Implementatie van Dropbox plannen

We hebben al besproken hoe je groepen, teammappen en beveiligingsmachtigingen instelt. Om de overstap van je team naar Dropbox Business soepel te laten verlopen, is de volgende stap het ontwikkelen van een plan om je collega's uit te nodigen en de bedrijfsgegevens te migreren. Dit proces van plannen en toekennen van gebruikersbevoegdheden kan enkele weken duren, afhankelijk van de complexiteit van je organisatie. In deze fase moet je goed nadenken over de gewenste implementatiemethode en aanpak (beperkte testfase, gefaseerde uitrol of iedereen tegelijk uitnodigen), de technische bekwaamheid van je team en mogelijke integraties.

Meer informatie

Beheerders van Enterprise-teams kunnen teamleden monitoren en beheren die een zakelijk e‑mailadres gebruiken voor hun persoonlijke Dropbox-account. 

Bekijk meer informatie over het gebruik van domeininzichten en accountovername om ongeautoriseerd gebruik van Dropbox in een bedrijfsdomein te voorkomen.

Zo werkt het: Licenties voor je team bekijken en toevoegen

Als teambeheerder van een Dropbox Business-account, kun je bekijken hoeveel licenties en opslagruimte je team nog over heeft:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op 
Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op 
Inzichten in de linkerzijbalk.

Op deze pagina kun je de beschikbare opslagruimte voor je team zien. Je ziet hier ook het aantal beschikbare licenties en je kunt er zo nodig meer kopen.

Als de opslaglimiet bijna is bereikt, neem je contact op met Dropbox Support. We kunnen wellicht je opslaglimiet verhogen. Klik op de tab Help van de beheerconsole om contact op te nemen met Support.

Licenties of opslagruimte toevoegen aan je Dropbox Business-team

Test uitvoeren

Voordat je je hele team uitnodigt, is het verstandig Dropbox te laten testen door een paar gebruikers om je instellingen te verifiëren. Je kunt bijvoorbeeld je accountconfiguratie, berichtgeving en trainingsplan testen met het IT-team of een groep ervaren gebruikers in je bedrijf. Nadat je enkele gebruikers voor het team hebt uitgenodigd, geef je ze enkele dagen de tijd om testsituaties te valideren en te bevestigen dat de vereisten voldoen aan de verwachtingen in het onboardingproces.

Zo werkt het: Teamleden toevoegen

Alleen teambeheerders en beheerders van gebruikersbeheer kunnen leden uitnodigen voor je Dropbox Business-account. Elk uitgenodigd lid gebruikt een van de licenties van je abonnement.

Je kunt leden uitnodigen via de beheerconsole of via een integratie (we komen daar zo op terug). Voor het uitnodigen van testgebruikers raden we je aan de beheerdersconsole te gebruiken.

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op 
Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op 
Leden in de linkerzijbalk.
4. Klik op 
Leden uitnodigen.
5. Geef de e‑mailadressen op van de mensen die je wilt uitnodigen en klik op 
Uitnodigingen verzenden.

Zitten er teamleden bij die al een zakelijk Dropbox-account hebben? Vraag in dat geval of ze een bestaand persoonlijk account willen omzetten in een Dropbox Business-account. Dit kan ook worden opgelost door een nieuw account te maken.

Opmerking: Als een Dropbox-gebruiker al lid is van een ander Dropbox Business-team, kun je niet hetzelfde e‑mailadres gebruiken om die persoon uit te nodigen voor jouw team. Probeer de uitnodiging in dat geval naar een ander e‑mailadres te sturen.

Je team trainen

Het opleiden en ondersteunen van gebruikers tijdens de overgang naar Dropbox is cruciaal voor een geslaagde implementatie. Door gebruikers proactief in Dropbox te trainen, reduceer je de IT-overhead en bevorder je hun betrokkenheid bij de nieuwe teamruimte. Dropbox biedt gratis, flexibele trainingsmogelijkheden voor verschillende leerbehoeften en leerstijlen.

We raden je aan je team uit te nodigen om de handleiding voor onboarding van teamleden te doorlopen. Met deze handleiding leren nieuwe zakelijke gebruikers onder andere hoe ze bestanden kunnen toevoegen en delen en waar ze informatie voor het oplossen van problemen kunnen vinden.

Vervolgtraining

In onze bibliotheek met zelfgestuurde trainingen kan je team zelf onderwerpen kiezen en in eigen tempo en met hun eigen werk in het achterhoofd de functies van Dropbox verkennen. Als beheerder kun je een optimale leerroute voor je team uitzetten door specifieke onderwerpen in de training toe te wijzen.

