Utilisation de Dropbox AI

Dropbox AI utilise l’IA générative pour améliorer la façon dont vous interagissez avec vos fichiers au sein de Dropbox, vous aidant ainsi à gagner du temps et à gérer le contenu plus efficacement. Au lieu de chercher manuellement des dossiers ou de parcourir de longs documents, Dropbox AI simplifie le processus en trouvant des réponses, en résumant le contenu et en mettant en évidence les détails clés.

Avec Dropbox AI, vous pouvez :

• Résumer des documents et des vidéos instantanément : obtenez des résumés rapides et faciles à lire de longs PDF, rapports et vidéos, afin de pouvoir saisir les points clés sans avoir à tout consulter.
• Effectuez des recherches plus intelligentes : au lieu de fouiller dans les dossiers, posez simplement une question à Dropbox AI dans la barre de recherche, il localisera les bons fichiers ou extraira les détails les plus pertinents pour vous.
• Naviguer dans votre contenu plus efficacement : affichez les points forts générés par l’IA dans vos résultats de recherche, ce qui vous aidera à trouver le bon fichier plus rapidement sans avoir à ouvrir plusieurs documents.

Comment activer ou désactiver Dropbox AI

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur. 
2. Cliquez sur Interface d’administration. 
3. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale située à gauche.
4. Sélectionnez Accès en avant-première sous Compte. 
5. Dans la section Fonctionnalités, cliquez sur S’inscrire à côté de Dropbox AI.
6. Cliquez sur Obtenir un accès en avant-première.

Comment utiliser Résumer et demander lorsque vous affichez l’aperçu d’un fichier

Lorsque vous affichez l’aperçu d’un seul fichier, vous pouvez utiliser Résumer et demander pour générer des informations plus détaillées à partir du fichier en question.

Pour utiliser Résumer et demander dans l’aperçu d’un fichier :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Cliquez sur le nom d’un fichier pour l’ouvrir en mode aperçu.
   • Remarque : le fichier doit être compatible avec Dropbox AI. Consultez la section FAQ pour connaître les types de fichiers pris en charge.
3. Cliquez sur Résumer et demander. 
4. Saisissez votre question dans le champ Demandez quelque chose à propos de ce fichier dans la barre latérale.
5. Appuyez sur Entrée, Retour ou cliquez sur Demander pour envoyer votre question.
   • Remarque : vous pouvez sélectionner l’un des prompts suggérés pour explorer des actions spécifiques.

Votre réponse générée par IA inclura des références de page pour mettre en évidence l’endroit du fichier où l’information a été trouvée.

Comment générer des informations pour plusieurs fichiers avec Résumer et demander

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Résumer et demander pour parcourir plusieurs documents de texte, fichiers vidéo avec transcriptions et fichiers audio. Vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 fichiers compatibles à la fois dans la liste des fichiers ou la vue en grille pour comparer ou synthétiser les informations et les réponses.

Pour utiliser Résumer et demander sur plusieurs fichiers :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez analyser en cliquant sur la case à cocher figurant à côté de chaque fichier.
   • Remarque : vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 fichiers à la fois. Si vos fichiers sont compatibles avec cette fonctionnalité, le bouton Résumer et demander apparaîtra au-dessus de la liste des fichiers.
3. Cliquez sur Résumer et demander.
4. Saisissez votre question dans la zone Demandez quelque chose à propos de ce fichier, dans le volet Résumer et demander.
   • Remarque : vous pouvez cliquer sur un prompt suggéré comme « Résumer ce fichier » ou « M’en dire plus à ce sujet » pour explorer des actions spécifiques.
5. Appuyez sur Entrée ou Retour pour envoyer votre question et générer une réponse.

Comment utiliser la fonctionnalité Rechercher avec Answers

Avec Answers, vous pouvez poser des questions en langage naturel à propos de vos fichiers et l’IA analysera votre contenu pour fournir des réponses pertinentes. Au lieu d’ouvrir manuellement des documents ou de faire défiler des fichiers, tapez simplement une question dans la barre de recherche. Answers récupérera les informations les plus pertinentes à partir de vos fichiers.

Pour poser une question dans la barre de recherche :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Cliquez sur la barre de recherche en haut de la page.
3. Tapez une question ou une commande liée à vos fichiers. Par exemple : 
   • « Quels sont mes projets financiers pour le deuxième trimestre ? »
   • « Trouver mon rapport marketing le plus récent. »
   • « Résumer mes notes de réunion de la semaine dernière. »
4. Cliquez sur Rechercher. 
   
   

Dropbox AI analysera le texte de vos fichiers et renverra une réponse, ainsi que des liens vers les documents pertinents.

Conseils pour obtenir de meilleurs résultats de recherche avec Answers

Pour obtenir les réponses les plus claires et les plus pertinentes possible, gardez ces bonnes pratiques à l’esprit lors de la création de votre prompt :

• Utilisez des phrases complètes. Les recherches composées d’un seul mot comme « dossiers » ou « PDF » sont trop vagues et ne seront pas prises en compte comme des questions.
• Commencez les requêtes par un mot interrogatif. En commençant votre question par des mots comme « Qui », « Quoi », « Quand », « Où », « Pourquoi » ou « Comment », vous mettez en place une structure syntaxique précieuse qui aide l’IA à répondre avec des résultats plus pertinents.
• Commencez votre prompt par « Résumer » pour condenser les points clés à partir des fichiers.

Ce sont là quelques façons de tirer le meilleur parti de la fonctionnalité Answers, mais il en existe plein d’autres. Si vos résultats ne sont pas tout à fait corrects, essayez de reformuler votre prompt en utilisant un langage naturel ou en ajoutant un point d’interrogation pour clarifier votre intention.

Voici quelques exemples de questions bien formulées :

• Qui est mentionné dans les notes ?
• Quels sont les indicateurs clés de performance que nous mesurons ?
• Quelle est la date de lancement de ce produit ?
• Où puis-je trouver les coordonnées de mes partenaires ?
• Pourquoi avons-nous mis en place cette fonctionnalité ?
• Comment mesurons-nous le taux de réussite de la conversion ?
• Y a-t-il des contraintes budgétaires à prendre en compte ?

N’hésitez pas à modifier ces prompts si nécessaire !