如何透過 Dropbox Sign 傳送文件供他人簽署

您可以使用 Dropbox Sign 整合功能向他人索取簽名,或自行完成檔案的簽署,全程不須離開 Dropbox。簽署完畢的檔案會自動儲存到您的 Dropbox 帳戶中。

備註:如要進一步瞭解 Dropbox Sign,請前往 Dropbox Sign 說明中心

連接 Dropbox 和 Dropbox Sign

您初次透過 Dropbox 傳送簽署要求時,系統會提示您連結 Dropbox 和 Dropbox Sign 帳戶,並接受服務條款。完成後,系統便會以 Dropbox 使用的電子郵件地址,為您建立免費的 Dropbox Sign 帳戶;要是您已經用 Dropbox 的電子郵件地址註冊過 Dropbox Sign 帳戶,系統就會連結兩個帳戶。帳戶連結後,您也可以點選 [使用 Dropbox 帳戶登入] 來登入 hellosign.com。

傳送簽署要求或簽署檔案

您可以傳送 Dropbox 中的檔案以供簽署,或自行簽署檔案。方法如下:

  1. 登入 dropbox.com。
  2. 將滑鼠移至檔案名稱上方,並點選出現在左側的核取方塊。
  3. 在右側邊欄的檔案縮圖上方,按一下 [共享] 旁邊的箭頭。
    • 如果縮圖沒有顯示,請按一下右側邊欄中的箭頭圖示。
  4. 按一下 [傳送以供簽署]
  5. 選擇需要簽署的對象:
    • 如果您是唯一的簽署者,請按一下 [我是唯一的簽署者]。
    • 如果您不是唯一的簽署者,請在方框中輸入簽署者姓名和電子郵件地址。如要新增更多簽署者,請按 [新增簽署者]。如要移除簽署者,請按一下對方電子郵件地址旁邊的刪除圖示 (垃圾桶)
    • 如需要求簽署者提供附件,請按一下對方電子郵件地址旁的迴紋針圖示 (提供 Dropbox Sign Standard 和 Premium 方案使用)。
  6. 點擊 [下一步]。
  7. 將欄位拖放到文件中簽署者需簽署的位置,然後在右側邊欄中將各個欄位指派給相關的簽署者。
    • 備註:您必須為每位簽署者指派至少一個非日期的欄位,才能繼續下一個步驟。
  8. 按一下右上角的 [下一步]
  9. 為簽署完畢的檔案複本選擇檔案名稱,以及要存入的 Dropbox 資料夾位置
    • 備註:原始檔案不會重新命名或移動。
  10. 按一下右上角的 [下一步]
  11. 確認簽署者,並新增您想傳送請求相關通知的對象。
  12. 若有需要,您可以新增電子郵件訊息。
  13. 按一下 [傳送以供簽署]

檔案簽署完成後,您和所有簽署者將會收到電子郵件確認信。已簽署的檔案會自動存到您的 Dropbox 帳戶 (您選擇的位置),以及您連結的 Dropbox Sign 帳戶。在 Dropbox 和 Dropbox Sign 其中一處刪除簽署完畢的檔案時,該檔案仍會存在另一個帳戶中。

在 Dropbox 帳戶中,檔案等候簽署時,系統會將處理中檔案的 PDF 版本儲存在您選擇的位置,檔名為「[檔案名稱](處理中).pdf」。檔案簽署完畢後,進行中的版本就會被簽署完成的新版 PDF 取代,檔名為「[檔案名稱] (已簽署).pdf」。

追蹤和管理簽署要求

您可以直接從 Dropbox 追蹤和管理 Dropbox Sign 簽署要求。如要開始使用,請登入 Dropbox Sign for Dropbox 資訊主頁,然後執行以下操作:

  • 使用頂端的 [搜尋] 列尋找需要的檔案。
  • 點選 [索取簽名] 按鈕,向他人索取簽名
  • 點選 [待處理] 索引標籤,追蹤和管理處理中的簽署要求。您可以:
    • 查看狀態、簽署者和目前狀態的日期。
    • 點選右側的 […] (刪節號),根據預覽、下載、尋找檔案、提醒簽署者或取消要求等狀態,執行各種操作。
    • 按一下選取檔案,並在右側檢視詳情。
  • 點選 [已完成] 索引標籤,管理已完成的簽署要求。您可以:
    • 點選右側的 […] (刪節號),執行預覽、下載或尋找檔案等操作。
    • 按一下選取檔案,並在右側檢視詳情。

您也會在簽署要求的處理過程中收到 Dropbox 和電子郵件通知信。歡迎造訪 Dropbox Sign 說明中心,取得建立範本、索取簽名、管理簽署要求和更多操作方面的協助。

請留意要求次數、大小和儲存空間限制

如果您連結到 Dropbox 帳戶的 Dropbox Sign 帳戶為有限的免費方案 (預設方案),您每個月可以免費傳送 3 次簽署要求。瞭解有限免費方案及升級方法。

您上傳的待簽署檔案,每個不能超過 40 MB 或 500 頁。瞭解支援的檔案類型和大小。

已簽署檔案會占用您的 Dropbox 帳戶儲存空間。如果檔案仍在處理中 (等待簽署),Dropbox 帳戶空間卻已耗盡,您會看到錯誤訊息,且檔案的已簽署版本只會儲存到 Dropbox Sign 帳戶,而不會存入 Dropbox 帳戶。瞭解您有多少 Dropbox 儲存空間,以及如何購買更多儲存空間

管理員:管理團隊的 Dropbox Sign 整合

團隊帳戶的管理員可以為整個工作團隊開啟或關閉 Dropbox Sign 整合功能。

開啟或關閉整合功能的方法:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下左側的 [管理員主控台]
  3. 按一下左側的 [設定]
  4. 向下捲動至 [其他設定],然後按一下 [傳送以供簽署]
  5. 將設定切換至 [] 或 []。
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