• 即時摘要文件和影片：針對長篇幅的 PDF、報告和影片，快速取得易於閱讀的摘要，無需查看所有內容即可掌握重點。
• 更智慧的搜尋：不用再逐一檢視資料夾，只需在搜尋列中向 Dropbox AI 提出問題，系統就會為您找到正確的檔案或擷取最相關的詳細資訊。
• 更有效率地瀏覽內容：在搜尋結果中查看 AI 生成的重點，協助您更快找到正確的檔案，無需開啟多份文件。

如何啟用或停用 Dropbox AI

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下 [管理員主控台]。
3. 按一下左側邊欄中的 [設定]。
4. 在 [帳戶] 下方選擇 [搶先體驗」。
5. 在 [功能] 區段中，按一下 [Dropbox AI] 旁的 [報名]。
6. 按一下 [搶先體驗]。

如何在預覽檔案時使用 [總結並詢問]

預覽單一檔案時，您可以使用 [總結並詢問] 功能，以產生該檔案的深入分析。

若要在檔案預覽中使用 [總結並詢問]，請按照以下方式操作：

1. 登入 Dropbox.com。
2. 按一下檔案名稱以在預覽模式中開啟。
   • 請注意：檔案必須與 Dropbox AI 相容。請參閱常見問題集部分，瞭解支援的檔案類型。
3. 按一下 [總結並詢問]。
4. 在邊欄中的 [詢問我有關此檔案的問題] 欄位中輸入您的問題。
5. 按 [Enter]、[Return] 鍵或按一下 [詢問] 以提交您的問題。
   • 請注意：您可以選擇其中一個建議的提示來探索特定的操作。

您的 AI 生成答案將包括參考頁面，醒目提示在檔案中找到該資訊的位置。

如何使用 [總結並詢問] 為多個檔案生成分析資料

您可以使用 [總結並詢問] 瀏覽多個文字文件、附有逐字稿的影片檔案和音訊檔案。您可以一次從檔案清單或網格瀏覽畫面中選取最多 10 個相容的檔案，以比較或合成其中的分析資料和答案。

若要在多個檔案中使用 [總結並詢問]，請按照以下方式操作：

1. 登入 Dropbox.com。
2. 按一下每個檔案旁的核取方塊，選取您要分析的檔案。
   • 請注意：您一次最多可以選取 10 個檔案。若您的檔案與此功能相容，[總結並詢問] 按鈕將出現在檔案清單上方。
3. 按一下 [總結並詢問]。
4. 在 [總結並提問] 視窗中的 [詢問我有關此檔案的問題] 方塊中輸入您的問題。
   • 請注意：您可以按一下 [總結此檔案] 或 [進一步瞭解此主題] 等建議的提示，探索特定的操作。
5. 按 [Enter] 或 [Return] 鍵以提交您的問題並獲得回應。

如何使用 [解答] 搜尋功能

透過解答功能，您可以用自然語言詢問有關檔案的問題，AI 會掃描您的內容以提供相關答案。不用手動開啟文件或瀏覽檔案，只需在搜尋列輸入問題，解答功能就會從您的檔案中擷取最相關的資訊。

若要在搜尋列中提出問題，請按照以下方式操作：

1. 登入 Dropbox.com。
2. 按一下頁面頂端的搜尋列。
3. 輸入與檔案相關的問題或命令。 舉例來說：
   • 「我的第二季財務專案有哪些？」
   • 「尋找我最近的行銷報告。」
   • 「總結我上週的會議筆記。」
4. 按一下 [搜尋]。
   
   

Dropbox AI 會分析檔案中的文字並回答問題，同時附上相關文件的連結。

祕訣不藏私：善用解答功能獲得更精確搜尋結果

若要獲得最清楚和最相關的答案，請在建立提示時牢記以下最佳做法：

• 請使用完整的句子。用「資料夾」或「PDF」這類單詞搜尋並不清楚，不會被視為問題。
• 以問句開頭進行查詢。以「誰」、「什麼」、「何時」、「哪裡」、「為何」或「如何」等字詞開頭，以適當的結構提問，幫助 AI 回覆更相關的結果。
• 提示內容以「總結」開頭，以便從檔案中擷取關鍵要點。

以上是善加利用解答功能的幾種方法。若結果不太精確，請嘗試使用自然語言重新為提示訊息措辭，或新增問號以闡明詢問的意圖。

以下是一些問題的正確措辭範例：

• 備註中提到了誰？
• 有哪些關鍵績效指標需要衡量？
• 何時推出這款產品？
• 在哪裡可以找到專案關係人的聯絡方式？
• 為何要推出此功能？
• 如何衡量成功轉換率？
• 是否有任何預算考量要注意？

歡迎根據需求自行調整提示內容！