Planeje sua implementação do Dropbox

Já abordamos como configurar grupos, pastas da equipe e permissões de segurança. Para garantir uma transição suave da sua equipe para o Dropbox Business, você deve desenvolver um plano para convidar seus colegas de trabalho e migrar os dados da empresa. Esse processo de planejamento e provisionamento de usuários pode levar algumas semanas, dependendo da complexidade da organização. Nessa etapa, você deve pensar no método e abordagem de implementação preferidos (pequeno grupo de usuários piloto, implementação em etapas ou convite para todos de uma só vez), nas habilidades técnicas da equipe e em possíveis integrações.

Implementação a fundo

Para acessar uma análise mais profunda e detalhada da implementação, baixe o Guia de implementação do Dropbox Business.

Veja como ver e adicionar licenças à sua equipe

Como administrador de uma conta do Dropbox Business, você poderá ver o número de licenças e o espaço disponível para sua equipe:

  1. Faça login no dropbox.com. com suas credenciais de administrador.

  2. Abra a seção de Administração.

  3. Clique em Console.

Nessa página, você pode ver o espaço de armazenamento disponível à sua equipe. Também é possível acessar o número de licenças disponíveis e comprar mais, se necessário.

Se o espaço de armazenamento da conta de sua equipe estiver acabando, entre em contato com o atendimento do Dropbox para que possamos aumentá-lo. Para falar com o atendimento, clique na aba Ajuda da seção de Administração.

Adicione licenças ou espaço a sua equipe do Dropbox Business.

Configurar um teste

Antes de integrar sua equipe inteira, teste o Dropbox com alguns usuários piloto para verificar as configurações. Por exemplo, considere testar suas configurações de conta, comunicações e plano de treinamento com a equipe de TI ou com um grupo de superusuários da empresa. Após convidar alguns usuários para a equipe, deixe que usem o Dropbox por uns dias para validar os casos de teste e confirmar se os requisitos atendem às expectativas no processo de integração.

Veja como adicionar membros da equipe

Somente administradores de equipe e administradores de gerenciamento de usuários podem convidar membros para sua conta Dropbox Business. Cada membro convidado usa uma das licenças do seu plano.

Você pode convidar membros por meio da seção de Administração ou de uma integração (abordaremos isso em um minuto). Recomendamos que você use a Administração para convidar usuários piloto.

  1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na Administração.

  3. Clique em Membros.

  4. Clique em Convidar membros.

  5. Digite o endereço de e-mail das pessoas que você deseja convidar e clique em Enviar convites.

Os membros da equipe que já usam uma conta do Dropbox para trabalhar podem converter suas contas pessoais em contas Dropbox Business. Outra opção é criar contas novas.

Observação

Se um usuário do Dropbox já estiver em outra equipe do Dropbox Business, você não pode convidá-lo para a sua equipe usando o mesmo endereço de e-mail. Tente convidá-lo usando um endereço de e-mail diferente.

Treine sua equipe

Educar e apoiar os usuários durante a transição para o Dropbox é fundamental para o sucesso da implementação. Ao fornecer treinamentos do Dropbox de maneira proativa, você pode reduzir a sobrecarga da sua equipe de TI e promover engajamento no novo espaço da equipe. O Dropbox oferece treinamentos gratuitos e flexíveis para satisfazer diversos estilos e necessidades de aprendizado.

Recomendamos que você convide sua equipe para concluir o guia de integração do Dropbox desenvolvido para membros individuais. Esse guia ajuda novos usuários do Dropbox Business a adicionar e compartilhar arquivos, encontrar recursos para resolução de problemas, entre outros tópicos.

Outros treinamentos

Na nossa biblioteca de aprendizado autoguiado, os membros da sua equipe podem escolher tópicos e explorar os recursos do Dropbox em seu próprio ritmo e com seus respectivos trabalhos em mente. Como administrador, você pode atribuir tópicos específicos no treinamento para criar a melhor jornada de aprendizado para sua equipe.

Sua equipe também pode participar de uma sessão de Aprendizado ao vivo do Dropbox. Essas sessões mostram aos novos usuários as principais funções do Dropbox com toda a interatividade de uma sala de aula virtual.

