Cómo eliminar documentos en bloque en Dropbox Sign

Los administradores pueden eliminar los documentos de sus equipos de forma masiva desde la Consola de administración. Antes de usar esta función, te recomendamos que actives la sincronización en la nube del equipo. Más información sobre cómo usar la sincronización en la nube del equipo.

La eliminación en lote está disponible en los planes Premium.

Los administradores pueden eliminar documentos en lote de dos formas.

Cómo usar la eliminación puntual

La eliminación puntual es una opción de eliminación masiva manual que borra todos los documentos completados hasta la fecha (firmados o rechazados) de tu cuenta de Dropbox Sign. Esta opción es irreversible y tiene un periodo de retención de 72 horas que os permite a ti y a otros administradores descargar cualquier documento que queráis conservar antes de eliminarlo. 

Para hacer una eliminación puntual, sigue los pasos que se indican a continuación: 

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Sitúa el cursor sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Consola de administración.
4. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
5. Haz clic en Documentos y plantillas en la barra lateral izquierda.
6. Selecciona Configurar a la derecha de Eliminar documentos.
7. Busca Eliminar una sola vez y haz clic en Eliminar documentos junto a la descripción.
8. Revisa las condiciones y el texto y marca las casillas de verificación para aceptar.
9. Haz clic en Eliminar documentos.

Cómo usar la eliminación continuada

Con la eliminación continua, los administradores pueden determinar que todos los documentos futuros se borren automáticamente de su cuenta de Dropbox Sign una vez que se completan. Si se activa esta función, todos los documentos se eliminarán 72 horas después de que se completen. Si se desactiva la eliminación continua, no se borrarán los documentos pendientes de eliminación (es decir, aquellos que estén dentro del periodo de retención de 72 horas).

Para habilitar la eliminación continuada:

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Sitúa el cursor sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Consola de administración.
4. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
5. Haz clic en Documentos y plantillas en la barra lateral izquierda.
6. Haz clic en Configurar a la derecha de Eliminar documentos.
7. En Eliminación continuada, haz clic en Activar junto a la descripción. 
8. Revisa las condiciones y el texto y marca las casillas de verificación para aceptar.

9. Haz clic en Eliminar documentos futuros. Verás una notificación que confirma que la función se ha activado correctamente.

Cómo usar la eliminación en lote con la sincronización en la nube

Antes de usar las opciones de eliminación en lote, se recomienda a los administradores activar la sincronización en la nube para el equipo. 

Eliminación puntual + sincronización

Te recomendamos confirmar que todos tus documentos existentes se han sincronizado con el servicio de almacenamiento en la nube de tu elección antes de utilizar la función de eliminación puntual para asegurarte de poder seguir accediendo a ellos. La eliminación puntual no comprueba si los documentos se han sincronizado correctamente antes de eliminarlos.

Eliminación continuada + sincronización

Si tu organización usa tanto la sincronización en la nube como la eliminación continua, los documentos se borrarán de Dropbox Sign 72 horas después de que se complete cada sincronización. Si un documento no se sincroniza con la solución de almacenamiento en la nube integrada, Dropbox Sign notificará al administrador de la organización y no pondrá el documento en fila para eliminarlo. Si eso ocurre y aún quieres borrar el documento de Dropbox Sign, puedes usar la función de eliminación puntual. 

Más información sobre la eliminación en lote

Notificaciones

Dropbox Sign notificará a todos los demás administradores y responsables de tu organización cuando utilices cualquiera de las opciones de eliminación en bloque anteriores. Así tus compañeros de equipo estarán al tanto y podrán hacer una copia de seguridad de cualquier documento al que quieran seguir accediendo.

Documentos afectados

• Ambas opciones de eliminación masiva se aplican a todos los documentos completados en la cuenta de Dropbox Sign de tu organización, no solo a aquellos de los que seas titular. 
• La función de eliminación puntual no elimina las solicitudes de firma activas ni los borradores. Puedes eliminar estos documentos de forma individual cancelando las solicitudes de firma o eliminando los borradores en la sección Documentos. Si has activado la opción de eliminación continuada, estos documentos se eliminarán automáticamente una vez completados.
• Los documentos almacenados fuera de la cuenta de tu organización, como los que estén sincronizados con tu solución de almacenamiento en la nube o las copias de los firmantes que no formen parte de tu organización, no se eliminarán.