Planera driftsättningen av Dropbox

Vi har redan beskrivit hur man konfigurerar grupper, teammappar och säkerhetsbehörigheter. För att övergången till Dropbox Business ska fungera smidigt för teamet bör ni härnäst ta fram en plan för att bjuda in kollegor och överföra företagsdata. Planering och etablering av användare kan ta flera veckor beroende på hur komplex er organisation är. I det här stadiet bör ni komma fram till hur ni helst vill att driftsättningen ska gå till (litet pilotprojekt, distribution i faser eller bjuda in alla på en gång), teamets teknikkunskaper och eventuella integreringar.

Mer information

Administratörer i Enterprise-team kan övervaka och hantera teammedlemmar som använder en jobbrelaterad mejladress för sitt personliga Dropbox-konto. 

Läs mer om hur du använder domäninsikter och kontotillägg för att förhindra obehörig användning av Dropbox i en företagsdomän.

Så här gör du: visa och lägga till licenser för teamet

Som administratör för ett Dropbox Business-konto kan du visa antalet licenser och tillgängligt lagringsutrymme för teamet:

1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto och klicka på.
2. Click 
Adminkonsolen på vänstra sidomenyn.
3. Klicka på 
Insikter på vänstra sidomenyn.

Den sidan visar teamets tillgängliga lagringsutrymme. Det går även att få fram antalet tillgängliga licenser och köpa fler.

Kontakta Dropbox support om teamet ligger nära lagringsgränsen. Vi kan kanske öka den. Kontakta support genom att klicka på fliken Hjälp i adminkonsolen.

Lägga till licenser eller lagringsutrymme för Dropbox Business-teamet.

Konfigurera en testkörning

Kör ett pilotprojekt med Dropbox för ett fåtal användare för att verifiera era inställningar innan ni lägger till hela teamet. Överväg till exempel att testa kontokonfiguration, kommunikation och utbildningsplan med IT-teamet eller en grupp av expertanvändare på företaget. Bjud in ett fåtal användare till teamet och låt dem få flera dagar på sig att validera testfall och bekräfta att krav uppfyller förväntningar i introduktionsprocessen.

Så här gör du: lägga till teammedlemmar

Det är enbart teamadministratörer och administratörer för användarhantering som kan bjuda in medlemmar till Dropbox Business-kontot. Varje inbjuden medlem använder en av de licenser som ingår i er plan.

Det går att bjuda in medlemmar via adminkonsolen eller en integrering (vi kommer strax till det). Vi rekommenderar att ni använder adminkonsolen till att bjuda in pilotanvändare.

1. Logga in på dropbox.com med dina inloggningsuppgifter som administratör.
2. Klicka på 
Adminkonsolen på vänstra sidomenyn.
3. Klicka på 
Medlemmar på vänstra sidomenyn.
4. Klicka på 
Bjud in medlemmar.
5. Ange mejladresserna på de personer du vill bjuda in och klicka på 
Skicka inbjudningar.

Om någon teammedlem redan har ett Dropbox-konto den använder i arbetet går det att omvandla ett befintligt personligt konto till ett Dropbox Business-konto. Det går även att skapa ett nytt konto.

Obs! Är en Dropbox-användare redan med i ett annat Dropbox Business-team går det inte att använda samma mejladress för att bjuda in denne till teamet. Prova att bjuda in en annan mejladress.

Utbilda teamet

Utbildning och stöd för användarna under deras övergång till Dropbox är avgörande för hur framgångsrik driftsättningen blir. Genom att proaktivt erbjuda utbildning på Dropbox går det att minska IT-omkostnaderna och öka engagemanget i det nya teamutrymmet. Dropbox erbjuder kostnadsfria, flexibla utbildningar för olika behov och inlärningsstilar.

Vi rekommenderar att ni ber teamet slutföra Dropbox kom-igång-guide som tagits fram för teammedlemmar. I den guiden finns hjälp för nya användare av Business – hur man lägger till och delar filer, hittar felsökningsresurser och mycket mer.

Mer utbildning

I vårt bibliotek med självstudiekurser kan teamet både välja ämnen och utforska Dropbox-funktioner i sin egen takt och med sitt eget arbete i åtanke. Som administratör kan du skapa en optimal inlärningsprocess för teamet genom att ta med särskilda ämnen i utbildningen.

