Dropbox – administratörsguide

Dropbox Business är ett nav för allt arbete teamet gör. Med en intuitiv adminkonsol, teamutrymme och avancerade säkerhetsfunktioner får ni genom Dropbox de verktyg ni behöver för att få igång teamet.

Som administratör för företagets konto har du särskilda privilegier. Du kan lägga till eller ta bort teammedlemmar, övervaka delningsaktivitet, hålla koll på faktureringsinformation och skydda företagets data.

I den här guiden presenteras funktioner, behörigheter och säkerhetskontroller du kommer att hantera som ny administratör. Vill du veta mer om grunderna i Dropbox, som till exempel hur man synkar och delar, kan du ta en titt på teammedlemsguiden.

Vi börjar med hur man konfigurerar sitt team.

Dropbox i molnet

Dropbox lagrar på ett säkert sätt ditt arbete online, i molnet. Du kan spara, nå och dela viktigt material var du vill, när du vill, på vilka enheter som helst.

När en fil är lagrad i molnet finns inte längre begränsningen att ha tillgång till hårddisken eller en enskild enhet för att kunna nå den. Allt du lägger till i ditt Dropbox-konto uppdateras på dropbox.com och alla datorer, mobiler eller surfplattor du har kopplat till kontot. Göra en ändring eller radera ett dokument? Detta återspeglas också. Känn dig trygg med att Dropbox alltid tar hand om allt.

Dropbox i molnet

Få åtkomst till kontot

Du når Dropbox-kontot på tre sätt: på dropbox.com, med Dropbox-klienten och med Dropbox för mobila enheter. Kom igång genom att logga in på kontot på dropbox.com. Installera sedan apparna på datorn, surfplattan och mobilen för att få ut maximalt av kontot. Läs mer om apparna i teammedlemsguiden.

 

dropbox.com

I den här guiden fokuserar vi på dropbox.com. Logga in på ditt Dropbox-konto om du vill lägga till och dela dina saker, få teamuppdateringar, hantera teaminställningar och kontoinställningar, få tillgång till funktioner som Paper samt hantera dina egna kontoinställningar.

Läs mer

Håll utkik efter mer information om specifika funktioner. Klicka där du ser Läs mer och få mer information, stegvisa instruktioner och hjälpcenterresurser – på samma sida.

Logga in på dropbox.com

När du registrerar dig för ett Dropbox Business-konto kommer du att bli ombedd att konfigurera ett konto på dropbox.com som teamadministratör. För att kunna använda Dropbox måste du logga in på kontot med de autentiseringsuppgifter du valt under den här inledande konfigureringen.

Så här loggar du in på Dropbox-kontot.

Så här loggar du in på Dropbox-kontot med Google-inloggning.

Jag har problem med att logga in på mitt Dropbox-konto.

Sekundära administratörer

Du behöver inte jobba heltid för ditt företags helpdesk för att bli en framgångsrik administratör. Du behöver inte ens vara ensam när teamet ska konfigureras. Vi rekommenderar att alla team har minst två administratörer som kan hjälpa till med specifika uppgifter, som att hantera kontosäkerhet eller lägga till nya användare. Finns det någon annan som ska hjälpa till med att få igång teamet, lägg till eller ändra administratör.

Dropbox adminkonsol

Adminkonsolen på dropbox.com är ert centrala nav för synlighet och kontroll. Beroende på vilken administratörsroll du har och vilket Dropbox Business-konto det gäller visas olika flikar så att du kan hålla koll på användare och teamets arbetsflöde samt bjuda in teammedlemmar till att skapa konton.

Så här gör du: använda adminkonsolen

I adminkonsolen går det att ställa in kontroller och behörigheter för hela teamet, hitta kontoinformation och få support. Utforska alla delar av adminkonsolen innan du konfigurerar teamet:

  • Insikter: Få viktig information om teamets aktiviteter, använd genvägar till viktiga administratörsåtgärder och hitta snabbt medlemmar för att hantera deras konton. Läs mer om insiktspanelen. (Alla administratörer)

  • Medlemmar: Lägga till eller ta bort teammedlemmar, övervaka deras aktivitet och vidta snabba åtgärder (t.ex. återställa lösenord eller lägga till en annan medlem som administratör). (Alla administratörer)

  • Aktivitet: Övervaka teamets arbetsflöde genom att ta fram specifika händelser eller skapa fullständiga rapporter. Du får mer detaljerad information genom att klicka på en teammedlems namn. (Endast administratörer för team och användarhantering)

  • Innehåll: Hantera och övervaka teammappar, delade mappar och delade Spaces. Administratörer får lägga till, radera och kopiera delade mappar och teammappar samt hantera medlemskap i mappar. (Teamadministratörer*)
  • Grupper: Med grupper kan både administratörer och teammedlemmar skapa listor över personer som ska ha åtkomst till samma filer, mappar och Dropbox Spaces (utifrån avdelning, team eller projekt). (Alla administratörer)

  • Konto: Lägga till fler licenser i planen, uppdatera faktureringsinformation och granska faktureringshistorik. (Teamadministratörer)

  • Hjälp: Få tillgång till resurser som vårt hjälpcenter och den här guiden eller kontakta kontoteamet för mer hjälp. (Alla administratörer)

* Tillgängligt för alla administratörer i Enterprise-team.

Läs mer om olika typer av administratörer.

 

 

Härnäst: Dropbox teamutrymme

Dropbox teamutrymme är platsen där teamet kan dela och samarbeta. Här ska vi titta på hur man får igång teamet, organiserar mappar och Dropbox Spaces-utrymmen i teamutrymmet, ställer in delningsbehörigheter, ansluter appar från tredje part och hanterar standardinställningar för säkerhet, synkning och Dropbox Paper.