Daarnaast kan je team deelnemen aan een gratis sessie van de live Dropbox-training. Daarin krijgen nieuwe gebruikers stap voor stap uitleg over de belangrijkste Dropbox-functies met de interactiviteit van een virtueel klaslokaal.

Je team uitnodigen

Nadat je configuratie en training is getest door testgebruikers, is het tijd om je hele team te laten kennismaken met Dropbox Business. Welke methode je gebruikt voor het uitnodigen van gebruikers is afhankelijk van je huidige omgeving, de grootte van je team en hoe IT-gebruikersbevoegdheden momenteel in jouw bedrijf worden toegekend. Je kunt ervoor kiezen om leden uit te nodigen via de beheerconsole of via een integratie.

Je team onboarden voor Dropbox Business

Aanbevolen voor testgebruikers en kleine teams.

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op 
Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op 
Leden in de linkerzijbalk.
4. Klik op 
Leden uitnodigen.
5. Geef de e‑mailadressen op van de mensen die je wilt uitnodigen en klik op 
Uitnodigingen verzenden.

Opmerking: je kunt ook een CSV-bestand importeren of een uitnodigingslink voor het team maken als je meerdere leden tegelijk wilt uitnodigen voor je team.

Aanbevolen als je al eenmalige aanmelding gebruikt of van plan bent dit te implementeren

Lidmaatschapsaanvragen beheren voor je Dropbox Business-team

E‑mailsjablonen

Je kunt de implementatie van Dropbox stroomlijnen door je team regelmatig op de hoogte te houden van de verwachtingen. Om teamleden gemakkelijk uit te nodigen voor je team, hebben we een aantal e‑mailsjablonen gemaakt met de belangrijkste punten.

Blader door onze lijst met aanbevelingen en bekijk sjablonen voor berichten met suggesties voor de communicatie met je IT-team, leidinggevenden, testgebruikers en eindgebruikers.

E‑mailsjablonen

We raden alle beheerders aan om één tot twee weken voor de uitrol van Dropbox Business een vooraankondiging te sturen.

Sjabloon voor e-mail voorafgaand aan uitnodiging

Stuur een e‑mailbericht op de dag dat je je team uitnodigt (of een dag eerder) via de beheerconsole van Dropbox Business.

Sjabloon voor uitnodiging via de beheerconsole

Als er een week is verstreken en sommige teamleden de uitnodiging nog steeds niet hebben geaccepteerd, kun je een vriendelijke herinnering sturen.

Sjabloon voor herinnering via de beheerconsole

Als je Dropbox hebt geïntegreerd met een leverancier van eenmalige aanmelding, gebruik je dit sjabloon om nieuwe leden voor je team uit te nodigen.

Sjabloon voor uitnodiging via eenmalige aanmelding

Als er een week is verstreken en sommige teamleden de uitnodiging nog steeds niet hebben geaccepteerd, kun je een vriendelijke herinnering sturen.

Sjabloon voor herinnering aan uitnodiging via eenmalige aanmelding

 

Of je teamleden nu beginnende Dropbox-gebruikers of doorgewinterde professionals zijn, in ons Business-product zien ze niet alleen nieuwe maar ook complexere functies. We bieden meerdere handleidingen en trainingen aan om je team aan boord te helpen en beter te laten werken met Dropbox. Nodig je teamleden uit voor een training met deze sjabloon.

Sjabloon voor uitnodiging voor een Dropbox-training

   

Help

Dropbox heeft veel meer te bieden dan we hier hebben beschreven. Hoewel je in deze handleiding de belangrijkste stappen doorloopt om aan de slag te gaan, vind je in het supportmateriaal nog meer handige informatie voor jou en je team.

Krijg antwoord op al je vragen in het helpcentrum van Dropbox: veelgestelde vragen, snelle oplossingen en officiële informatie over elke Dropbox-functie.

Met één enkele zoekopdracht vind je alles wat je nodig hebt.

Word lid van onze community

De Dropbox-community is een plek waar je actief kunt deelnemen en kunt bijdragen aan antwoorden, oplossingen en ideeën over de producten en services die we allemaal zo graag gebruiken en willen verbeteren. Kijk ook eens naar de gesprekken op Twitter support.

Hoe nuttig was dit artikel?

Het spijt ons dat te horen.
Laat ons weten hoe we het volgende kunnen verbeteren:

Bedankt voor je feedback.
Laat ons weten hoe dit artikel je heeft geholpen:

Bedankt voor je feedback.

Volgende: Coördineren en materiaal maken

Nu we het hebben gehad over de instellingen en het proces van onboarden, gaan we in de volgende stap kijken hoe jij en je team aan de slag kunnen gaan en orde op zaken kunnen stellen met de functies in de desktopapp. Daarnaast gaan we in op hoe individuele gebruikers verschillende soorten materiaal kunnen maken en beheren.