Dropbox と HelloSign のインテグレーションにより、Dropbox を離れることなく、電子署名用のファイルを送信したり、自身がファイルに署名したりすることができます。署名済みのファイルは Dropbox アカウントへ自動的に保存されます。
注:HelloSign ヘルプセンターで詳細を確認してください。
Dropbox と HelloSign をリンクする
最初に Dropbox からファイルを送信して署名を依頼すると、Dropbox アカウントと HelloSign アカウントをリンクし、サービス規約に同意するよう求められます。Dropbox に登録しているメール アドレスを使用して無料の HelloSign アカウントが作成されます。または、Dropbox アカウントの登録メール アドレスと同じメール アドレスを使用している HelloSign アカウントをすでにお持ちの場合は、アカウントがそのままリンクされます。アカウントがリンクされたら、[Dropbox でログイン]をクリックして、hellosign.com にログインすることができます。
署名依頼を送信する、またはファイルに署名する
Dropbox からファイルを送信して署名を依頼したり、自分でファイルに署名できます。手順は次のとおりです。
- dropbox.com にログインします。
- ファイル名にカーソルを合わせ、左側に表示されているチェックボックスをオンにします。
- 右側のサイドバーのファイル サムネイルの上にある[共有]の横の矢印をクリックします。
- サムネイルが表示されない場合は、右側のサイドバーにある矢印アイコンをクリックしてください。
- [送信して署名をもらう]をクリックします。
- 署名するユーザーを選択します。
- 自分のみが署名をする場合は、[署名者は自分のみです]をクリックします。
- 自分の他にも署名者がいる場合、ボックスに署名するユーザーの名前とメール アドレスを入力します。署名者を増やすには、[別の署名者を追加]をクリックします。自分を署名者として追加する場合は、[自分を署名者として追加]をクリックします。署名者を削除するには、その人のメール アドレスの横にある[X]をクリックします。署名者を並べ替えるには、[署名者の順序を設定する]をオンに切り替え、署名者名の横にある 8 つのドットを使って署名者をドラッグ & ドロップします。
- 署名者にファイルの添付をリクエストするには、その署名者のメール アドレスの横にあるクリップのアイコンをクリックします(HelloSign の Standard プランと Premium プランでご利用いただけます)。
- 右上にある[次へ]をクリックします。
- フィールドをドキュメント上のユーザーが署名する場所にドラッグ & ドロップし、各フィールドにを右のサイドバーで署名者に割り当てます。
注:次の手順に進むには、各ユーザーに日付以外のフィールドを 1 つ以上割り当てる必要があります。 - 右上にある[次へ]をクリックします。
- 署名済みファイルのコピーを保存する Dropbox フォルダの場所とファイル名を選択します。
注:元のファイルの名前や場所が変更されることはありません。 - 右上にある[次へ]をクリックします。
- 署名者を確認し、署名依頼にコピーしておきたいユーザーがいれば追加します。
- ご希望であればメールでのメッセージを追加することもできます。
- [送信して署名をもらう]をクリックします。
署名済みファイルが完了すると、あなたと署名者全員に確認メールが届きます。署名済みのファイルは、Dropbox アカウントの選択したファイル内と、リンクしている HelloSign アカウントに自動的に保存されます。Dropbox または HelloSign のどちらか一方のアカウントで署名済みのファイルを削除しても、もう一方のアカウントには保存されたままになります。
Dropbox アカウントでは、署名待ちのファイルは、選択した保存先に「[ファイル名](処理中).pdf」という名前の PDF ファイルで保存されます。署名が完了すると、このファイルは「[ファイル名](署名済み).pdf」という名前の PDF ファイルに置き換わります。
署名依頼を追跡および管理する
HelloSign の署名依頼は Dropbox から直接追跡および管理することができます。署名依頼を追跡または管理するには、まず HelloSign for Dropbox ダッシュボードにログインしてください。そこから以下を行うことができます。
- 画面上部にある[検索]バーを使って必要なファイルを検索します。
- [署名を依頼]ボタンをクリックして署名をリクエストします。
- [処理中]タブをクリックして処理中の署名依頼を追跡および管理します。ここでは、以下が可能です。
- ステータス、署名者、現在のステータスの日付を確認。
- 右側にある省略記号[...]をクリックすると、ステータスに応じてさまざまなアクション(キャンセル、削除、ダウンロード、プレビュー、リマインダーを送信)を実行することができます。
- ファイルをクリックして選択すると、その詳細が右端に表示されます。
- 完了済みの署名依頼を管理するには、[完了]タブをクリックします。ここでは、以下が可能です。
- 省略記号[...]をクリックしてさまざまなアクションを実行できます。
- ファイルをクリックして選択すると、その詳細が右端に表示されます。
署名依頼の進行状況に応じて Dropbox とメール通知も届きます。テンプレートの作成、署名の依頼、署名依頼の管理などでサポートが必要な場合は、HelloSign ヘルプセンターをご覧ください。
署名依頼、サイズ、ストレージの制限にご注意ください。
Dropbox アカウントとリンクした HelloSign アカウントで一部の機能が制限されている無料プラン(デフォルトのプラン)をご利用の場合、1 か月あたり 3 件の無料の署名依頼を行うことができます。制限のある無料プランの詳細とアップグレード方法についてはこちらをご覧ください。
署名用にアップロードできるファイルのサイズは、1 件につき 40 MB 以下または 500 ページ以内です。対応しているファイル形式とサイズ制限をご確認ください。
署名済みのファイルは、Dropbox アカウントの容量を使用します。ファイルの処理中(署名待ちの状態)に Dropbox アカウントの空き容量がなくなると、エラー メッセージが表示されます。また、署名済みのファイルは HelloSign アカウントにのみ保存され、Dropbox アカウントには保存されません。Dropbox アカウントの空き容量と追加購入方法を確認してください。
管理者:チームの HelloSign インテグレーションを管理する
Dropbox Business の管理者は、チーム全体の HelloSign インテグレーションのオン/オフを切り替えることができます。
インテグレーションをオン/オフするには:
- 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。
- 画面左側にある[管理コンソール]をクリックします。
- 画面左側にある[設定]をクリックします。
- [詳細設定]まで下へスクロールし、[送信して署名をもらう]をクリックします。
- [オン]か[オフ]に切り替えます。