Convidar sua equipe

Depois que os usuários piloto testarem sua configuração e seu treinamento, é hora de integrar toda a sua equipe ao Dropbox Business. O método usado para convidar usuários depende do seu ambiente atual, do tamanho de sua equipe e de como sua empresa gerencia o provisionamento de TI atualmente. Você pode optar por convidar membros pela Administração ou por uma integração.

Veja como integrar sua equipe ao Dropbox Business

Por meio da seção de Administração

Recomendado para usuários piloto e equipes pequenas

  1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração.

  3. Clique em Membros.

  4. Clique em Convidar membros.

  5. Digite o endereço de e-mail das pessoas que você deseja convidar e clique em Enviar convites.

Atenção: Você também pode importar um arquivo CSV se quiser convidar membros em massa para sua equipe.

Modelos de e-mail

Você pode otimizar sua implementação do Dropbox comunicando suas expectativas à equipe ao longo do processo. Para convidar membros para a equipe com facilidade, criamos alguns modelos de e-mail com os pontos mais importantes.

Navegue pela nossa lista de modelos de mensagens com comunicados sugeridos para sua equipe de TI, executivos, usuários piloto e usuários finais.

Modelos de e-mails

Enviar um e-mail de pré-convite

Recomendamos que todos os administradores enviem um anúncio de pré-convite de uma a duas semanas antes da distribuição do Dropbox Business.

 

Assunto: Em breve: um local central para acessar e compartilhar arquivos

A [INSERIR NOME DA EMPRESA] começará a usar o Dropbox Business para manter nossa equipe organizada, colaborar com mais facilidade e manter os dados da empresa seguros. Você pode esperar um convite por e-mail do Dropbox em [INSERIR DATA].

Com o Dropbox, você poderá:

  • Armazenar e acessar todos os seus arquivos de trabalho em um só lugar

  • Colaborar com facilidade e segurança em arquivos com qualquer pessoa

  • Acessar seus arquivos remotamente sem VPN

O que você precisa fazer?

  • Fique atento ao e-mail do Dropbox e aceite o convite

  • Para visualizar o processo de inscrição e verificar se os dados existentes estão no lugar certo, confira estas instruções de integração

  • Se você já tiver uma conta do Dropbox no endereço de e-mail da [INSERIR NOME DA EMPRESA], faça upgrade para uma conta profissional para acessar recursos e espaço adicionais, e você poderá manter seus arquivos pessoais e de trabalho separados

  • Aprenda a usar o Dropbox fazendo nosso aprendizado autoguiado

Dúvidas? Entre em contato com ADMIN@NOMEDAEMPRESA.COM.

Convide membros da equipe por meio da seção de Administração

Envie este e-mail no dia (ou no dia anterior) para convidar sua equipe por meio da seção de Administração do Dropbox Business.

 

Assunto: Você está convidado! Junte-se à equipe do Dropbox da [EMPRESA]

Selecionamos o Dropbox Business para armazenar, acessar e compartilhar arquivos da [INSERIR NOME DA EMPRESA]. Você receberá um convite por e-mail para participar da equipe [HOJE/AMANHÃ]. Para aproveitar os recursos avançados de colaboração e acesso remoto, selecione “Participe da sua equipe” no convite e siga as instruções de inscrição.

E se eu já estiver usando uma conta do Dropbox no meu trabalho?

Você não precisará mais usar o espaço de sua conta pessoal. Ao fornecer uma conta do Dropbox Business, estamos facilitando o compartilhamento de arquivos grandes e a colaboração com sua equipe ou com destinatários externos. Ao entrar na equipe, você pode escolher para onde os arquivos da sua conta existente irão. Basta selecionar “Manter meus arquivos no meu Dropbox da [INSERIR NOME DA EMPRESA]” e você não precisará mais reenviar ou compartilhar itens novamente.

E se eu já paguei por uma conta pessoal do Dropbox?

Tudo bem. O Dropbox reembolsará automaticamente o saldo restante de sua conta depois que você se inscrever na conta do Dropbox Business da [INSERIR NOME DA EMPRESA]. Para obter mais detalhes sobre a transferência de uma conta existente, acesse nossa Central de ajuda.

E se eu tiver arquivos pessoais em minha conta do Dropbox?

Se você se inscreveu para uma conta pessoal com seu endereço de e-mail profissional, pode mover seus arquivos para uma conta pessoal do Dropbox com um endereço de e‑mail pessoal quando ingressar na equipe. Quando tiver que selecionar para onde seus arquivos devem ir, escolha "Mover meus arquivos para um novo Dropbox pessoal".

