Teamutrymmet

Med Dropbox Business har ditt team ett arbetsutrymme som fungerar som en delad enhet. Förenkla teamets arbetsflöde direkt genom att ordna mappar och grupper för att optimera filhanteringen.

I detta avsnitt går vi igenom olika typer av mappar som administratörer skapar i teamutrymmet samt hur man ställer in behörigheter som omfattar hela teamet.

Är du administratör för ett Dropbox Business-team med mer än 250 medlemmar finns mer information i kom igång-guide för stora team.

Teammappar och grupper

Dropbox Business fungerar bäst när strukturen i teamutrymmet återspeglar strukturen i din organisation. Innan administratörer bjuder in kollegor att gå med i teamet, konfigurerar de vanligtvis en mappstruktur och skapar användargrupper som de tänker tilldela dessa mappar. Låt oss förklara vad vi avser med teammappar och användargrupper för att hjälpa dig att komma igång.

Användargrupper

En användargrupp är precis det: en grupp teammedlemmar som behöver tillgång till samma information, oavsett om de är uppdelade efter team, avdelning eller till och med projekt. Du använder dessa grupper för att tilldela åtkomst till teammappar.

Så här gör du: användargrupper

Endast Dropbox Business-administratörer får skapa en företagshanterad grupp.

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen på vänstra sidomenyn.
3. Klicka på
Grupper på vänstra sidomenyn.
4. Klicka på
Skapa grupp.
5. Ange ett namn på gruppen.
- Det här är namnet som alla teammedlemmar ser. Som
gruppansvarig, kan du ändra gruppens namn när du vill
6. Välj om gruppen ska hanteras av företaget eller användare.
7. Klicka på
Skapa grupp.

Endast administratörer får lägga till medlemmar i en företagshanterad grupp. Teammedlemmar kan inte ansöka om att gå med i en företagshanterad grupp.

1. Logga in på dropbox.com med inloggningsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på
Adminkonsol på vänstra sidomenyn.
3. Klicka på
Grupper på vänstra sidomenyn.
4. Välj namnet på den grupp du vill lägga till medlemmar i.
5. Klicka på
Lägg till medlemmar.
6. Ange namnet på den person du vill bjuda in och klicka på
Lägg till medlemmar.

Läs mer om hur man lägger till och tar bort medlemmar i en grupp. 

Teammappar

Tänk på en teammapp som ett nav för att dela material. När du lägger till en fil i en teammapp blir den automatiskt tillgänglig för alla medlemmar i gruppen som har tillgång till mappen. Det är bara administratörer som kan konfigurera och hantera teammappar. Administratörer kan även bjuda in andra utanför gruppen att visa eller redigera specifika filer och mappar inom en teammapp.

Vem som helst kan konfigurera ytterligare delade mappar, vilket ger dina medarbetare möjligheten att samarbeta med specifika personer.

Så här skapar du en teammapp

I innehållshanteraren kan du organisera mappstrukturen i det nya teamutrymmet. I innehållshanteraren kan teamadministratörer också hantera medlemskap till delat material.

1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
2. Klicka på 
Adminkonsolen på vänstra sidomenyn.
3. Klicka på 
Innehåll på vänstra sidomenyn.
4. Klicka på 
Ny mapp.
5. Välj om du vill att alla i teamet ska ha åtkomst till mappen eller bara specifika gruppmedlemmar.
6. Välj om medlemmar ska ha 
Kan redigera eller Kan visa åtkomst till innehållet i mappen.
Kan redigera: Medlemmar kan visa, redigera och hantera åtkomst till mappens innehåll.
Kan visa: Medlemmar kan bara visa (och ladda ner) innehållet i mappen.
7. Klicka på 
Skapa.

Obs! Som standard har alla med redigeringsbehörighet för en mapp också redigeringsbehörighet för alla mappar i den mappen. Om medlemmar i en grupp till exempel får redigera mappen Design får de också redigera alla mappar inuti Design, om du inte begränsar deras åtkomst till en viss mapp.

Organisera teamets mappar

Överväg att skapa en första mappstruktur genom att lägga till teammappar för avdelningar som Bokföring, Försäljning och Marknadsföring. När du har tilldelat en grupp en teammapp visas den automatiskt i medlemmarnas Dropbox-konton.

Nästa: Teaminställningar

Nu när vi har gått igenom hur man ordnar och delar i teamutrymmet ska vi gå vidare till verktyg och inställningar som gör det enkelt för ditt team att synka och samarbeta.