 

Var artikeln till hjälp?

Tråkigt att höra.
Berätta hur vi kan bli bättre:

Tack för din feedback!
Berätta för oss hur artikeln hjälpte dig:

Tack för din feedback!

Ordlista

  • @omnämnande: ett sätt att meddela någon om en kommentar eller att-göra-uppgift i en fil, Paper-dokument eller översikt
  • adminkonsolen: ett område på dropbox.com, där administratörer kan övervaka arbetsflöden samt hantera användare och inställningar för sina team
  • administratörsroller: olika behörigheter en administratör kan ha – supportadministratör, administratör för användarhantering eller teamadministratör
  • avatar: en bild som representerar din användare eller ditt konto. Den visas som profilbild, initialer eller personikon
  • molnet: ett nätverk av lagringsplatser, där du kan nå material via internet istället för från en lokal hårddisk eller flyttbar lagringsenhet
  • molnlagring: lagringsutrymme online som kan nås av olika anslutna enheter
  • material: alla sorters filer och mappar du skapar eller lagrar på dina enheter
  • molninnehåll: filer som skapas och lagras online, till exempel Dropbox Paper-dokument och G Suite- eller Microsoft Online-filer
  • Insiktspanelen: en skärm i adminkonsolen, där administratörer hanterar medlemsinbjudningar till team, lägger till licenser, övervakar medlemsaktivitet och följer upp användningsstatistik
  • Dropbox App Center: en plats på dropbox.com där du hittar, ansluter och hanterar program från tredje part
  • Dropbox Business: Dropbox-planer som är framtagna för företag med många användare. Fyra planer erbjuder kunder olika funktioner som passar deras behov: Standard, Advanced, Enterprise och Education.
  • Dropbox Paper: ett arbetsutrymme online för dokument med lättanvända skriv-, delnings- och samarbetsverktyg
  • Dropbox Spaces: mappar med ytterligare funktioner så att du kan organisera dina saker och arbeten i både lokalt material och molnmaterial från ett och samma ställe
  • Dropbox Transfer: med den här funktionen kan du skicka filer och mappar som är stora eller inte kräver samarbete
  • redigeringsbehörighet: ett sätt att dela filer och mappar med andra som gör att de får redigera ditt material
  • mejlmallar: standardiserade mejlmeddelanden som administratörer kan använda för att bjuda in och lägga till personer i sitt team
  • filinlämning: en inbjudan du kan skicka till andra för att be dem ladda upp filer i ditt Dropbox-konto
  • mappstruktur: sättet som teammappar är organiserade på i teamutrymmet, oavsett om de delas med hela teamet eller specifika grupper
  • grupper: grupper med teammedlemmar, som konfigureras av administratörer eller användare för att göra det enklare att dela material i teamet
  • medlemmar: alla användare som inte är administratörer i ett Dropbox Business-konto
  • multifaktorsautentisering: en säkerhetsfunktion som ger extra skydd genom att kräva både lösenord och kod för inloggning
  • pilot: en testperiod då en administratör kan välja ut ett litet antal användare som får testa Dropbox-verktyg innan man lägger till hela teamet
  • nåla fast: en funktion som visar en särskild fil högst upp i en mapp eller ett Dropbox Space, så att du enkelt kan hitta den
  • återställa: att ta tillbaka en fil eller mapp som hade raderats från ditt Dropbox-konto
  • återskapa: att backa en fil som finns i ditt Dropbox-konto till en tidigare version
  • sekundär administratör: en administratör som bistår med support och delar arbetsuppgifter med den primära teamadministratören  
  • selektiv synkning: en funktion som gör att du kan spara hårddiskutrymme genom att flytta material till lagring enbart online, där du når materialet från dropbox.com
  • smart synkning: en funktion som gör att du kan lagra filer och mappar online, men ändå se och få tillgång till dem från datorn eller den mobila enheten
  • SSO: förkortning av single sign-on (samlad inloggning), en inloggningsmetod som en administratör kan konfigurera så att teammedlemmar kan logga in via en enda tjänstleverantör, till exempel Google
  • stjärnmärkning: en funktion som gör det lättare att hitta filer genom att visa dem i en enda lista, oavsett vilken mapp eller vilket Dropbox Space de är lagrade i
  • supportadministratör: en användare med behörighet att hantera vissa inställningar på grupp- och medlemsnivå
  • synka: förkortning av synkronisering, processen som uppdaterar ditt material lokalt och i molnet så att den senaste versionen finns tillgänglig på alla enheter
  • teamaktivitet: sammanfattningar av medlemmars användning som visas i adminkonsolen, däribland aktiva medlemmar, använt lagringsutrymme, lagrade länkar, aktiva mappar och aktiva enheter 
  • teamadministratör: en användare med privilegier för att hantera inställningar för konton och användare som omfattar hela teamet eller hela företaget
  • teammappar: mappar som gör det enklare att dela genom att materialet som finns där blir tillgängligt för alla medlemmar som har åtkomst
  • teaminställningar: inställningar som administratörer kan använda för att hantera hur teamet använder funktioner och verktyg som synkning och appintegreringar
  • teamutrymme: en eller flera mappar som har skapats av ett teams administratör för att det ska bli enklare att dela och organisera material
  • regler som omfattar hela teamet: inställningar som administratörer kan använda för att hantera hur teamet får dela material, både inom och utanför teamet
  • administratör för användarhantering: en användare med behörighet att hantera de flesta inställningarna på medlemsnivå
  • läsbehörighet: ett sätt att dela dina filer och mappar med andra som gör att de får visa ditt material men inte göra ändringar