Se você se inscreveu em uma conta do Dropbox com seu e‑mail pessoal, sua conta da [INSERIR NOME DA EMPRESA] não afetará sua conta pessoal. Seus arquivos pessoais ainda serão privados para você. Se você vincular suas contas, poderá acessar arquivos pessoais e de trabalho de qualquer lugar, mantendo-os separados.

Para obter orientação adicional sobre como ingressar na equipe, encontre instruções de integração aqui.

Para saber mais sobre como usar sua nova conta do Dropbox Business, faça nosso aprendizado autoguiado.

Atenciosamente,

[NOME DO ADMINISTRADOR]

Enviar um lembrete por e-mail para convites da seção de Administração

Se passar uma semana e ainda houver membros da equipe que não aceitaram o convite, envie um lembrete com este modelo.

 

Linha de assunto: Lembrete! Entre hoje mesmo no Dropbox da [EMPRESA]

A [INSERIR NOME DA EMPRESA] implementou o Dropbox Business para manter nossa equipe organizada e os dados da nossa empresa seguros. Você deve ter recebido um e-mail com um convite para participar da conta empresarial, mas parece que ainda não se inscreveu. É simples e leva apenas alguns minutos para participar.

Aceite o convite do Dropbox Business até [INSERIR DATA] para que você possa começar a colaborar com seus colegas e acessar seus arquivos remotamente. Se precisar de orientação adicional sobre como ingressar na equipe, veja instruções aqui. Se você não encontrar o convite ou tiver alguma dificuldade, responda aqui ou entre em contato com [INSERIR E-MAIL] para obter ajuda.

Por que devo me juntar à equipe do Dropbox Business?

  • Acesse seus arquivos de qualquer dispositivo, em qualquer lugar

  • Recupere arquivos excluídos e versões anteriores.

  • Compartilhe arquivos grandes sem se preocupar com limites de anexos

  • Visualize e comente em mais de 150 tipos de arquivo, sem baixar mais programas

  • Obtenha espaço de armazenamento adicional

Para saber mais sobre como usar sua nova conta do Dropbox Business, faça nosso aprendizado autoguiado.

Agradecemos o contato,

[NOME DO ADMINISTRADOR]

Convidar membros da equipe por logon único (SSO)

Se você integrou o Dropbox a um provedor de SSO, use este modelo para convidar novos membros para sua equipe.

 

Assunto: Você está convidado! Junte-se à equipe do Dropbox da [EMPRESA]

Selecionamos o Dropbox Business para armazenar, acessar e compartilhar arquivos da [INSERIR NOME DA EMPRESA]. Para aproveitar os recursos avançados de colaboração e acesso remoto, clique aqui e inscreva-se com seu e-mail profissional para autenticar através do logon único.

E se eu já estiver usando o Dropbox no meu trabalho?

Você não precisará mais usar o espaço de sua conta pessoal. Ao fornecer uma conta do Dropbox Business, estamos facilitando o compartilhamento de arquivos grandes e a colaboração com sua equipe ou com destinatários externos. Ao entrar na equipe, você pode escolher para onde os arquivos da sua conta existente irão. Basta selecionar “Manter meus arquivos no meu Dropbox da [INSERIR NOME DA EMPRESA]” e você não precisará mais reenviar ou compartilhar itens novamente.

E se eu já paguei por uma conta pessoal do Dropbox?

Tudo bem. O Dropbox reembolsará automaticamente o saldo restante de sua conta Pro ou Plus depois que você se inscrever na conta do Dropbox Business da [INSERIR NOME DA EMPRESA]. Para obter mais detalhes sobre a transferência de uma conta existente, acesse nossa Central de ajuda.

E se eu tiver arquivos pessoais em minha conta do Dropbox?

Se você se inscreveu para uma conta pessoal com seu endereço de e-mail profissional, pode mover seus arquivos para uma conta pessoal do Dropbox com um endereço de e‑mail pessoal quando ingressar na equipe. Quando tiver que selecionar para onde seus arquivos devem ir, escolha "Mover meus arquivos para um novo Dropbox pessoal".