Teamet kan också delta i en kostnadsfri lektion med Dropbox-utbildning live. I dessa får nya användare guidning genom Dropbox kärnfunktioner med interaktivitet likt ett virtuellt klassrum.

Bjud in ditt team

När pilotanvändare har testat er konfiguration och utbildning är det dags att ta in hela teamet i Dropbox Business. Vilken metod ni använder för att bjuda in användare beror på er aktuella miljö, teamets storlek och hur tillhandahållandet av IT-tjänster hanteras på företaget. Ni kan välja mellan att bjuda in medlemmar via adminkonsolen eller en integrering.

Så här gör du: lägga till teamet i Dropbox Business

Rekommenderas för pilotanvändare och små team.

1. Logga in på dropbox.com med dina inloggningsuppgifter som administratör.
2. Klicka på 
Adminkonsolen på vänstra sidomenyn.
3. Klicka på 
Medlemmar på vänstra sidomenyn.
4. Klicka på 
Bjud in medlemmar.
5. Ange mejladresserna till de personer du vill bjuda in och klicka på 
Skicka inbjudningar.

Obs! Du kan också importera en CSV-fil eller skapa en länk för inbjudan till team om du vill bjuda in flera medlemmar på samma gång.

Rekommenderas om ni redan har samlad inloggning (SSO) eller planerar sådan implementering

Hantera medlemskapsförfrågningar till Dropbox Business-teamet.

Mejlmallar

Du kan effektivisera implementeringen av Dropbox genom att kommunicera förväntningar åt teamet under processen. För att du enkelt ska kunna bjuda in medlemmar till teamet har vi skapat några mejlmallar med de viktigaste punkterna.

Bläddra i listan över rekommendationer och ta en titt på mallmeddelanden för förslag på kommunikation till IT-teamet, ledningsgruppen, pilotanvändare och slutanvändare.

Mejlmallar

Vi rekommenderar att alla administratörer skickar en föravisering om inbjudan en till två veckor före distributionen av Dropbox Business.

Mall för mejl med föravisering om inbjudan

Skicka ett mejl samma dag (eller dagen innan) du bjuder in teamet via adminkonsolen i Dropbox Business.

Mall för inbjudan via adminkonsolen

Skicka en vänlig påminnelse om en vecka har gått och några teammedlemmar fortfarande inte har tackat ja till inbjudan.

Mall för påminnelse via adminkonsolen

Har ni integrerat Dropbox med en SSO-leverantör kan du använda den här mallen för att bjuda in nya medlemmar att gå med i teamet.

Mall för inbjudan via samlad inloggning (SSO)

Skicka en vänlig påminnelse om en vecka har gått och några teammedlemmar fortfarande inte har tackat ja till inbjudan via samlad inloggning (SSO).

Mall för påminnelse om samlad inloggning (SSO)

 

Oavsett om teammedlemmarna är nya användare av Dropbox eller garvade proffs innebär vår Business-produkt nya funktioner och ny komplexitet. Vi erbjuder flera guider och utbildningar så att teamet kan komma igång och använda Dropbox för att jobba bättre. Bjud in teammedlemmarna till utbildning med den här mallen.

Mall för inbjudan till Dropbox-utbildning

   

Få hjälp

Dropbox är så mycket mer än det vi kunnat ta med här. Guiden beskriver de viktigaste stegen för att komma igång, men du kan lära dig ännu mer med våra supportresurser.

Få svar på dina frågor i Dropbox hjälpcenter. Vanliga frågor, snabba åtgärder och officiell information om alla Dropbox-funktioner.

Oavsett vad du behöver är det bara en sökning bort.

Gå med i vår community

Dropbox community är en plats där man kan delta och samarbeta kring svar, lösningar och tankar om produkterna och tjänsterna vi tycker om och vill förbättra. Se också hur snacket går på support via Twitter.

Var artikeln till hjälp?

Tråkigt att höra.
Berätta hur vi kan bli bättre:

Tack för din feedback!
Berätta för oss hur artikeln hjälpte dig:

Tack för din feedback!

Härnäst: samordna och skapa

Vi har beskrivit inställningar och medlemshantering och nu ska vi ta reda på hur du och teamet kan använda Dropbox för att komma igång med arbetet och bli mer strukturerade. Dessutom ska vi titta på hur enskilda användare kan skapa och hantera olika typer av material.