Mit der Integration von Dropbox und Dropbox Sign können Sie Dateien zur elektronischen Signatur senden oder Dateien selbst elektronisch unterzeichnen, ohne Dropbox zu verlassen. Die unterzeichneten Dateien werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.
Dropbox und Dropbox Sign verknüpfen
Wenn Sie eine Signatur über Dropbox senden, werden Sie aufgefordert, Ihre Dropbox- und Dropbox Sign-Konten zu verknüpfen und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu akzeptieren. Ein kostenloses Dropbox Sign-Konto wird mit der E-Mail-Adresse erstellt, die Sie für Dropbox verwenden. (Wenn Sie bereits ein Dropbox Sign-Konto mit derselben E-Mail-Adresse wie Ihr Dropbox-Konto haben, werden die Konten verknüpft). Nachdem Ihre Konten verknüpft sind, können Sie sich auch bei hellosign.com anmelden, indem Sie auf Mit Dropbox anmelden klicken.
Signaturen anfordern und Dokumente unterzeichnen
In Dropbox können Sie Dateien zum Unterzeichnen versenden oder selbst Dateien unterzeichnen.
So versenden Sie Dateien zum Unterzeichnen oder unterzeichnen selbst Dateien über dropbox.com und die Desktop-App:
- Klicken Sie auf dropbox.com neben der gewünschten Datei auf den Abwärtspfeil neben Teilen. Klicken Sie dann im Drop-down-Menü auf Zum Unterzeichnen senden. In der Desktop-App klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und klicken Sie dann auf Zum Unterzeichnen senden.
- Wählen Sie aus, wer die Datei unterzeichnen soll.
- Wenn nur Sie unterzeichnen, klicken Sie auf Ich bin der einzige Unterzeichner.
- Sind Sie nicht der einzige Unterzeichner, geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen der anderen Unterzeichner ein. Wenn Sie weitere Unterzeichner hinzufügen möchten, klicken Sie auf Weiteren Unterzeichner hinzufügen. Wenn Sie sich selbst als Unterzeichner hinzufügen möchten, klicken Sie auf Mich als Unterzeichner hinzufügen.
- Um einen Dateianhang von einem Unterzeichner anzufordern, klicken Sie auf das Büroklammersymbol neben seiner E-Mail-Adresse.
- Ziehen Sie die Felder, in die die Unterzeichner jeweils ihre Signatur einfügen sollen, per Drag & Drop in das Dokument. Weisen Sie diese Felder rechts in der Seitenleiste den entsprechenden Unterzeichnern zu.
- Hinweis: Jedem Unterzeichner muss mindestens ein Feld zugewiesen werden, das kein Datumsfeld sein darf, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie einen Dateinamen und einen Dropbox-Speicherort für das unterzeichnete Exemplar der Datei. (Die Originaldatei wird nicht umbenannt oder verschoben.)
- Klicken Sie auf Weiter.
- Fügen Sie etwaige Personen hinzu, die Sie bei dieser E-Mail in Kopie setzen möchten.
- Klicken Sie zur Bestätigung und zum Senden auf Zum Unterzeichnen versenden.
Sobald Ihre unterzeichneten Dateien fertiggestellt sind, erhalten Sie und alle Unterzeichner eine Bestätigung per E-Mail. Ihre unterzeichneten Dateien werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto, an dem von Ihnen für diese Datei ausgewählten Speicherort und in Ihrem verknüpften Dropbox Sign-Konto gespeichert. Wenn Sie eine unterzeichnete Datei aus Dropbox oder Dropbox Sign löschen, bleibt sie weiterhin auf dem anderen Konto gespeichert.
Während eine Datei zur Signatur aussteht, wird in Dropbox eine PDF-Version der Datei mit der Bezeichnung „[Dateiname] (in Arbeit).pdf“ an dem Speicherort gespeichert, den Sie für die Datei ausgewählt haben. Sobald die Datei unterzeichnet wurde, wird sie durch eine neue, unterzeichnete PDF-Datei mit der Bezeichnung „[Dateiname] (unterzeichnet).pdf“ ersetzt.
Dateiformate und -größen
Einzelne Dateien, die zur Unterzeichnung hochgeladen werden, dürfen 40 MB oder 500 Seiten nicht überschreiten. Im Dropbox Sign-Hilfecenter finden Sie alle unterstützten Dateitypen und Dateigrößen.
Einschränkungen und Speicherkontingente
Wenn das Dropbox Sign-Konto, das Sie mit Dropbox verknüpft haben, das eingeschränkte kostenlose Abo (das Standard-Abo) verwendet, können Sie drei Dokumenttransaktionen pro Monat durchführen. Erfahren Sie mehr über das eingeschränkte kostenlose Abo und wie Sie ein Upgrade durchführen.
Unterzeichnete Dateien belegen Speicherplatz in Ihrem Dropbox-Konto. Wenn Ihnen der Speicherplatz in Ihrem Dropbox-Konto ausgeht, während eine Datei in Bearbeitung ist (auf eine Signatur wartet), wird eine Fehlermeldung angezeigt und die unterzeichnete Version der Datei wird nur auf hellosign.com und nicht in Dropbox gespeichert. Erfahren Sie, wie viel Speicherplatz Sie in Ihrem Dropbox-Konto haben.
Admins: Die Dropbox Sign-Integration für Ihr Team verwalten
Bestimmte Arten von Admins in Dropbox-Teamkonten können die Dropbox Sign-Integration für ihr gesamtes Team aktivieren oder deaktivieren.
So aktivieren oder deaktivieren Sie die Integration:
- Melden Sie sich mit Ihrem Admin-Konto bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Admin-Konsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Weitere Einstellungen auf Zum Unterzeichnen versenden.
- Setzen Sie den Regler auf An oder Aus.