Se você se inscreveu em uma conta do Dropbox com seu e‑mail pessoal, sua conta da [INSERIR NOME DA EMPRESA] não afetará sua conta pessoal. Seus arquivos pessoais ainda serão privados para você. Se você vincular suas contas, poderá acessar arquivos pessoais e de trabalho de qualquer lugar, mantendo-os separados.

Para saber mais sobre como usar sua nova conta do Dropbox Business, faça nosso aprendizado autoguiado.

Atenciosamente,

[NOME DO ADMINISTRADOR]

Enviar um lembrete para convites de SSO

Se uma semana se passar e alguns membros da equipe ainda não aceitarem o convite por SSO, envie um lembrete com este modelo.

 

Assunto: Lembrete! Entre hoje mesmo no Dropbox da [EMPRESA]

A [INSERIR NOME DA EMPRESA] implementou o Dropbox Business para manter nossa equipe organizada e os dados da nossa empresa seguros. Você deve ter recebido um e-mail convidando a participar da conta empresarial, mas parece que ainda não se inscreveu. É simples e deve demorar apenas alguns minutos, por isso, reserve um tempo até [INSERIR DATA].

Para começar a colaborar com o resto de seus colegas, visite https://www.dropbox.com/sso e inscreva-se com o seu email de trabalho. Se você precisar de mais orientações sobre como fazer login, poderá encontrar instruções aqui. Se estiver com problemas para participar, responda aqui ou entre em contato com [INSERIR E-MAIL] para obter ajuda.

Por que devo me juntar à equipe do Dropbox Business?

  • Acesse seus arquivos de qualquer dispositivo, em qualquer lugar

  • Recupere arquivos excluídos e versões anteriores.

  • Compartilhe arquivos grandes sem se preocupar com limites de anexos

  • Visualize e comente em mais de 150 tipos de arquivo, sem baixar mais programas

  • Obtenha espaço de armazenamento adicional

Para saber mais sobre como usar sua nova conta do Dropbox Business, faça nosso aprendizado autoguiado.

Agradecemos o contato,

[NOME DO ADMINISTRADOR]

Convide os membros da sua equipe para um treinamento do Dropbox

Nosso produto Dropbox Business apresenta novos recursos e complexidades para os membros da sua equipe, tanto para usuários novos do Dropbox quanto para quem se considera um expert. Oferecemos vários guias e treinamentos para ajudar sua equipe a se integrar e usar o Dropbox para otimizar o trabalho. Fique à vontade para usar este modelo ao convidar os membros de sua equipe para um treinamento.

 

Assunto: Receba um treinamento do Dropbox

[INSERIR NOME DA EMPRESA] começou a usar o Dropbox Business recentemente. Você já deve ter recebido um convite por e-mail do Dropbox e entrado na nossa equipe.

O Dropbox oferece diversos recursos de treinamento excelentes para ajudá-lo na integração com o produto. Para os usuários novos do Dropbox, esses treinamentos ensinam os recursos básicos. Se você já tiver usado o Dropbox, os treinamentos realçam as especificidades do Dropbox Business, além de recursos novos e avançados.

Existem três opções de treinamentos:

O que você precisa fazer?

  • Inscreva-se em uma sessão de treinamento e participe no horário agendado.

  • Quando tiver tempo, confira também um dos outros recursos.

  • Explore a Central de ajuda do Dropbox para solucionar dúvidas simples sobre o produto e resolver problemas conforme venham a surgir.

  • Compartilhe esses treinamentos com outros membros da equipe

Dúvidas? Entre em contato com ADMIN@NOMEDAEMPRESA.COM.

   

Obter ajuda

Há muito mais no Dropbox do que tivemos a chance de abordar aqui. Enquanto este guia o ajuda a percorrer as etapas mais importantes para começar, você pode aprender ainda mais com nossos recursos de atendimento.

Tire todas as suas dúvidas na Central de ajuda do Dropbox. Perguntas frequentes, correções rápidas e informações oficiais sobre todos os recursos do Dropbox… independentemente do que você precisar, pode achar tudo com uma busca.

Participe da nossa comunidade

Os fóruns do Dropbox são um lugar para a nossa comunidade participar e colaborar com respostas, soluções e ideias sobre os produtos e serviços que todos adoramos e queremos aprimorar. Além disso, confira a conversa no atendimento pelo Twitter.

Receba as boas-vindas do Dropbox.

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