Dit teamområde

Med Dropbox Business har dit team et arbejdsområde, der fungerer på samme måde som et delt drev. Du kan hurtigt forenkle dit teams arbejdsprocesser ved at organisere mapper og grupper for at optimere administrationen af filer.

I denne sektion gennemgår vi de forskellige typer mapper, som administratorer kan oprette i teamområdet, og vi ser på, hvordan du kan angive indstillinger for hele teamet.

Hvis du er administrator for et Dropbox Business-team med mere end 250 teammedlemmer, kan du se kom i gang-vejledningen til store teams.

Teammapper og grupper

Dropbox Business fungerer bedst, når strukturen i teamområdet afspejler strukturen i organisationen. Inden administratorer inviterer kolleger til teamet, vil de som regel oprette den mappestruktur og de brugergrupper, de planlægger at tildele til mapperne. Lad os se nærmere på teammapper og brugergrupper, så du kan komme i gang.

Brugergrupper

En brugergruppe er lige præcis det, navnet antyder: En gruppe af kolleger, der har brug for at få adgang til de samme oplysninger, uanset om de er på forskellige teams, i forskellige afdelinger eller arbejder på forskellige projekter. Du kan bruge disse grupper til at give adgang til teammapper.

Sådan gør du: Brugergrupper

Opret en gruppe

Det er kun Dropbox Business-administratorer, der kan oprette en virksomhedsadministreret gruppe.

    1. Log på på dropbox.com med dit administratorlogon.

    2. Klik på Administratorpanel.

    3. Klip på Grupper.

    4. Klik på Opret gruppe.

    5. Indtast navnet på din gruppe.

– Dette navn kan ses af alle teammedlemmer. Som gruppeadministrator kan du til enhver tid ændre gruppens navn.

    6. Vælg, om gruppen skal være virksomhedsadministreret eller brugeradministreret.

    7. Klik på Opret gruppe.

Tilføj medlemmer til en gruppe

Det er kun administratorer, der kan tilføje medlemmer til en virksomhedsadministreret gruppe. Teammedlemmer kan ikke anmode om medlemskab af en virksomhedsadministreret gruppe.

    1. Log på på dropbox.com med dit administratorlogon.

    2. Klik på Administratorpanel.

    3. Klip på Grupper.

    4. Vælg navnet på den gruppe, du vil føje medlemmer til.

    5. Klik på Tilføj medlemmer.

    6. Indtast navnet på den person, du vil invitere, og klik på Tilføj medlemmer.

Se, hvordan du tilføjer og fjerner gruppemedlemmer

Teammapper

Du kan betragte en teammappe som et sted, hvor teamet kan dele indhold. Når du tilføjer en fil i en teammappe, bliver den automatisk tilgængelig for alle medlemmer af den gruppe, der har adgang til teammappen. Det er kun administratorer, der kan oprette og administrere teammapper. Administratorer kan også invitere andre uden for gruppen til at se eller redigere specifikke filer, mapper og Dropbox Spaces i en teammappe.

Alle kan oprette ekstra delte mapper og Spaces, så kollegerne har flere muligheder for at samarbejde med specifikke personer.

Sådan gør du: Opret en teammappe

indholdsstyringen kan du organisere mappestrukturen i dit nye teamområde. I indholdsstyringen kan teamadministratorer også administrere medlemskabet for delt indhold.

     1. Log på på dropbox.com med din administratorkonto.

     2. Klik på Administratorpanel.

     3. Klik på Indhold.

     4. Klik på Ny mappe.

     5. Vælg, om alle i teamet eller kun bestemte grupper eller teammedlemmer skal have adgang til mappen.

     6. Vælg, om medlemmer skal have tilladelsen Kan redigere eller Kan se til indholdet i mappen.

– Kan redigere: Medlemmer kan se, redigere og administrere adgangen til indholdet af mappen.

– Kan se: Medlemmer kan kun se (og downloade) indholdet af denne mappe.

     7. Klik på Opret.

Bemærk! Som standard har alle, der har tilladelse til at redigere en mappe, også tilladelse til at redigere alle undermapperne i denne mappe. Hvis medlemmerne af en gruppe f.eks. kan redigere mappen “Design”, kan de også redigere de mapper, der findes i mappen “Design”, medmindre du har begrænset deres adgang til en mappe.

Organiser dit teams mapper

Overvej at oprette en mappestruktur til at starte med ved at tilføje teammapper for afdelinger som Regnskab, Salg og Marketing. Når du har tildelt en teammappe til en gruppe, vises den automatisk i medlemmernes Dropbox-konti.

Næste trin: Teamindstillinger

Nu da vi har set på, hvordan du kan organisere og dele i teamområdet, vil vi se nærmere på de værktøjer og indstillinger, som gør det nemt for dit team at synkronisere og samarbejde.