Eliminar documentos en bloque en Dropbox Sign

Los administradores pueden eliminar los documentos de sus equipos de forma masiva desde la consola de administración. Antes de usar la eliminación en bloque, te recomendamos que actives la sincronización en la nube del equipo. Más información sobre cómo usar la sincronización en la nube del equipo.

La eliminación masiva está disponible con los planes Premium.

Los administradores pueden eliminar documentos de forma masiva de dos formas.

Usar la eliminación por única vez

La eliminación única es una opción de eliminación masiva manual que quita todos los documentos completados hasta la fecha (firmados o rechazados) de tu cuenta de Dropbox Sign. Esta opción es irreversible y tiene un período de retención de 72 horas que te permite a ti y a otros administradores descargar cualquier documento que deseen conservar, antes de eliminarlo. 

Para realizar una eliminación única, sigue los pasos que se indican a continuación: 

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Desplaza el cursor del mouse sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Consola de administración.
4. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
5. Haz clic en Documentos y plantillas en la barra lateral izquierda.
6. Haz clic en Configurar a la derecha de Eliminar documentos.
7. Busca Eliminar una sola vez y haz clic en Eliminar documentos junto a la descripción.
8. Revisa los términos y el texto, y haz clic en las casillas de verificación para aceptar.
9. Haz clic en Eliminar documentos.

Usar la eliminación continua

Con la eliminación continua, los administradores pueden optar por que todos los documentos futuros se eliminen automáticamente de su cuenta de Dropbox Sign al finalizar. Al activar esta característica, en el futuro, todos los documentos se eliminarán 72 horas después de su finalización. Si se desactiva la eliminación continua, se cancelará cualquier eliminación pendiente de documentos (aquellos que estén dentro del período de retención de 72 horas) y esos documentos no se eliminarán.

Para habilitar la eliminación continua:

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Desplaza el cursor del mouse sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en la Consola de administración.
4. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
5. Haz clic en Documentos y plantillas en la barra lateral izquierda.
6. Haz clic en Configurar a la derecha de Eliminar documentos.
7. Ubica Eliminación continua y haz clic en Activar junto a la descripción. 
8. Revisa los términos y el texto, y haz clic en las casillas de verificación para aceptar.

9. Haz clic en Eliminar documentos futuros. Se mostrará una notificación en la que se indica que la característica se activó correctamente.

Usar la eliminación masiva con sincronización en la nube

Les recomendamos a los administradores que activen la sincronización del equipo en la nube antes de usar las opciones de eliminación masiva. 

Eliminar por única vez y sincronización

Te recomendamos que, antes de usar la opción de eliminar por única vez, confirmes que todos tus documentos se hayan sincronizado con el servicio de almacenamiento en la nube que hayas elegido para seguir teniendo acceso a ellos. La eliminación por única vez no confirma si un documento se sincronizó de forma correcta antes de eliminarse.

Eliminación continua y sincronización

Si tu organización usa tanto la sincronización en la nube como la eliminación continua, los documentos se eliminarán de Dropbox Sign 72 horas después de una sincronización exitosa. Si un documento no se sincroniza con la solución de almacenamiento en la nube integrada, Dropbox Sign notificará al administrador de la organización y no pondrá el documento en fila para su eliminación. Si eso ocurre y aún deseas eliminar el documento de Dropbox Sign, puedes usar la función de eliminación única para hacerlo. 

Más información sobre la eliminación masiva

Notificaciones

Dropbox Sign notificará a todos los demás administradores y gerentes de tu organización cuando utilices cualquiera de las opciones de eliminación en bloque anteriores. Esto les da visibilidad a tus compañeros de equipo y la oportunidad de hacer una copia de seguridad de cualquier documento al que deseen conservar el acceso.

Documentos afectados

• Ambas opciones de eliminación masiva se aplican a todos los documentos completados en tu organización de Dropbox Sign, no solo a los que posees. 
• Las solicitudes de firma activas y los borradores de documentos no se eliminarán mediante la eliminación por única vez. Puedes eliminar estos documentos uno por uno. Para ello, cancela la solicitud de firma o elimina el borrador en la sección Documentos. Si activaste la eliminación continua, los documentos se eliminarán de forma automática una vez que se haya completado el proceso de firma.
• Los documentos almacenados fuera de tu organización de Dropbox Sign, como los sincronizados con tu solución de almacenamiento en la nube o las copias de los firmantes que no forman parte de tu organización, no se eliminarán.